E-Mail-Versand prüfen und Fehler beheben
SMTP, Absender, Empfänger, E-Mail-Statistik, Fehlversuche und Wiederholungsversand systematisch prüfen
→ E-Mail-Zustellung konfigurieren · SMTP-Einstellungen öffnen · E-Mail-Statistik öffnen · E-Mail aus Vorgang senden
Wenn eine E-Mail nicht ankommt, unterscheide zuerst zwischen nicht gesendet, technisch fehlgeschlagen, angenommen aber noch nicht zugestellt und zugestellt, aber beim Empfänger gefiltert. Die E-Mail-Statistik zeigt dafür den gespeicherten Versandstatus und Fehlertext.
Schnellprüfung
Nachricht und Empfänger prüfen
Öffne den Vorgang oder die E-Mail-Statistik. Prüfe Adresse, Betreff, Anhänge und ob die Nachricht wirklich abgesendet wurde.
Absender prüfen
Kontrolliere die Organisations-E-Mail, Domain und den gewählten Absender. Eine ungültige oder nicht autorisierte Absenderadresse kann den SMTP-Versand ablehnen.
SMTP testen
Öffne die SMTP-Einstellungen und teste Host, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort. Ändere keine Zugangsdaten, wenn du nicht weißt, ob es sich um ein App-Passwort oder ein normales Passwort handelt.
Erst danach erneut senden
Korrigiere die Ursache und sende eine einzelne Testnachricht an eine interne Adresse. Vermeide mehrere Wiederholungen derselben Rechnung oder Mahnung.
Häufige Fehlerbilder
SMTP-Anmeldung fehlgeschlagen
Prüfe Benutzername, Passwort oder App-Passwort. Viele Provider verlangen heute ein App-Passwort, OAuth oder eine freigegebene SMTP-Anmeldung. Prüfe außerdem, ob der SMTP-Host zum Postfach gehört.
Verbindung oder Port fehlgeschlagen
Prüfe Hostname, Port und Verschlüsselung als Kombination. TLS/STARTTLS und SSL sind nicht austauschbar. Frage beim Mailprovider nach den aktuellen SMTP-Daten.
Absender nicht erlaubt
Der SMTP-Account darf möglicherweise nur seine eigene Adresse oder eine bestätigte Alias-Adresse verwenden. Verwende eine freigegebene Absenderadresse oder passe die Providerfreigabe an.
Empfänger abgelehnt
Prüfe Tippfehler, ungültige Adressen und temporäre Providerfehler. Wenn nur eine Domain betroffen ist, kann die Empfängerdomain die Nachricht ablehnen oder quarantänisieren.
Nachricht gesendet, aber nicht sichtbar
Prüfe Spam, Quarantäne und serverseitige Regeln beim Empfänger. Vergleiche außerdem die Absenderadresse und die Zustellzeit. Ein akzeptierter Versand ist keine Garantie dafür, dass die Nachricht im Posteingang landet.
Wiederholungsversand ohne Duplikate
Vor einer Wiederholung:
- prüfe den Status in der Statistik,
- kontrolliere, ob der Empfänger die Nachricht vielleicht schon erhalten hat,
- ändere nicht unnötig Dokumentnummer oder Inhalt,
- dokumentiere bei Rechnung oder Mahnung, warum erneut versendet wurde.
Bei einem externen Versand außerhalb von SimpliServ kannst du in unterstützten Dokumentdialogen Selbst gesendet verwenden. Das dokumentiert den Versand, ohne eine zweite SMTP-Nachricht zu erzeugen.
Sende nicht mehrfach, nur weil der Posteingang noch nicht aktualisiert ist. Prüfe zuerst Status, Fehlertext und Empfänger-Spamfilter.
Anhänge und Vorlagen
Wenn nur der Anhang fehlt, prüfe Dokumentstatus, PDF-Erzeugung und Dateigröße. Bei einem Vorgang aus Rechnung, Angebot oder Lieferschein werden Anhänge aus dem Dokumentkontext zusammengestellt. Eine E-Mail-Vorlage ändert nicht automatisch das Dokumentlayout.
Was ein Administrator dokumentieren sollte
- verwendeter SMTP-Provider und Absender,
- Zeitpunkt des Tests,
- vollständiger Fehlertext ohne Passwörter,
- betroffene Empfängerdomain,
- ob eine Testmail intern zugestellt wurde,
- ob die Provider- oder DNS-Konfiguration geändert wurde.
Passwörter, App-Passwörter und Tokens gehören nicht in Tickets, Notizen oder Screenshots.
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