Benutzer ohne E-Mail-Adresse anlegen
Teammitglieder mit lokalem Anmeldenamen, Passwort und Rolle anlegen, wenn kein persönliches Postfach vorhanden ist
Nicht jedes Teammitglied braucht ein eigenes Postfach. Für Werkstatt, Lager, Kassa oder ein gemeinsam genutztes Terminal kannst du ein Benutzerkonto direkt anlegen. Das Konto meldet sich mit einem Anmeldenamen und einem von dir gesetzten Passwort an. Es wird keine Einladung verschickt.
Wann dieser Weg passt
Verwende Benutzer anlegen, wenn die Person:
- keine eigene E-Mail-Adresse hat,
- sich direkt mit einem internen Anmeldenamen anmelden soll,
- kein Einladungs-Mail benötigt,
- oder ein internes Konto für einen Arbeitsplatz bzw. ein Gerät braucht.
Wenn die Person eine eigene E-Mail-Adresse besitzt und ihr die Zugangsdaten selbst setzen soll, nutze stattdessen Mitglied einladen. Der Einladungsdialog verlangt Name, E-Mail-Adresse und Rolle und versendet eine Einladungs-Mail.
Ein Konto ohne Postfach ist kein E-Mail-Konto. SimpliServ verschickt dafür keine Einladung und kann keinen Passwort-Reset per Mail an diese Person senden.
Voraussetzungen und Berechtigungen
Für die Teamseite brauchst du admin.users.view und admin.roles.view. Der Button zum direkten Anlegen wird nur mit admin.users.create angezeigt. Rollen werden aus der vorhandenen Rollenliste geladen.
Für spätere Änderungen gelten eigene Rechte:
admin.users.updatefür Profildaten sowie Aktivieren und Deaktivieren,admin.users.roles.updatefür Rollenänderungen,admin.users.password.resetfür ein neues Passwort durch einen Admin.
Die Rechte vergibst du unter Benutzer & Rollen. Fehlt eines davon, ist die betreffende Aktion ausgeblendet oder nicht möglich.
Benutzer ohne E-Mail anlegen
Teamverwaltung öffnen
Öffne Administration → Benutzer oder direkt die Teamverwaltung. Die Benutzerliste liegt im Bereich Team.
Erstellen-Dialog starten
Klicke in der Benutzerliste auf den Button zum Erstellen eines Benutzers. Im seitlichen Dialog erscheint das Formular Benutzer anlegen.
Namen eintragen
Fülle Name mit dem Vor- und Nachnamen oder einer eindeutigen internen Bezeichnung aus. Das Feld ist erforderlich.
E-Mail-Schalter ausschalten
Deaktiviere Hat eine E-Mail-Adresse. Die Beschreibung im Formular weist ausdrücklich darauf hin: Mitarbeiter ohne Postfach erhalten stattdessen einen Anmeldenamen und keine E-Mails.
Anmeldenamen festlegen
Trage bei Anmeldename einen eindeutigen Wert ein, zum Beispiel maria oder werkstatt. Erlaubt sind laut Formular Buchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich und Unterstrich. Daraus bildet das System die Anmeldeadresse.
Passwort setzen
Trage ein Passwort mit mindestens vier Zeichen ein. Du kannst es selbst eingeben oder mit Erzeugen ein Passwort erstellen. Mit Passwort kopieren kannst du es vor dem Absenden sicher weitergeben.
Rolle auswählen
Wähle eine Rolle aus. Beim Anlegen wird genau eine Rolle ausgewählt; die Berechtigungen dieser Rolle gelten danach für das Konto.
Konto anlegen
Klicke auf Benutzer anlegen. Nach dem erfolgreichen Speichern zeigt SimpliServ die Bestätigung Konto angelegt.
Zugangsdaten direkt nach dem Anlegen sichern
Die Erfolgsansicht zeigt zwei Werte:
- Anmeldeadresse – der Login-Wert, den die Person beim normalen SimpliServ-Login verwendet.
- Passwort – das beim Anlegen gesetzte Passwort.
Beide Werte haben eine Kopierfunktion. Das Passwort wird laut Bestätigung nicht erneut angezeigt. Übergib es deshalb sofort über einen sicheren Kanal und speichere es nicht in einem öffentlichen Chat oder in einer frei zugänglichen Notiz.
