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GoBD-Archivierung

Wie SimpliServ archiviert, exportiert und GoBD-konform speichert

→ Exporte in SimpliServ öffnen

GoBD Archiv

Diese Anleitung beschreibt, wie SimpliServ Dokumente für die Buchhaltung revisionssicher ablegt und exportiert.

Allgemeines zur GoBD

GoBD ist die in Deutschland maßgebliche Verwaltungsvorschrift für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Im Kern fordert GoBD:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
  • Vollständigkeit und Ordnung,
  • zeitgerechte Erfassung,
  • Unveränderbarkeit,
  • maschinelle Auswertbarkeit.

Diese Prinzipien sind zugleich die technische Leitlinie für die Archiv- und Exportfunktionen in SimpliServ.

Was wird archiviert?

In der aktuellen Phase werden folgende Bereiche in einem gemeinsamen Compliance-Archiv gespeichert:

  • Rechnungen
  • Angebote (sobald versendet/final)
  • Kostenvoranschläge
  • Lieferscheine
  • Belege (fiskale Endzustände)
  • DEP7-Exportdateien pro Kasse und Monat

Warum ist das GoBD-orientiert?

Das System setzt auf drei zentrale Prinzipien:

  • Unveränderbarkeit: Die Dateien liegen in einem AWS S3 Bucket mit Object Lock im Compliance Mode.
  • Nachvollziehbarkeit: Jede Archivierung erzeugt strukturierte Metadaten, Hashes und einen Audit-Record.
  • Vollständige Auswertbarkeit: Exporte liefern Artefakte plus index.csv und export_manifest.json.

Rechtlicher Rahmen (Auszug):

  • GoBD (BMF, zuletzt überarbeitet am 14. Juli 2025)
  • AO §146 (ordnungsgemäße Buchführung)
  • AO §147 (Aufbewahrung)
  • HGB §257 (Aufbewahrung von Handelsbriefen)
  • UStG §14b (Aufbewahrung von Rechnungen)

Exporte in der Anwendung

Unter Exporte in der Verwaltung (Berechtigung Administration → Exporte → Lesen) lädst du die Archivdaten direkt aus dem Compliance-Speicher herunter:

  • Dokumentenarchiv-Export: Wähle den Dokumenttyp (Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge, Lieferscheine oder Belege) und einen Zeitraum, dann ZIP herunterladen. Das ZIP enthält die Artefakte plus index.csv und export_manifest.json.
  • DEP7-Export: Kasse und Zeitraum wählen und das DEP7-ZIP direkt herunterladen.
  • Buchhalter-Export: Rechnungs- und Beleg-PDFs, Kassenbuch und Buchhaltungsjournale für den Steuerberater. Details in Daten importieren & exportieren.

Technisch laufen diese Downloads über die Endpunkte /api/v1/archives/exports/<typ> und /api/v1/dep7/exports/download.

Aufbewahrung

Der Archiv-Bucket läuft im Compliance Mode mit 10 Jahren Retention. Das ist für die umgesetzten Dokumentarten mindestens ausreichend und konservativ.

Auf derselben Seite zeigt der Bereich Aufbewahrung und Vollexport unter Aufbewahrungsfristen, welches Regelwerk (Land deines Unternehmens) gilt, wie viele Jahre je Unterlagenart aufbewahrt werden und bis wann. Daten innerhalb der Frist lassen sich nicht löschen. Ist für das Unternehmen kein Land hinterlegt, gelten die strengsten Regeln (Deutschland).

Mit Vollexport starten (Berechtigung Administration → Exporte → Vollexport) erstellst du ein ZIP mit allen Belegen, Buchungen, Stammdaten und der Verfahrensdokumentation. So erfüllst du deine Aufbewahrungspflicht auch ohne SimpliServ, etwa nach einer Kündigung. Den Download-Link bekommst du zusätzlich per E-Mail, die Liste zeigt alle bisherigen Vollexporte. Solange Aufbewahrungspflichten laufen, kann das Konto ohne aktuellen Vollexport nicht gelöscht werden.

Quellen

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