Datei-Tags verwalten
Farbige Datei-Tags für globale oder kontextbezogene Dokumente und Bilder anlegen, bearbeiten und entfernen
→ Datei-Tags in SimpliServ öffnen · Dateiverwaltung öffnen
Mit Datei-Tags organisierst du hochgeladene Bilder, PDFs und andere Dateien. Ein Tag besteht aus Name, Farbe und optionalem Kontext. Globale Tags gelten überall; ein kontextbezogener Tag wird nur beim passenden Vorgang angeboten.
Die Seite ist mit admin.settings.view geschützt. Erstellen braucht file-tags.create, Bearbeiten file-tags.update und Löschen file-tags.delete. Die drei Berechtigungen können unabhängig voneinander vergeben werden.
Tag anlegen
Datei-Tags öffnen
Öffne Administration → Organisation → Datei-Tags. Die Seite lädt die vorhandenen Tags und zeigt Name, Farbe und Kontext.
Namen vergeben
Trage einen kurzen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel Vorher, Nachher, Rechnung oder Garantie. Ohne Namen lässt sich der Tag nicht anlegen.
Farbe und Kontext wählen
Wähle eine der voreingestellten Farben. Lasse den Kontext auf Global, wenn der Tag in allen Dateiablagen erscheinen soll, oder wähle einen Vorgangstyp.
Hinzufügen
Klicke Tag hinzufügen. Der neue Tag erscheint danach in der Liste und wird in den Datei-Abfragen aktualisiert.
Verfügbare Kontexte
Die Oberfläche bietet aktuell diese kontextbezogenen Ziele:
- Aufträge
- Rechnungen
- Angebote
- Kontakte
- Customer Flow
- Aufgaben
- Produkte
- Serviceanmeldungen
- Lieferscheine
- Shop-Aufträge
Ein Tag mit Kontext wird beim Taggen in den passenden Datei-Karten angeboten. Verwende Global, wenn derselbe Tag unabhängig vom Vorgangstyp verfügbar sein soll.
Dateien taggen
Öffne Administration → Dateiverwaltung. Bei einer Datei öffnest du die Tag-Aktion und wählst die gewünschten Tags. Ein erneuter Klick entfernt einen bereits ausgewählten Tag. Die Farbe wird am Tag-Badge angezeigt; mehrere Tags können gleichzeitig an einer Datei hängen.
Kontextbezogene Tags werden in den Datei-Karten des passenden Datensatzes angeboten. Wenn ein erwarteter Tag fehlt, prüfe zuerst seinen Kontext und aktualisiere danach die Dateiansicht.
Tag bearbeiten
Klicke in der Tag-Liste auf Bearbeiten. Du kannst Name, Farbe und Kontext ändern und anschließend speichern. Die Änderung wird in den Datei-Abfragen aktualisiert; die Dateien bleiben erhalten und behalten ihre Tag-Verknüpfung.
Ein Kontextwechsel ändert, wo der Tag angeboten wird. Prüfe deshalb nach dem Speichern sowohl die globale Dateiverwaltung als auch eine Datei im neuen Kontext.
Tag löschen
Klicke beim Tag auf das Löschsymbol und bestätige. Das Löschen entfernt den Tag von allen Dateien, löscht aber die Dateien selbst nicht. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden; lege einen Ersatz-Tag vorher an, wenn die Klassifizierung erhalten bleiben soll.
Ein Tag ist nur eine organisatorische Markierung. Er verschiebt keine Datei, ändert keine Berechtigung und ersetzt keine Dokumentvorlage. Nutze Vorgangskontexte und klare Namen, damit Teammitglieder nicht versehentlich vertrauliche Dateien falsch markieren.
Sinnvolle Namensregeln
- Nutze kurze, teamweit verständliche Namen.
- Lege den Kontext fest, wenn der Tag nur für einen Vorgangstyp gedacht ist.
- Verwende Farben konsistent, etwa eine Farbe für Status und eine andere für Dokumentarten.
- Vermeide viele Synonyme wie „Vorher“, „Vorherfoto“ und „Foto vorher“.
- Lösche ungenutzte Tags regelmäßig, nachdem du ihre Dateien geprüft hast.
Verwandte Themen
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