Daten importieren & exportieren

→ Imports öffnen · Exporte öffnen

Unter Administration → Daten & Geräte importierst du Stammdaten aus CSV- oder JSON-Dateien und lädst Exporte für Buchhaltung, Archiv und Behörden herunter. Beide Bereiche liegen als getrennte Seiten in der Admin-Navigation: Importe und Exporte.

Daten importierenCopy Anchor Link

Auf der Seite Importe wählst du oben eines von fünf Importzielen (die Kacheln sind in der Oberfläche englisch beschriftet):

• Contacts – Kunden- und Kontaktdatensätze anlegen oder aktualisieren.
• Products – Katalogprodukte inklusive Bestand, Kategorien und Lieferanten.
• Product categories – verschachtelte Kategoriepfade anlegen.
• Vehicles – Kundenfahrzeuge, Räder und Flottendaten.
• Fault codes – Herstellerfehlercodes samt Ersatzteilen (siehe Moduleinstellungen).

Jeder Import akzeptiert CSV oder JSON (.json / .csv). Bei CSV wählst du das CSV-Trennzeichen: Auto, Semikolon (;), Komma (,) oder Tab. Excel-Dateien (.xlsx/.xls) werden nicht direkt gelesen – speichere sie vorher als CSV. Über die aufklappbaren Formatblöcke siehst du jeweils ein Beispiel und lädst es per JSON herunterladen / CSV herunterladen als Vorlage herunter.

So läuft ein Import abCopy Anchor Link

Kontakte importierenCopy Anchor Link

Es gibt zwei Modi, umschaltbar über den Schalter Bestehende Kontakte aktualisieren:

• Anlegen (Standard): legt neue Kontakte an. Mindestens Vor-/Nachname oder Firma ist erforderlich. Doppelte E-Mail-Adressen innerhalb der Datei werden übersprungen.
• Patch (Schalter aktiv): ordnet Zeilen über id (bevorzugt) oder email bestehenden Kontakten zu und aktualisiert nur die gefüllten Felder. Nicht zuordenbare Zeilen werden übersprungen. Nur in diesem Modus lassen sich created_at und updated_at überschreiben.

Unterstützte Felder (Auswahl, mit Spalten-Aliassen): first_name/last_name (oder name), email, phone, company, website, uid/vat_id, tax_number, salutation, academic_title, bank_name, iban, bic, image_url, notes, birthday, newsletter_accepted, automatic_emails, customer_type, customer_group.

• Adressen: entweder flach über shipping_* und billing_* (z. B. shipping_address1, billing_zip) oder strukturiert als addresses-Array (JSON) bzw. nummerierte Spalten address_1_type, address_1_address1 … (Typen: billing, shipping, private, work, other). Das Land wird über ISO-Code oder Ländername aufgelöst.
• Eigene Felder: als JSON-Objekt custom_fields oder als CSV-Spalten custom_fields_<slug> (z. B. custom_fields_kundenkategorie).

Mehr zur Pflege siehe Kontakte, Kundentypen & -gruppen und Eigene Felder.

Produkte importierenCopy Anchor Link

Pflichtfeld ist name. Fehlende Kategorien und Lieferanten werden beim Import automatisch angelegt.

• Preise: price für Netto oder price_gross für Brutto, gesteuert über price_input_mode (net / gross). Beträge werden auch in lokaler Schreibweise erkannt (20,45 ebenso wie 1.234,56).
• Standardwerte: ohne Angabe wird der Steuersatz auf 20 % und die Einheit auf Stück gesetzt.
• Bestand & Lager: quantity für die Menge; storage_name akzeptiert verschachtelte Pfade – das erste Segment ist das Lager, weitere Segmente bilden die Lagerort-Hierarchie (Trenner > oder /, z. B. Hauptlager > Regal A > Fach 3). Ohne Angabe landet der Bestand im Standardlager „Import".
• Weitere Felder: article_number, ean, description, purchase_price, weight, is_serialized, manufacturer, device_model, supplier_name, categories, custom_fields_<slug>.

