Vom Angebot bis zur Rechnung
Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen verbinden, umwandeln und sauber weiterbearbeiten
→ Angebote öffnen · Aufträge öffnen · Lieferscheine öffnen · Rechnungen öffnen
SimpliServ behandelt Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung als getrennte Dokumente. Eine Umwandlung erstellt ein neues Dokument aus dem bestehenden Inhalt; sie überschreibt das Quelldokument nicht. So bleiben ursprüngliche Preise, Texte und der Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar.
Welche Umwandlungen möglich sind
| Ausgangsdokument | Neues Dokument | Typischer Zweck |
|---|---|---|
| Angebot | Lieferschein | Lieferung direkt aus einer freigegebenen Position vorbereiten |
| Angebot | Rechnung | Angebot ohne separaten Auftrag abrechnen |
| Auftrag | Lieferschein | Ware oder Leistung aus dem Auftrag ausgeben |
| Auftrag | Rechnung | Auftrag direkt fakturieren |
| Lieferschein | Rechnung | Gelieferte Positionen abrechnen |
| Rechnung | Lieferschein | Nur verwenden, wenn ein nachträglicher Lieferschein fachlich notwendig ist |
Die verfügbaren Aktionen hängen von Dokumenttyp, Status und Rolle ab. Ein fehlender Button kann bedeuten, dass die konkrete from-*-Berechtigung fehlt.
Dokument umwandeln
Quelldokument öffnen
Öffne die Detailseite des Angebots, Auftrags, Lieferscheins oder der Rechnung. Kontrolliere Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Steuerdaten.
Aktion auswählen
Öffne das Aktionsmenü und wähle zum Beispiel Rechnung erstellen, Lieferschein erstellen oder die entsprechende Umwandlung.
Inhalt prüfen
SimpliServ erstellt den neuen Datensatz aus dem Quelldokument. Prüfe die übernommene Adresse, Positionen, Mengen, Rabatte, Zahlungsbedingungen und das Leistungsdatum im neuen Dokument.
Neues Dokument speichern
Speichere oder schließe den Erstellungsdialog. Nach Erfolg öffnet SimpliServ die neue Detailseite, damit du sie weiter bearbeiten, versenden oder drucken kannst.
Was sich nicht automatisch ändert
- Das Quelldokument bleibt erhalten.
- Ein Angebot wird nicht allein durch das Erstellen einer Rechnung automatisch als bezahlt markiert.
- Eine Lieferung wird nicht automatisch als zugestellt markiert, nur weil ein Lieferschein erstellt wurde.
- Lagerbestände ändern sich nur durch die jeweilige Lager- oder Lieferlogik, nicht durch jede beliebige Dokumentkopie.
- Ein neuer E-Mail-Versand findet nur statt, wenn du ihn ausdrücklich aus dem neuen Dokument startest.
Prüfe vor der Umwandlung, ob du wirklich das richtige Quelldokument geöffnet hast. Die Aktion erzeugt einen neuen Datensatz; ein versehentlich erstelltes Dokument muss danach nach eurem Korrekturprozess behandelt werden.
Berechtigungen
Die Aktionen sind getrennt abgesichert:
invoices.from-proposalinvoices.from-orderinvoices.from-delivery-notedelivery-notes.from-proposaldelivery-notes.from-orderdelivery-notes.from-invoice
Zusätzlich braucht die Person normalerweise die Sicht- und Erstellberechtigung des Zielmoduls. Bitte ändere nicht nur die Sichtbarkeit im Menü, wenn jemand eine Umwandlung ausführen soll.
Typische Arbeitsabläufe
Angebot angenommen
- Angebot prüfen und den Kunden bestätigen.
- Angebot in Auftrag oder direkt in Rechnung umwandeln.
- Bei Warenlieferung aus dem Auftrag einen Lieferschein erstellen.
- Nach Lieferung den Lieferschein in eine Rechnung umwandeln oder die Rechnung aus dem Auftrag erstellen.
Auftrag mit Teil-Lieferungen
Erstelle für jede tatsächliche Lieferung den passenden Lieferschein. Prüfe die Mengen, bevor du einen Lieferschein versendest. Die Rechnungsstellung sollte sich an eurem vereinbarten Prozess orientieren: pro Lieferung, gesammelt oder nach Auftrag.
Lieferung ohne vorherigen Auftrag
Wenn die Lieferung schon als Lieferschein vorliegt, kann daraus eine Rechnung erstellt werden. Ergänze fehlende Zahlungsbedingungen oder Kundendaten auf der Rechnung, bevor du sie versendest.
Fehlerbehebung
Aktion fehlt
Prüfe Status, Modulaktivierung und die oben genannten Berechtigungen. Bei einem erledigten oder stornierten Dokument kann die Aktion fachlich absichtlich ausgeblendet sein.
Positionen sind unerwartet
Vergleiche die Positionen im neuen Dokument mit dem Quelldokument. Prüfe besonders Mengen, Einheiten, Rabatte, Steuerklasse und Varianten. Bearbeite das neue Dokument vor dem Versand.
Neues Dokument ist doppelt
Suche zuerst nach der neuen Dokumentnummer und prüfe die Verknüpfung. Erstelle nicht erneut um, bevor geklärt ist, welches Dokument gültig ist.
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