Benutzer & Rollen
Mitarbeiter einladen oder direkt anlegen, Profile bearbeiten, Rollen vergeben und Berechtigungen feingranular steuern
→ Mitarbeiter öffnen · Rollen öffnen
Unter Administration → Team & Sicherheit lädst du dein Team ein, pflegst Profile und steuerst per Rollen, wer was darf. Die Seite Mitarbeiter öffnest du mit Administration → Benutzer → Ansehen oder Administration → Rollen → Ansehen.
Benutzer hinzufügen
Oben in der Tabelle Aktive Benutzer gibt es zwei Wege:
Per E-Mail einladen
Klicke auf Mitglied einladen (Berechtigung Administration → Benutzer → Einladungen → Anlegen). Trage Name und E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle, die die Person nach dem Annehmen erhält. Sie bekommt eine Einladungs-Mail und legt ihr Passwort selbst fest. In der Benutzerliste erscheint sie erst nach dem Annehmen. Mit Dienstvertrag gleich mitschicken (nur mit Recht Dienstvertrag → Vollzugriff) unterschreibt sie nach der Anmeldung gleich ihren Dienstvertrag.
Direkt anlegen
Mit Benutzer anlegen (Berechtigung Administration → Benutzer → Anlegen) legst du das Konto sofort selbst an – ohne Einladungs-Mail. Das ist praktisch für Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse: Benutzer ohne E-Mail-Adresse anlegen.
2FA empfehlen
Empfiehl deinem Team die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder erzwinge sie in den Sicherheitseinstellungen.
Offene Einladungen
Die Karte Einladungen zeigt alle Einladungen mit Status Ausstehend, Akzeptiert oder Abgelaufen sowie Läuft ab. Pro Zeile kannst du Einladung erneut senden oder Einladung löschen (Administration → Benutzer → Einladungen → Löschen). Bei Einladungen, die nicht per E-Mail zugestellt werden, öffnet Annahmelink den Einladungslink zum Kopieren und persönlichen Weitergeben.
Benutzer verwalten
Die Tabelle Aktive Benutzer zeigt Name, E-Mail, Rollen und Status (aktiv oder deaktiviert). Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Profil. Mehrere markierte Benutzer kannst du gesammelt Deaktivieren oder Reaktivieren.
Das Benutzerprofil zeigt die Karten Profil, Rollen und Berechtigungen (alle effektiven Rechte aus den Rollen), außerdem Stempel-PIN und Login-Karte. Oben rechts liegen Benutzer bearbeiten und unter Weitere Aktionen:
- Passwort zurücksetzen (Administration → Benutzer → Passwort → Zurücksetzen)
- PIN setzen bzw. PIN ändern – vierstellige PIN für Stempelsystem und Benutzerwechsel (Anwesenheit → Vollzugriff)
- Benutzer deaktivieren bzw. Benutzer reaktivieren
Profil bearbeiten
Auf der Bearbeiten-Seite (Administration → Benutzer → Bearbeiten oder Administration → Benutzer → Rollen → Bearbeiten) änderst du Profilbild, Name, E-Mail, Geburtsdatum und die Rollen. Zusätzlich:
- Kontaktgruppen beschränken – der Benutzer sieht nur Kontakte aus den gewählten Erlaubte Kontaktgruppen.
- Standorte – wo die Person arbeitet; mit mehreren Standorten ist sie Springer im Dienstplan. Siehe Standorte.
Rollen verwalten
Im Tab Rollen listet die Tabelle alle Rollen mit Name, Farbe, Beschreibung und der Anzahl der Berechtigungen. SimpliServ bringt Standardrollen mit; eigene legst du mit Neue Rolle an (Administration → Rollen → Anlegen).
Rolle anlegen oder öffnen
Klicke auf Neue Rolle oder auf eine bestehende Rolle (Administration → Rollen → Ansehen).
Name, Farbe, Beschreibung
Vergib Name, Farbe und Beschreibung.
Berechtigungen wählen
In der Karte Berechtigungen sind die Rechte nach Modul gruppiert. Suche nach einem Recht, filtere nach Aktiviert und schalte einzelne Rechte oder ganze Gruppen mit Alle aktivieren bzw. Alle deaktivieren.
Speichern
Speichere über die Speichern-Leiste. Eine Rolle löschst du über Weitere Aktionen → Rolle löschen (Administration → Rollen → Löschen).
Berechtigungen (RBAC)
Pro Rolle vergibst du Rechte je Modul, typischerweise getrennt nach Ansehen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen. Beispiele:
- Werkstatt-Mitarbeiter sehen Aufträge, aber keine Rechnungssummen
- Buchhaltung darf Rechnungen festschreiben, aber keine Kontakte löschen
Praxisbeispiele für typische Rollen stehen in Berechtigungen in der Praxis.
Stempeluhr-Berechtigungen
Diese Rechte steuern, wer die Stempeluhr nutzen und verwalten darf:
| Permission | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Anwesenheit → Ansehen | Eigene Stempelzeiten und Stempelstatus sehen |
| Anwesenheit → Stempeln | Selbst ein-/ausstempeln und Pause umschalten |
| Anwesenheit → Vollzugriff | Fremde Stempelzeiten bearbeiten, PINs setzen und zurücksetzen |
attendance.bypass_gate | Der Sperrbildschirm „Bitte einstempeln“ wird übersprungen – die App ist nutzbar, ohne selbst eingestempelt zu sein |
Wer den Bypass ohne Admin-Rechte braucht (z. B. Geschäftsführung), bekommt attendance.bypass_gate explizit an die Rolle.
Audit-Log
Sicherheitsrelevante Aktionen wie Rollenänderungen werden im Aktivitätsprotokoll dokumentiert.
Benutzer deaktivieren
Statt Mitarbeiter zu löschen, deaktivierst du sie. Historische Daten (z. B. Rechnungs-Ersteller) bleiben erhalten, der Zugriff ist entzogen. Ein deaktivierter Benutzer lässt sich jederzeit mit Benutzer reaktivieren wieder freischalten.
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attendance.*-Rechte
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