Datei-Tags als Ablagekonzept verwenden
Tags für Vorher-, Nachher- und unzugeordnete Dateien konsistent planen und pflegen
→ Datei-Tags verwalten · Dateien öffnen
Datei-Tags sind ein Auffindbarkeits- und Arbeitsablagekonzept. Sie ersetzen weder Berechtigungen noch die gesetzliche Archivierung.
Tag-System entwerfen
Lege wenige, stabile Kategorien fest, zum Beispiel Vorher, Nachher, Rechnung, Unterschrift und Garantie. Verwende keine wechselnden Schreibweisen wie Nachher, nachher und after für denselben Zweck.
Tags anlegen
Öffne Administration → Organisation → Datei-Tags. Benenne den Tag so, dass er ohne Zusatzwissen verständlich ist.
Verantwortlichkeit festlegen
Entscheide, wer Tags vergeben, umbenennen und zusammenführen darf. Dokumentiere die Regel im Team-Wiki oder in der internen Prozessbeschreibung.
Datei zuordnen
Öffne den Datensatz, prüfe Kunde und Vorgangsnummer und verschiebe die Datei in den passenden Tag. Upload und Tag-Zuordnung getrennt kontrollieren.
Ungetaggte Dateien abbauen
Prüfe den Bereich Untagged regelmäßig. Erst Datensatz, Dateityp und Aufbewahrungsbedarf klären, dann taggen oder nach interner Löschregel behandeln.
Einen Tag nicht löschen oder umbenennen, bevor du seine Verwendung geprüft hast. Bestehende Dateien können sonst schwerer auffindbar werden.
Gute Regeln
- Fachliche Kategorie statt Mitarbeitername verwenden.
- Keine Kundendaten, Passwörter oder Geheimnisse im Tag-Namen.
- Singular oder Plural einheitlich halten.
- Tags vor größeren Importen und Migrationen festlegen.
- Einen Kontrollfilter für ungetaggte Dateien in die Navigation aufnehmen.
Kontrolle
Einmal pro Woche die ungetaggten Dateien, neue Kategorien und besonders sensible Dokumenttypen prüfen. Bei einem Wechsel des Ablagekonzepts zuerst eine kleine Stichprobe testen.
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