Wenn du die Erfolgsansicht schließt oder einen weiteren Benutzer anlegst, kannst du das ursprüngliche Passwort nicht aus SimpliServ auslesen. Bei Verlust setzt du es mit Passwort zurücksetzen in den Benutzer-Details neu.
Was technisch anders ist
Wenn Hat eine E-Mail-Adresse ausgeschaltet ist, sendet das Frontend beim Erstellen kein email-Feld. Stattdessen übergibt es login_name zusammen mit Name, Passwort und der ausgewählten Rolle. Das Backend bildet daraus eine synthetische Anmeldeadresse.
Das bedeutet konkret:
- Es wird kein persönliches Postfach angelegt.
- Es wird keine Einladung versendet.
- Die Benutzerliste markiert das Konto als Kein Postfach.
- Der Login erfolgt trotzdem über den normalen Anmeldeweg mit der angezeigten Anmeldeadresse und dem Passwort.
- Für dieses Konto solltest du nicht mit E-Mail-Zustellung, E-Mail-Verifizierung oder einem Passwort-Reset per E-Mail planen.
Verwende beim Anmelden den Wert aus Anmeldeadresse, nicht nur den ursprünglichen Kurznamen. Das System erzeugt aus dem Anmeldenamen den tatsächlichen Login-Wert.
Konto später verwalten
Öffne die Person in der Benutzerliste, um die Detailseite aufzurufen. Dort kannst du – abhängig von deinen Rechten – das Konto bearbeiten, deaktivieren oder das Passwort zurücksetzen.
Passwort zurücksetzen
Öffne im …-Menü Passwort zurücksetzen, setze ein neues Passwort mit mindestens vier Zeichen und bestätige mit Passwort setzen. Verwende diesen Weg, wenn die Person ihr Passwort vergessen hat oder der ursprüngliche Wert nicht mehr sicher vorliegt. Dafür brauchst du admin.users.password.reset.
Konto deaktivieren oder reaktivieren
Mit Benutzer deaktivieren entziehst du den Zugriff. Historische Daten bleiben dabei erhalten. Ein deaktiviertes Konto kann sich nicht anmelden, bis ein berechtigter Admin es mit Benutzer reaktivieren wieder freischaltet. Dafür brauchst du admin.users.update.
Rolle und Stammdaten ändern
Die Bearbeitungsseite ist über /dashboard/admin/users/{userId}/edit erreichbar. Namens- und Rollenänderungen hängen von admin.users.update bzw. admin.users.roles.update ab. Das aktuelle Bearbeitungsformular erwartet eine gültige E-Mail-Adresse; bei einem Konto ohne Postfach solltest du daher für Rollen- oder Stammdatenänderungen zuerst prüfen, welche Felder deine Version zulässt. Das Passwort lässt sich unabhängig davon über Passwort zurücksetzen ändern.
Deaktiviere ein Konto nicht als Ersatz für ein neues Passwort. Wenn nur der Zugang verloren ging, setze das Passwort zurück. So bleiben Status und Historie des Kontos erhalten.
Fehlerbehebung
Der Erstellen-Button fehlt
Prüfe, ob dein Konto admin.users.create besitzt. Die Teamseite selbst benötigt zusätzlich admin.users.view und admin.roles.view. Ohne diese Rechte zeigt SimpliServ den passenden Bereich oder Button nicht an.
Es gibt keine Rolle zur Auswahl
Prüfe, ob Rollen vorhanden sind und ob du admin.roles.view besitzt. Ohne geladene Rollen kann das Formular nicht sinnvoll abgeschlossen werden.
Der Anmeldename wird abgelehnt
Verwende nur Buchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich und Unterstrich. Wähle außerdem einen Wert, der im Mandanten noch nicht verwendet wird. Für Personen ist ein kurzer, eindeutiger Name wie maria praktisch; für Arbeitsplätze ist eine Bezeichnung wie kassa-1 klarer.
Versehentlich E-Mail aktiviert
Schalte Hat eine E-Mail-Adresse wieder aus, bevor du speicherst. Erst dann zeigt das Formular Anmeldename statt E-Mail-Adresse an. Wenn du stattdessen eine Einladung mit E-Mail senden willst, brich den direkten Erstellvorgang ab und nutze Mitglied einladen.
Passwort verloren
Das ursprüngliche Passwort lässt sich nicht anzeigen. Ein Admin mit admin.users.password.reset muss ein neues Passwort erzeugen oder eintragen und es der Person sicher mitteilen.
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