Zwei Optionen stehen zur Verfügung:

• Kategorien automatisch aufteilen (/ und >) – zerlegt Kategorieangaben in Pfad-Ebenen. Mehrere Kategorien werden per Semikolon getrennt.
• Bestehende Produkte aktualisieren – Treffer werden über EAN, dann Artikelnummer gesucht; wird ein Produkt gefunden, wird es aktualisiert statt übersprungen.

Fahrzeuge importierenCopy Anchor Link

Fahrzeuge legst du gesammelt an; mit Bestehende Fahrzeuge aktualisieren werden Treffer per ID, FIN, Seriennummer, Kennzeichen und zuletzt Marke/Modell/Kunde aktualisiert statt dupliziert. Für Auswahlwerte verwendest du die technischen Werte aus dem Beispiel (z. B. bike, ebike, car, km). Mehr unter Fahrzeuge.

Vertiefend zu Produkten: Produkt anlegen, Produkt-Varianten, Kategorien und Lager & Bestand.

Produktkategorien importierenCopy Anchor Link

Lege Kategoriebäume in einem Schritt an. Pro Zeile gibst du entweder

• full_path mit dem vollständigen Pfad (Trenner >), z. B. Eltern > Kategorie > Unterkategorie, oder
• parent_path + name – der übergeordnete Pfad plus der neue Kategoriename.

Optional ist eine description. SimpliServ sortiert die Zeilen nach Tiefe, legt fehlende Ebenen in der richtigen Reihenfolge an und überspringt bereits vorhandene Pfade. Fehlt eine übergeordnete Kategorie, die nicht selbst Teil der Datei ist, wird die Zeile mit einem Hinweis als fehlgeschlagen markiert.

Exporte herunterladenCopy Anchor Link

Die Seite Exporte erfordert die Berechtigung Administration → Exporte → Lesen und bündelt mehrere Exporte:

Buchhalter-ExportCopy Anchor Link

Die Karte Buchhalter-Export liefert alle Unterlagen für die Buchhaltung eines Zeitraums. Wähle Von und Bis, optional eine Kasse (für das Kassenbuch Pflicht) und für Sammel-PDFs Dokumente pro Seite. Dann klickst du auf den gewünschten Export:

Ist das Buchhaltungsmodul aktiv, verweist zusätzlich die Karte Buchhaltung auf Buchhaltungs-Export öffnen und Kassenbuch öffnen; dann gilt das Kassenbuch aus dem Hauptbuch. Siehe Buchhaltungs-Export.

Aufbewahrung und VollexportCopy Anchor Link

Im Bereich Aufbewahrung und Vollexport zeigt SimpliServ die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für dein Land (Aufbewahrung bis, Letzter Vollexport). Mit Vollexport starten (Berechtigung Administration → Exporte → Vollexport) entsteht ein ZIP mit allen Belegen, Buchungen, Stammdaten und der Verfahrensdokumentation; den Download-Link bekommst du zusätzlich per E-Mail. Die Tabelle listet alle Vollexporte mit Status, Größe und Dateien. Solange Aufbewahrungspflichten laufen, kann das Konto ohne aktuellen Vollexport nicht gelöscht werden.

BerechtigungenCopy Anchor Link

• Importe sind über Administration → Einstellungen → Ansehen erreichbar.
• Exporte erfordern Administration → Exporte → Lesen, der Vollexport zusätzlich Administration → Exporte → Vollexport.

Wer welche Admin-Bereiche sieht, steuerst du unter Benutzer & Rollen.

Verwandte ThemenCopy Anchor Link

• Kontakt anlegen — was du nach dem Kontakt-Import von Hand pflegst und ergänzt.
• Produkt anlegen — Einzelanlage als Ergänzung zum Produkt-Massenimport.
• Eigene Felder — definiert die custom_fields_<slug>-Spalten, die der Import befüllt.
• GoBD-Archivierung — Aufbau und Aufbewahrung der Archivpakete, die du hier exportierst.
• DEP-Export (RKSV) — Hintergrund und Pflichten zum DEP7-Kassenexport.