Kontakt anlegen
Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner in SimpliServ erfassen und verwalten
→ Modul „Kontakte" in SimpliServ öffnen
Kontakte sind das Herzstück deines CRM. In SimpliServ pflegst du Kunden, Lieferanten und weitere Ansprechpartner zentral und verknüpfst sie mit Tickets, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen.
Neuen Kontakt erstellen
Modul „Kontakte" öffnen
Wechsle in der linken Navigation zu Kontakte. Du siehst die Liste aller Kontakte mit Suche, Filtern und wählbaren Spalten (z. B. Kontakttyp, Kontaktgruppe, Hauptkontakt, Debitoren- und Kreditorennummer).
Auf „Kontakt erstellen" klicken
Klicke oben rechts auf Kontakt erstellen (Berechtigung Kunden → Anlegen). Zuerst fragt SimpliServ „Wen möchtest du anlegen?" und zeigt deine Kontakttypen als Kacheln, z. B. Privatkunde, Firma oder Lieferant. Gibt es nur einen Typ oder ist ein Standard-Kontakttyp eingestellt, überspringt SimpliServ diese Auswahl.
Einfach lostippen
Es öffnet sich die Kontaktansicht mit den Karten Kontaktinformationen, Unternehmensdaten, Zahlungsdetails, Eigene Felder, Adressen und Notizen. Einen Speichern-Button gibt es nicht: Der Kontakt wird automatisch angelegt, sobald Vorname, Nachname, Firma oder E-Mail ausgefüllt ist. Jede weitere Änderung speichert sofort.
Stammdaten ergänzen
Je nach Bedarf trägst du zum Beispiel ein:
- Anrede, akademischer Titel, Geburtsdatum, Sprache, Branche
- E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Webseite
- Firma, Firmenzusatz, UID und Steuernummer
- Rechnungs- und Lieferadressen in der Karte Adressen
- Kontaktgruppe – übernimmt Vorgaben wie Zahlungsziel und Rabatt der Gruppe
- Zahlungsziel, Skonto, Rabatt sowie Bankdaten (IBAN, BIC)
- Fristdauer – überschreibt die Frist der Gruppe bzw. den Standard für die Tickets dieses Kunden (siehe Frist & SLA)
Pflicht sind nur ein Kontakttyp und ein Name (Vorname, Nachname oder Firma). Bei Typen mit dem Merkmal „Ist Geschäftskunde" ist der Firmenname erforderlich.
Ist in den Vertragseinstellungen der Vertragsassistent aktiv, öffnet Kontakt erstellen stattdessen den Dialog Neuer Kunde mit Vertrag. Damit legst du Kunde und Vertrag in einem geführten Ablauf an (siehe Verträge).
Die Kontaktansicht
Ein Klick auf einen Kontakt öffnet seine Detailansicht. Neben den Stammdaten findest du dort:
- Verknüpfte Einträge mit Tabs für Tickets, Service-Anmeldungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Lieferscheine dieses Kunden
- Statistiken wie Kunde seit, Umsatz, Gewinn, offene Aufträge und offene Rechnungen
- Verlauf und Konversation mit allen E-Mails und Nachrichten
- Debitoren-Einstellungen und – bei Lieferanten mit aktiver Buchhaltung – Kreditordaten
- Verträge, sofern du Verträge sehen darfst
Die Karten Unterkontakte und Ansprechpartner sind standardmäßig ausgeblendet; du blendest sie über das Layout der Detailansicht ein.
Oben rechts startest du mit Ticket erstellen direkt ein neues Ticket für diesen Kunden. Über das Aktionsmenü legst du außerdem an: Unterkontakt erstellen, Angebot erstellen, Rechnung erstellen, Auftrag erstellen und Lieferschein erstellen – jeweils mit dem Kunden schon vorausgewählt.
Unterkontakte und Ansprechpartner
- Unterkontakte: Ein Kontakt kann unter einem Hauptkontakt hängen, etwa eine Filiale unter ihrer Zentrale. Lege ihn über Unterkontakt erstellen an; die Adressen des Hauptkontakts werden dabei übernommen.
- Ansprechpartner: Mit Ansprechpartner hinzufügen verknüpfst du einen bestehenden Kontakt und beschreibst seine Rolle, z. B. „Tochter" oder „Erwachsenenvertretung".
Kontaktgruppen und Kontakttypen
Der Kontakttyp beschreibt, was ein Kontakt ist (Privatkunde, Firma, Lieferant …), die Kontaktgruppe segmentiert fachlich (z. B. „Stammkunden", „Großhändler") und gibt Standardwerte vor. Wie du beide anlegst, liest du unter Kontaktgruppen & Kontakttypen.
Problemkunden markieren
Mit dem Schalter Problemkunde sperrst du einen Kunden für das öffentliche Serviceformular: Er kann dort keine neuen Serviceanfragen mehr stellen und sieht stattdessen den Hinweis, sich direkt bei dir zu melden. Über Automatische E-Mails steuerst du, ob der Kunde automatische E-Mails erhält.
Eigene Felder
Reichen die Standardfelder nicht aus, definiere zusätzliche Felder und Karten unter Einstellungen → Eigene Felder & Karten → Kunden. Sie erscheinen automatisch in der Kontaktansicht. Die Einrichtung beschreibt der Leitfaden Eigene Felder.
Importieren, exportieren und Duplikate zusammenführen
Im Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Kontaktliste findest du:
- Liste exportieren – die aktuelle Liste als CSV, Excel, PDF oder JSON herunterladen
- Duplikate zusammenführen – doppelte Kontakte anhand wählbarer Kriterien finden und zu einem zusammenführen; verknüpfte Einträge werden auf den verbleibenden Kontakt umgehängt (Berechtigungen Kunden → Bearbeiten und Kunden → Löschen)
- Importieren – öffnet den Importer für Kontakte (Berechtigung Administration → Einstellungen → Ansehen). Mehr dazu unter Daten importieren & exportieren.
Verwandte Themen
- Kontaktgruppen & Kontakttypen — Kunden in Gruppen und Typen strukturieren
- Eigene Felder — zusätzliche Felder für die Kontaktansicht anlegen
- Daten importieren & exportieren — Kontakte per CSV in großer Zahl anlegen
- Frist & SLA — Bearbeitungsfristen pro Kunde und Ticket steuern
- Verträge — wiederkehrende Verträge für Kunden verwalten
- Angebote — angelegte Kontakte direkt in Angeboten verwenden
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