Verträge
Wiederkehrende Verträge und Mitgliedschaften anlegen, aktivieren, pausieren und kündigen — mit automatischer Abo-Rechnung und SEPA-Lastschrift
→ Verträge in SimpliServ öffnen · Vertragseinstellungen öffnen
Mit Verträgen bildest du wiederkehrende Leistungen ab: Mitgliedschaften, Wartungsverträge oder Abos mit fester Laufzeit, Kündigungsfrist und regelmäßiger Abrechnung. Beim Aktivieren erzeugt SimpliServ die erste Rechnung und einen Abo-Rechnungsplan, der die Folgerechnungen automatisch schreibt.
Einrichten
Unter Administration → Verträge legst du die Grundlagen fest:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Vertragsassistent | Assistent aktivieren: Kontakt erstellen öffnet dann einen geführten Ablauf, der Kunde und Vertrag in einem Schritt anlegt |
| Gläubiger-Daten | Gläubiger-ID, Kontoinhaber, IBAN und BIC für den SEPA-Zahllauf |
| Tarife | Tarife mit USt.-Satz, je Tarif Laufzeiten (Vertragsdauer, Kündigungsfrist, Startpaket) und Zahlweisen (Intervall, Preis, Fälligkeitstag) |
| Vertragsstatus | Eigene Status mit Merkmalen wie Aktiv, Ruhend, Gekündigt, Beendet und Standard |
| Kündigungsgründe / Ruhezeitgründe | Auswahllisten für Kündigung und Vertragsruhe |
Die Merkmale der Status steuern die Abrechnung: SimpliServ setzt beim Aktivieren, Pausieren, Kündigen und am Laufzeitende automatisch den Status mit dem passenden Merkmal. Ohne Gläubiger-ID lassen sich keine Lastschriften einziehen.
Vertrag anlegen
Neuen Vertrag starten
In der Liste Verträge auf Neuer Vertrag klicken (Recht Verträge → Anlegen).
Vertragsdaten erfassen
In Vertragsdaten Kunde, Titel, Status, Zahlungsart (SEPA-Lastschrift, Barzahlung oder Überweisung), Vertragsbeginn und Unterschriftsdatum eintragen.
Laufzeit festlegen
Unter Laufzeit & Verlängerung die Laufzeit, Automatische Verlängerung, den Verlängerungszeitraum und die Kündigungsfristen wählen.
Abrechnung und SEPA
Unter Abrechnung Preis, Abrechnungsintervall, Startpaket und Fälligkeitstag setzen. Bei SEPA ein bestehendes Mandat wählen oder mit Neues Mandat anlegen; die Mandatsreferenz kann automatisch erzeugt werden.
Speichern
Speichern legt den Vertrag nur an. Speichern & aktivieren aktiviert ihn sofort.
Ist der Vertragsassistent eingeschaltet, führt Kontakt erstellen in der Kontaktliste durch Persönliche Daten, Kontakt & Adresse, Vertragsdaten (Tarif, Laufzeit, Zahlweise), bei SEPA Bankverbindung und Zusammenfassung. Am Ende werden Kunde, Mandat und Vertrag angelegt und der Vertrag aktiviert.
Was beim Aktivieren passiert
Aktivieren auf der Detailseite (Recht Verträge → Aktivieren, nur solange der Vertrag noch nicht aktiv war):
- Vertragsnummer wird vergeben, ein fehlendes Unterschriftsdatum auf heute gesetzt
- Mindestlaufzeit bis und Laufzeitende werden aus Beginn und Laufzeit berechnet
- Bei SEPA wird das Mandat sichergestellt
- Eine Rechnung für die erste Periode entsteht, dazu ein Abo-Rechnungsplan, der jede weitere Periode abrechnet
- Startpaket und einmalige Positionen kommen auf eine eigene Rechnung
- Der Vertrag bekommt den Standard-Status für aktive Verträge
Die Detailseite verlinkt danach Abo-Rechnungsplan und Ursprungsrechnung.
Pausieren (Vertragsruhe)
Pausieren (Recht Verträge → Pausieren) öffnet den Dialog Vertrag pausieren: Beginn, Ende und Laufzeit verlängern wählen.
- Beginnt die Ruhezeit heute oder früher, wird die Abrechnung sofort ausgesetzt, sonst ist sie Geplant
- Nach dem Ende läuft die Abrechnung weiter; mit Laufzeit verlängern verschiebt sich das Laufzeitende um die Ruhetage
- Alle Ruhezeiten stehen in der Karte Ruhezeiten
Kündigen
Kündigen (Recht Verträge → Stornieren) öffnet Vertrag kündigen: Wirksam zum, Kündigungsart (Ordentlich oder Außerordentlich), Grund und Notizen.
- Liegt das Wirksamkeitsdatum vor dem Laufzeitende, wird das Laufzeitende darauf vorgezogen
- Die automatische Verlängerung wird abgeschaltet, der Abo-Rechnungsplan endet zum Wirksamkeitsdatum
- Ab dem Wirksamkeitsdatum steht der Vertrag auf dem Status mit Merkmal Gekündigt
Laufzeitende und Verlängerung
SimpliServ prüft alle Verträge täglich am Morgen:
| Situation am Laufzeitende | Ergebnis |
|---|---|
| Automatische Verlängerung an, nicht gekündigt | Laufzeitende verschiebt sich um den Verlängerungszeitraum |
| Feste Laufzeit oder gekündigt | Abrechnung stoppt, Status Beendet bzw. Gekündigt |
| Vertrag ruht gerade | Keine Verlängerung und kein Ablauf, bis die Ruhezeit endet |
Liste
Die Liste zeigt Vertragsnr., Kunde, Titel, Status, Preis, Beginn und Laufzeitende. Mehrere Verträge löschst du über die Auswahl (Recht Verträge → Löschen).
Verwandte Themen
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