Tickets (Customer Flow)
Ein Ticket bündelt Anfrage, Kostenvoranschlag, Auftrag, Rechnung und Abschluss eines Kundenvorgangs – mit Phasen, Frist, Board-Ansicht und Konversation
→ Tickets in SimpliServ öffnen · Ticket-Einstellungen öffnen
Ein Ticket (intern „Customer Flow") ist die Klammer um einen kompletten Kundenvorgang: Es verbindet Service-Anfrage, Kostenvoranschlag oder Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferscheine und den Abschluss an der Kasse. Jedes Ticket hat eine fortlaufende Nummer, eine aktuelle Phase und optional eine Frist.
Den kompletten Ablauf Schritt für Schritt findest du unter Ticket: von der Service-Anfrage bis zum Abschluss.
Phasen eines Tickets
Die Phasenleiste oben im Ticket zeigt den Dokumentenablauf und springt per Klick zum jeweiligen Schritt:
Anfrage → Kostenvoranschlag bzw. Angebot → Auftrag → Rechnung / Lieferscheine → Abschluss
Existiert ein Schritt noch nicht, fragt SimpliServ beim Klick nach, ob er jetzt erstellt werden soll (Umwandeln). Der Bereich Nächster Schritt schlägt jeweils die passende Aktion vor – etwa Kostenvoranschlag erstellen, Kostenvoranschlag senden, Auftrag erstellen oder Rechnung erstellen.
Neues Ticket anlegen
Startphase wählen
Klicke unter Tickets auf Neues Ticket. Im Dialog Womit möchten Sie beginnen? wählst du, womit der Vorgang beginnt: Serviceanfrage (der typische Einstieg), Kostenvoranschlag, Angebot oder direkt Auftrag.
Ersten Beleg erfassen
SimpliServ öffnet das Formular für die gewählte Phase (Service-Anfrage, Kostenvoranschlag, Angebot oder Auftrag). Mit dem Speichern entsteht das Ticket; die weiteren Phasen folgen über die Phasenleiste.
Tickets entstehen außerdem automatisch, z. B. aus öffentlichen Formularen und Service-Anfragen.
Ticket bearbeiten
Im Kopf des Tickets pflegst du die wichtigsten Angaben direkt:
- Kunde – über Kunde ändern zuweisen oder wechseln.
- Gerät bzw. Fahrzeug – Marke, Modell, Seriennummer oder ein verknüpftes Fahrzeug.
- Fehlerdiagnose - Kunde – die Fehlerbeschreibung des Kunden.
- Zugewiesen an und Standort. Mit Mehrfachzuweisung erlauben weist du ein Ticket auch mehreren Mitarbeitern zu, siehe Mehrere Mitarbeiter pro Auftrag.
- Frist – Dauer oder Fälligkeitsdatum, Uhr pausieren (siehe Frist & SLA).
- Adressen – Liefer- und Rechnungsadresse für alle Belege des Tickets.
Darunter findest du Dateien, die Zeiterfassung sowie die Reiter Konversation (E-Mails und Nachrichten mit dem Kunden) und Aktivität. Über Drucken druckst du Tag drucken (Etikett fürs Gerät) oder die Auftragsbestätigung. Wird ein Gerät eingeschickt, markierst du es mit Gerät eingelangt.
Ticket abschließen
Mit Abschließen wählst du, wie der Vorgang endet:
- Kassieren – der Kunde zahlt an der Kasse (bar, Karte oder geteilt). Es entsteht ein Bon, keine A4-Rechnung.
- Rechnung erstellen – für Überweisung, Zahlungsziel oder Firmenkunden; erzeugt eine nummerierte Rechnung.
Unter Administration → Tickets → Service-Anfragen legst du mit Tickets an der Kasse abschließen fest, dass beim Abschluss direkt an der Kasse kassiert wird. Eine Rechnung kann weiterhin bewusst erstellt werden.
Ticketliste und Board
Die Liste zeigt Nummer, Kunde, Zugewiesen an/von, Standort, Phase, Status, Marke, Modell, Seriennummer, Fehlerdiagnose, Frist, Antwort ausstehend, Letzte Aktivität und Erstellt – jeweils filterbar. Schnellfilter oben grenzen ein auf z. B. Offen, Mir zugewiesen, Unbeantwortet, Dringend, Abholbereit, Gerät erwartet oder Archiviert. Mir zugewiesen und der Filter nach Zugewiesenen berücksichtigen alle zugewiesenen Personen, nicht nur die zuerst gewählte.
Mit dem Umschalter Tabelle / Board siehst du die Tickets als Kanban-Board, gruppiert nach Phase.
- Archivieren blendet erledigte Tickets aus; Wiederherstellen holt sie zurück (Berechtigung Tickets → Archivieren).
- Löschen entfernt ein Ticket endgültig (Berechtigung Tickets → Löschen).
- Rechnung kombinieren fasst mehrere Tickets desselben Kunden zu einer Rechnung zusammen.
Automatisieren
Für Benachrichtigungen, Aufgaben oder Status-Mails bei bestimmten Ticket-Ereignissen nutzt du Workflows mit dem Auslöser Modell-Ereignis auf Ticket.
Verwandte Themen
- Vom Angebot bis zur Rechnung — Belege umwandeln und verknüpfen
- Frist & SLA — Bearbeitungsfrist pro Ticket als Ampel überwachen
- Auftrag erstellen & abwickeln — die Auftragsphase im Detail
- Workflows erstellen — Ticket-Ereignisse automatisieren
- Kontakt anlegen — Kund:innen, denen Tickets gehören
How is this guide?