Aktivitätsprotokoll
Nachvollziehen, wer wann welches Objekt in SimpliServ erstellt, geändert oder gelöscht hat — mit Vorher-Nachher-Vergleich, Filtern und Datenschutz-Maskierung
Das Aktivitätsprotokoll zeichnet automatisch auf, wer wann welches Objekt in SimpliServ erstellt, geändert oder gelöscht hat. Jede Zeile zeigt den Benutzer, die Aktion, das betroffene Objekt und – bei Änderungen – die alten und neuen Werte. So bleibt nachvollziehbar, wie sich Daten über die Zeit verändert haben.
Das Protokoll ist nur für Benutzer mit der Berechtigung Aktivitätsprotokoll ansehen (Administration → Aktivitätsprotokoll → Ansehen) sichtbar. Siehe Benutzer & Rollen.
Protokoll öffnen
Wechsle unter Administration → Team & Sicherheit zu Protokoll. Über das Suchfeld (Protokoll durchsuchen…) findest du Einträge per Stichwort.
Die neuesten Einträge stehen oben – die Tabelle ist standardmäßig nach Zeitpunkt absteigend sortiert.
Die Spalten
Jeder Eintrag besteht aus folgenden Feldern:
- Benutzer – wer die Aktion ausgelöst hat. Bei Aktionen ohne eingeloggten Benutzer bleibt das Feld leer.
- Aktion – farbig als Badge dargestellt: Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht, Wiederhergestellt oder Zuordnung geändert (z. B. eine Rolle wurde einem Benutzer zugeordnet).
- Objekt – Typ und ID des betroffenen Datensatzes, z. B.
Rechnung #842oderKunde #17. - Zeitpunkt – Datum und Uhrzeit der Aktion.
- Änderungen – die geänderten Felder als Vorher-Nachher-Vergleich.
- Alte Werte und Neue Werte – die vollständigen Werte vor bzw. nach der Änderung (standardmäßig ausgeblendet).
Die Spalte Änderungen zeigt bei „Aktualisiert“ nur die tatsächlich geänderten Felder als Vorher-Nachher-Vergleich. Bei „Erstellt" bzw. „Gelöscht" wird der angelegte bzw. entfernte Datensatz festgehalten. Lange Inhalte sind in der Zelle scrollbar dargestellt.
Über das Spalten-Menü kannst du Spalten ein- oder ausblenden. ID, Alte Werte und Neue Werte sind standardmäßig ausgeblendet.
Filtern und sortieren
Nach Benutzer filtern
Öffne den Filter Benutzer filtern und wähle eine oder mehrere Personen aus, um nur deren Aktionen zu sehen.
Nach Aktion filtern
Über Aktion filtern schränkst du auf einzelne Aktionen ein – Mehrfachauswahl ist möglich.
Nach Objekt und Zeitraum filtern
Mit Objekt filtern zeigst du nur bestimmte Objekttypen, z. B. Rechnungen oder Tickets. Der Filter in der Spalte Zeitpunkt begrenzt auf einen Datumsbereich.
Sortieren
Klicke auf eine Spaltenüberschrift (z. B. Zeitpunkt, Benutzer oder Aktion), um die Liste danach zu sortieren.
Was wird protokolliert?
SimpliServ protokolliert Änderungen an den zentralen Geschäftsobjekten automatisch – darunter z. B. Kunden, Tickets, Leads, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungen, Produkte, Lager, Aufgaben, Mitarbeiter-Verträge, Urlaubsanträge sowie Standort- und Einstellungs-Datensätze. Bei jeder dieser Entitäten löst das Erstellen, Ändern und Löschen automatisch einen Protokolleintrag aus.
Zusätzlich werden bei jedem Eintrag im Hintergrund auch IP-Adresse, Browser-Kennung und die aufgerufene URL mitgespeichert.
Auch Änderungen an benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) eines Objekts erscheinen im Protokoll – als eigener Vorher-Nachher-Vergleich.
Datenschutz: was nicht im Klartext erscheint
Sensible Felder werden nicht im Klartext protokolliert:
- Passwörter, Remember-Tokens und Tokens werden gar nicht aufgezeichnet.
- Werte in Feldern wie Passwort, Token, API-Key und Secret werden maskiert (
••••••••) dargestellt. - Lange Rich-Text-Inhalte (z. B. E-Mail-Texte) werden auf eine kurze Klartext-Vorschau gekürzt, statt den rohen Inhalt zu speichern.
Technische „Phantom-Änderungen" – etwa wenn ein Dezimalwert wie 39,90 und 39.9 denselben Datenbankwert ergeben – werden herausgefiltert und erzeugen keinen Eintrag.
Hinweise
- Das Protokoll ist schreibgeschützt: Einträge entstehen automatisch und lassen sich in der Oberfläche nicht nachträglich bearbeiten.
- Die Daten werden pro Mandant isoliert gespeichert. Mehr zur Architektur und zum Datenschutz findest du unter Sicherheit.
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