Persönliche und organisatorische E-Mail-Signatur
Eigene Signatur speichern, Organisationsfallback verstehen und Signatur in Kundenmails korrekt verwenden
→ Persönliche Einstellungen öffnen · Organisations-E-Mail konfigurieren · E-Mail senden
SimpliServ kennt zwei Signatur-Ebenen:
- Persönliche Signatur: deine eigene Signatur in den persönlichen Einstellungen.
- Organisationssignatur: zentrale Fallback-Signatur für Benutzer ohne eigene Signatur.
Der Composer verwendet zuerst die persönliche Signatur und fällt nur bei leerer persönlicher Signatur auf die Organisation zurück.
Persönliche Signatur speichern
Einstellungen öffnen
Öffne Einstellungen → Client beziehungsweise den persönlichen Einstellungsbereich.
Signatur bearbeiten
Schreibe die Signatur im Rich-Text-Editor. Formatierungen wie Absätze, Links und die unterstützten Editor-Elemente werden als HTML gespeichert.
Speichern
Klicke Speichern. Erst danach verwendet der E-Mail-Composer den neuen Wert.
Eine leere Signatur wird als leer behandelt. SimpliServ hängt dann nicht zusätzlich eine leere Zeile oder einen künstlichen Platzhalter an.
Organisationssignatur pflegen
Administratoren öffnen Administration → Organisation → E-Mail und bearbeiten dort die zentrale Signatur. Diese Signatur wird nicht über die persönliche Benutzereinstellung überschrieben; sie ist der Fallback für Benutzer ohne eigenen Inhalt.
Verwende die Organisationssignatur für allgemeine Angaben wie Firma, Website, Telefon, Adresse und rechtliche Standardhinweise. Persönliche Durchwahlen oder individuelle Grußformeln gehören in die persönliche Signatur.
Verwendung im Composer
Beim Erstellen einer E-Mail wird die Signatur in den Nachrichtentext übernommen. Wenn du eine Vorlage oder ein KI-Ergebnis verwendest, ergänzt der Composer die Signatur nach der Vorlage beziehungsweise nach dem generierten Inhalt.
Prüfe danach:
- ob die richtige Person als Absender erscheint,
- ob die Signatur nicht doppelt vorhanden ist,
- ob Links und Telefonnummern funktionieren,
- ob die Sprache zum Empfänger passt,
- ob eine Dokumentvorlage bereits eine eigene Fußzeile enthält.
Eine E-Mail-Signatur ist kein Dokumentlayout. Ändere für Logo, Briefkopf, Rechnungsfuß oder Bon-Layout die jeweilige Dokument- oder Belegvorlage.
Signatur bei Rechnungen und Vorgängen
Auch Dokumentdialoge wie Rechnung, Angebot oder Auftrag können die persönliche Signatur verwenden. Der konkrete Versanddialog kann einen bereits vorbefüllten Nachrichtentext besitzen. Ändere den Text nur im Versanddialog, wenn es um diese einzelne Nachricht geht; ändere die Signatur in den Einstellungen, wenn sie dauerhaft angepasst werden soll.
Datenschutz und Inhalte
Nimm keine sensiblen Kundendaten in die allgemeine Organisationssignatur auf. Prüfe außerdem, ob rechtliche Hinweise, Firmenadresse und Vertretungsangaben aktuell sind. Eine Signatur wird in vielen Nachrichten wiederverwendet und kann deshalb schnell veraltet wirken.
Fehlerbehebung
Meine neue Signatur wird nicht angezeigt
Speichere zuerst die persönliche Einstellung und öffne den Composer neu. Bereits geöffnete Composer behalten möglicherweise den alten Entwurf. Wenn die persönliche Signatur leer ist, wird die Organisationssignatur verwendet.
Die Signatur erscheint doppelt
Prüfe, ob du sie zusätzlich in eine E-Mail-Vorlage oder in den Nachrichtentext geschrieben hast. Entferne die manuelle Kopie und lasse den Composer die Signatur einsetzen.
Formatierung sieht im Empfängerprogramm anders aus
E-Mail-Programme interpretieren HTML unterschiedlich. Halte die Signatur einfach, teste eine echte Nachricht an eine interne Adresse und vermeide komplexe Layouts.
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