E-Mails senden und Zustellung prüfen
SMTP-Versand, Absender, Signatur, E-Mail-Layout, Testnachrichten und Versandprotokoll korrekt einrichten
→ E-Mail-Einstellungen öffnen · E-Mail-Vorlagen öffnen · E-Mail-Statistiken öffnen
SimpliServ versendet Systemnachrichten, Dokumente, Bestätigungen und manuell gestartete E-Mails. Der Versandweg wird unter Kommunikation → E-Mail konfiguriert. Inhalt und Layout sind getrennt: SMTP bestimmt, wer sendet; E-Mail-Vorlagen bestimmen Text; Signatur und Wrapper geben den gemeinsamen Rahmen.
Die E-Mail-Einstellungen sind über den Bereich Kommunikation geschützt und brauchen admin.settings.view zum Anzeigen sowie admin.settings.update zum Speichern. Ein Benutzer kann zusätzlich die fachliche Sendeberechtigung des jeweiligen Moduls brauchen, zum Beispiel für Rechnungen oder Angebote.
SMTP-Versand einrichten
Absenderdaten vorbereiten
Besorge Host, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort, Absenderadresse und Absendername bei deinem Mailanbieter. Die Absenderadresse sollte zu einer Domain passen, deren SPF, DKIM und DMARC du kontrollierst.
SMTP-Felder ausfüllen
Wähle SSL, TLS oder keine Verschlüsselung entsprechend dem Anbieter. Häufig sind 465 für SSL und 587 für TLS, aber die Anbieterangabe ist maßgeblich.
Testmail öffnen
Klicke Test-E-Mail senden. Empfänger und Nachricht sind Pflicht; die Absenderadresse wird vorbefüllt, wenn sie eingetragen ist. SimpliServ prüft die Empfängeradresse und lässt keine leere Nachricht zu.
Speichern und echte Nachricht prüfen
Speichere die SMTP-Karte. Sende danach eine fachliche Testmail, etwa eine Rechnung an eine eigene Adresse, und prüfe anschließend Betreff, Absender, Anhänge und E-Mail-Statistik.
Gemeinsame Signatur
Die Organisations-Signatur wird mit demselben Rich-Text-Editor wie der Composer gepflegt. Sie gilt als Fallback für Benutzer ohne persönliche Signatur. Speichere nach der Änderung; die Signatur wird als HTML gespeichert und im Composer verwendet.
Halte die Signatur kurz: Firmenname, Adresse, Kontakt, Website und rechtlich erforderliche Hinweise. Bilder und lange Tabellen gehören eher in den Wrapper oder in eine Vorlage.
E-Mail-Wrapper
Der Wrapper ist das gemeinsame Nachrichtenlayout. Du kannst ihn aktivieren, Logo hochladen, Farben und Inhaltsbereiche im E-Mail-Builder bearbeiten, speichern oder deaktivieren.
- Das Wrapper-Logo kann vom Organisationslogo abweichen.
- Ohne eigenes Wrapper-Logo fällt SimpliServ auf das Organisationslogo zurück.
- Zurücksetzen setzt den Editor-Inhalt zurück, speichert die Änderung aber erst mit Speichern.
- Deaktivieren entfernt das gespeicherte Wrapper-Design.
Teste das Layout mit schmalem Bildschirm und einer echten Testmail. Ein Browser-Vorschau-Layout garantiert nicht, dass jeder Mailclient dieselben CSS-Regeln unterstützt.
Automatische Nachrichten
In den E-Mail-Einstellungen können automatische Nachrichten aktiviert werden, darunter Auftrags-Tracking, Rechnungen und Service-Registrierungsbestätigungen. Für Service-Registrierungen kannst du zusätzlich PDF und Auftragsbestätigung als Anhänge aktivieren.
Automatik bedeutet nicht, dass jede alte Nachricht nachträglich versendet wird. Sie greift beim jeweiligen Ereignis. Prüfe nach der Aktivierung eine neue Testaktion und kontrolliere Empfänger sowie Anhänge.
Zustellung und Fehler analysieren
Öffne Statistiken → E-Mails. Dort siehst du:
- Gesamt, versendet, fehlgeschlagen und Erfolgsquote
- Verlauf nach Tag, Woche oder Monat
- Statusverteilung
- häufige Mailtypen und Empfänger
- Datum, Betreff, Empfänger, Versuche und Fehlermeldung einzelner Mails
Ein fehlgeschlagener Eintrag zeigt den gespeicherten Versandfehler. Korrigiere zuerst SMTP, Adresse oder Vorlage und sende die fachliche Aktion erneut, wenn das Modul diese Möglichkeit anbietet. Ein Testmail-Erfolg schließt Fehler bei Dokumenterstellung, Empfängeradresse oder Anhängen nicht aus.
Versand, Empfang und Vorlagen trennen
- SMTP: ausgehende Verbindung
- IMAP: eingehende Antworten und Posteingang
- E-Mail-Vorlagen: wiederverwendbarer Betreff und Inhalt
- Dokumentvorlagen: PDF- oder Beleginhalt
- Wrapper/Signatur: gemeinsamer Rahmen
Bei Microsoft 365 sperrt eine aktive OAuth-Verbindung die manuellen IMAP-Felder. Das betrifft den Empfang, nicht die SMTP-Konfiguration. Details stehen unter Posteingang einrichten.
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