ZIR Online anbinden
Reparaturaufträge aus ZIR Online als Werkstattaufträge übernehmen: Zugangsdaten hinterlegen, Webhook eintragen, RMA annehmen, Status melden, Kostenvoranschlag und Reparaturrechnung senden.
→ ZIR-Connector in SimpliServ öffnen · Werkstattaufträge öffnen
ZIR Online ist die Plattform, über die Händler, Versicherer und Lieferanten Reparaturen an autorisierte Servicecenter vergeben. Mit dieser Anbindung arbeitet deine Werkstatt als Servicecenter: Jeder ZIR-Auftrag landet als Werkstattauftrag in SimpliServ, und alles, was der Auftraggeber danach sieht – Annahme, Fortschritt, Kostenvoranschlag, Rechnung, Antworten auf Rückfragen – schickst du aus SimpliServ zurück.
Das Ziel ist, dass du das ZIR-Portal im Alltag nicht mehr brauchst. Genau ein Schritt bleibt dort: den Webhook einmalig eintragen.
Voraussetzungen
- Ein ZIR-Zugang als Servicecenter mit Zugriff auf die Externals API v1.
- Client-ID und Client-Secret aus dem ZIR-Entwicklerportal (OAuth 2.0, Client-Credentials).
- Das Land, in dem dein Servicecenter bei ZIR registriert ist – ZIR führt Aufträge je Land.
- In SimpliServ die Berechtigung Einstellungen anzeigen (
admin.settings.view), zum Speichern zusätzlichadmin.settings.update.
Kundendaten sind gesperrt, bis ein Vertrag existiert. Name, Adresse und Telefonnummer des Endkunden gibt ZIR nur an Servicecenter heraus, die eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung unterschrieben haben. Ohne sie kommt der Auftrag trotzdem an – nur eben ohne Kontaktdaten.
Verbindung herstellen
Connector öffnen
Gehe zu Administration → Organisation → Connectoren und öffne die Kachel ZIR Online. Die Eingabefelder liegen im Tab Konfiguration.
Zugangsdaten eintragen
Trage Client-ID, Client-Secret und dein Land ein. Das Secret wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt – danach steht dort nur noch, dass eines hinterlegt ist. Die Client-ID lässt sich später nicht mehr ändern; für einen anderen Zugang trennst du und verbindest neu.
Speichern
Verbinden holt sofort ein Token bei ZIR. Klappt das, steht der Status auf Verbunden. Schlägt es fehl, bleibt die Verbindung bestehen, wechselt aber auf Getrennt, und du siehst die Meldung von ZIR – meist ein Tippfehler im Secret.
Über Verbindung testen prüfst du das jederzeit erneut.
Webhook in ZIR eintragen
Ohne Webhook erfährt SimpliServ von neuen Aufträgen erst beim stündlichen Abgleich. Die URL steht im Block Webhook und enthält bereits ein Geheimnis – ZIR signiert seine Zustellungen nicht, deshalb ist das Token in der Adresse der Schlüssel.
URL kopieren
Form: https://…/api/v1/webhooks/zir/<dein-slug>/<token>. Behandle sie wie ein Passwort.
Im ZIR-Portal hinterlegen
Trage sie dort als Webhook-Ziel ein. Relevant sind die Ereignisse task.rma_request, task.message, transfer.rma_request, transfer.invoiced und waybill.announcement.
Zustellung prüfen
SimpliServ liest die bei ZIR registrierten Webhooks aus und zeigt im selben Block, ob ZIR an diese Adresse liefert, ob der Webhook dort deaktiviert ist oder noch gar nicht angelegt wurde.
Token neu erzeugen macht die alte Adresse sofort ungültig. Trage die neue im ZIR-Portal ein, sonst kommen keine Ereignisse mehr an.
Automatik festlegen
Im Block Automatik entscheidest du, was von allein passiert und was du selbst auslöst.
| Schalter | Standard | Wirkung |
|---|---|---|
| Aufträge automatisch importieren | an | Jeder neue ZIR-Auftrag legt sofort einen Werkstattauftrag an. |
| Anhänge übernehmen | an | Fotos und Dokumente aus ZIR landen in den Dateien des Auftrags. |
| Kundendaten abrufen | aus | Holt die Kontaktdaten des Endkunden – nur mit unterschriebener AVV. |
| RMA automatisch annehmen | aus | Nimmt jeden importierten Auftrag ungeprüft an. Sonst entscheidet die Werkstatt. |
| Status automatisch melden | an | Fortschritt im Werkstattauftrag geht als Statusmeldung an ZIR. |
| Kostenvoranschlag automatisch senden | an | Sobald ein Kostenvoranschlag am Auftrag hängt, geht er als PDF an ZIR. |
| Reparaturrechnung automatisch senden | aus | Überträgt die Rechnung des Auftrags als Reparaturrechnung. |
| Rückfragen synchronisieren | an | Nachrichten des Auftraggebers erscheinen am Auftrag und lassen sich dort beantworten. |
Der Alltag am Werkstattauftrag
Stammt ein Auftrag aus ZIR, sitzt auf seiner Detailseite die Karte ZIR – mit Referenz, Filiale, Auftragsart, Garantieart, RMA-Nummer und dem zuletzt gemeldeten Status.
Annehmen oder ablehnen
Solange die Annahme offen ist, stehen beide Wege zur Wahl:
- Annehmen – optional mit eigener RMA-Nummer. Lässt du das Feld leer, verwendet SimpliServ den Scan-Code des Auftrags (
CR-123), damit Werkstattetikett und RMA-Nummer dieselbe Zeichenfolge tragen. - Ablehnen – mit Grund: nicht bei uns gekauft, falsches RMA-Verfahren, falsche Werkstatt, keine Garantie oder unvollständige Angaben. Beim letzten Grund musst du ankreuzen, was fehlt (Seriennummer, Kaufbeleg, Fehlerbeschreibung, Zubehör) – ohne diese Angabe weist ZIR die Ablehnung zurück. Der Werkstattauftrag wird danach storniert.
Status melden
Bei aktiver Automatik meldet SimpliServ den Fortschritt selbst, sobald sich der Auftrag bewegt:
| Stand des Werkstattauftrags | Meldung an ZIR |
|---|---|
| importiert, sonst nichts | In Werkstatt eingelangt |
| Kostenvoranschlag erstellt, noch kein Auftrag | Kostenvoranschlag erstellt |
| Auftrag angelegt | Reparatur gestartet |
| SLA pausiert | Reparatur pausiert |
| Auftragsstatus „abgeschlossen" | Reparatur fertig |
| abholbereit, Lieferschein zugestellt oder Vorgang geschlossen | Rückversand erfolgt |
Dieselbe Meldung wird nie zweimal hintereinander verschickt – der Auftraggeber sieht sonst doppelte Einträge in seiner Reparaturhistorie. Die übrigen Meldungen – Ersatzteile bestellt, Reparatur fortgesetzt, Rückmeldung Händler angefordert, Gutschrift erstellt – löst du in der Karte selbst aus, wahlweise mit Zusatztext und angehängten Dateien.
Dokumente senden
- Kostenvoranschlag senden – erzeugt das PDF des Kostenvoranschlags und überträgt es; ZIR zeigt es dem Auftraggeber zur Freigabe. Die passende Statusmeldung geht automatisch mit.
- Reparaturrechnung senden – überträgt die Rechnung des Auftrags samt Nettobetrag. ZIR rechnet die Steuer auf seiner Seite.
- Seriennummer melden – schickt die am Gerät tatsächlich gefundene Serien- oder IMEI-Nummer zurück, wenn im Auftrag eine falsche stand.
Rückfragen
Fragen des Auftraggebers erscheinen im Nachrichtenverlauf der Karte. Du antwortest direkt darunter – entweder als neue Nachricht oder als Antwort auf eine bestimmte Frage. Dateien, die am Auftrag liegen, lassen sich mitschicken (PDF, JPEG, PNG, CSV).
Logistik
Ist die Information vorhanden, zeigt die Karte, wohin zurückgeschickt wird, den Ziel-Lagerplatz bei ZIR sowie den angekündigten Frachtbrief mit Transporteur und Datum. Kommt eine Sendung als Transport an, nimmst du diesen ebenfalls hier an.
Nachträglich verknüpfen
Ist das Gerät vor dem Webhook da, legst du den Werkstattauftrag ganz normal an und trägst in der ZIR-Karte die Auftragsreferenz ein (z. B. X123-1234567-R). SimpliServ holt den Auftrag und hängt ihn an – ohne einen zweiten Vorgang anzulegen.
Dokumente aus ZIR
Anhänge aus ZIR – Fotos, Kaufbelege, Fehlerprotokolle – liegen in der Karte Dateien des Werkstattauftrags, markiert mit dem Tag ZIR. Das gilt auch für Dateien, die an einer Rückfrage hängen. Umgekehrt ist jede Datei am Auftrag ein möglicher Anhang für eine Statusmeldung oder Antwort.
Aufträge finden
ZIR-Annahme
Eigene Ansicht in den Werkstattaufträgen mit allen Aufträgen, bei denen die Annahme noch offen ist – samt Zähler. Sie erscheint nur, wenn ZIR verbunden ist.
ZIR-Kennzeichen
Aufträge aus ZIR tragen in der Liste ein Kennzeichen; offene Annahmen sind rot, ungelesene Rückfragen werden mitgezählt.
Sammelrechnung an ZIR
Abgeschlossene ZIR-Reparaturen lassen sich gebündelt abrechnen: Im Connector wählst du die Aufträge aus, vergibst eine Rechnungsnummer und überträgst sie als eine Lieferantenrechnung. Jede Position braucht Marke, Seriennummer und EAN – fehlt eines davon, bleibt der Auftrag außen vor. Abgerechnete Aufträge merken sich ihre Rechnungsnummer und lassen sich nicht erneut auswählen.
Wenn eine Zustellung verloren geht
Webhooks sind nicht garantiert. SimpliServ durchsucht deshalb stündlich die offenen ZIR-Aufträge und importiert alles, wozu noch kein Werkstattauftrag existiert – Reparaturen wie Retouren. Eine verlorene Zustellung kostet damit Zeit, aber keinen Auftrag. Einen einzelnen Auftrag holst du über Auftrag manuell holen im Connector sofort nach.
Mehrfach zugestellte Ereignisse verarbeitet SimpliServ nur einmal. Die Inhalte eines Ereignisses werden grundsätzlich frisch bei ZIR nachgelesen, nie aus der Zustellung selbst übernommen.
Trennen
Trennen entfernt die Verbindung samt aller Zuordnungen zwischen Werkstattaufträgen und ZIR-Aufträgen. Die Werkstattaufträge selbst bleiben mit allen Dateien und Nachrichten erhalten; neue Aufträge kommen danach nicht mehr an.
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