RKSV-Logik & Fiskalisierung

→ Kassen in SimpliServ öffnen

Dieses Dokument erklärt, wie Belege in SimpliServ im Hintergrund verarbeitet werden, welche Belegarten es gibt und wann eine Fiskalisierung erforderlich ist. Es richtet sich an Mandanten, die mit Rechnungen, Zahlungen und der Kasse arbeiten.

GrundprinzipCopy Anchor Link

In SimpliServ werden Zahlungen und Belege sauber getrennt verarbeitet:

• Rechnung / Auftrag bildet den fachlichen Vorgang
• Zahlung dokumentiert, wie bezahlt wurde
• Receipt (Beleg) dokumentiert den Zahlungsvorgang und ist je nach Zahlungsart fiskalisiert oder nicht

So bleibt nachvollziehbar, welche Belege zur Kassa gehören und welche nicht.

Standardablauf mit RechnungCopy Anchor Link

Ein typischer Ablauf im System ist:

• Rechnung wird erstellt (oft auf Basis eines Auftrags)
• Zahlung wird erfasst
• Daraus wird ein passender Beleg (Receipt) erzeugt

Der Zahlungsfluss ist dabei:

Invoice → Payments → Receipts

Teilzahlungen sind möglich. Für jede Zahlung kann ein eigener Beleg entstehen.

Zahlungsarten und BelegverhaltenCopy Anchor Link

Welche Art von Beleg erzeugt wird, hängt von der Zahlungsart ab.

Bar- oder Kartenzahlung vor Ort (POS)Copy Anchor Link

Bei Zahlungen direkt an der Kasse wird ein BON-Beleg erstellt.

• Belegtyp: BON
• Fiskalisierung: Ja
• QR-Code: Ja

Diese Belege werden über die RKSV fiskalisiert und gehören zur Kassenführung.

Online-ZahlungCopy Anchor Link

Bei Online-Zahlungen (z. B. Stripe, Mollie) wird ein PAYMENT-Beleg erstellt.

• Belegtyp: PAYMENT
• Fiskalisierung: Nein
• QR-Code: Nein

Diese Zahlungen laufen nicht direkt über die Kasse und sind daher nicht RKSV-pflichtig.

BanküberweisungCopy Anchor Link

Auch bei manuell erfassten Überweisungen wird ein PAYMENT-Beleg erstellt.

• Belegtyp: PAYMENT
• Fiskalisierung: Nein
• QR-Code: Nein

POS-Ablauf für LaufkundschaftCopy Anchor Link

Für Verkäufe direkt an der Kasse unterstützt SimpliServ einen schnellen POS-Flow.

Beim Erstellen einer Quick Invoice passiert im Hintergrund Folgendes:

• Es wird eine Rechnung im System angelegt (damit Positionen korrekt gespeichert sind)
• Diese Quick Invoice ist technisch vorhanden, wird aber nicht wie normale Rechnungen in der regulären Rechnungsliste geführt
• Die Zahlung an der Kasse erzeugt einen fiskalisierten BON-Beleg

Das ist der empfohlene Ablauf für Laufkundschaft und schnelle Kassenverkäufe. Wie du die Kasse im Alltag bedienst, beschreibt das Kassensystem (POS).

Storno von BelegenCopy Anchor Link

Stornos werden in SimpliServ über Receipts abgebildet.

Das bedeutet:

• Es wird ein eigener Storno-Beleg erstellt
• Der Storno-Beleg referenziert den ursprünglichen Beleg
• Ob der Storno fiskalisiert wird, hängt davon ab, ob der ursprüngliche Beleg fiskalisiert war

So bleibt die Belegkette vollständig und nachvollziehbar. In der Kasse stornierst du einen Verkaufsbeleg im Journal über Beleg stornieren (Berechtigung Kassen → Bedienen (verkaufen)).

Nummernkreise und PrefixeCopy Anchor Link

Jede Belegart verwendet einen eigenen Nummernkreis mit eigenem Prefix. Dadurch sind Belege im Alltag leichter zu unterscheiden. Wie sich Format und Stellenanzahl konfigurieren lassen, erklärt der Abschnitt zu den Nummernkreisen.

BONCopy Anchor Link

BON-Belege werden für Bar- und Kartenzahlungen vor Ort verwendet.

• Key: BON
• Prefix: B
• Verwendung: POS-Barzahlung / POS-Kartenzahlung
• Format: B{Kassennummer}-{laufende Nummer}

Beispiele:

• B1-0001 – erster BON auf Kasse 1
• B1-0002 – zweiter BON auf Kasse 1
• B2-0001 – erster BON auf Kasse 2

CASH_MOVEMENTSCopy Anchor Link

Dieser Nummernkreis wird für Einlagen und Entnahmen verwendet.

• Key: CASH_MOVEMENTS
• Prefix: EA
• Verwendung: Einlage / Entnahme
• Format: EA{Kassennummer}-{laufende Nummer}

Beispiele:

• EA1-0001 – erste Einlage/Entnahme auf Kasse 1
• EA1-0002 – zweite Einlage/Entnahme auf Kasse 1
• EA2-0001 – erste Einlage/Entnahme auf Kasse 2

VOUCHERCopy Anchor Link

Dieser Nummernkreis ist für Gutschein-Belege vorgesehen.

• Key: VOUCHER
• Prefix: GS
• Verwendung: Gutschein-Belege
• Format: GS{Kassennummer}-{laufende Nummer}

Beispiele:

• GS1-0001 – erster Gutschein-Beleg auf Kasse 1
• GS1-0002 – zweiter Gutschein-Beleg auf Kasse 1
• GS2-0001 – erster Gutschein-Beleg auf Kasse 2

PAYMENTCopy Anchor Link

PAYMENT-Belege werden für nicht-kassengebundene Zahlungen verwendet, z. B. Online-Zahlungen oder Überweisungen.

• Key: PAYMENT
• Prefix: P
• Verwendung: Online-Zahlung / Banküberweisung
• Format: P-{laufende Nummer}

Beispiele:

• P-00001 – erster PAYMENT-Beleg
• P-00002 – zweiter PAYMENT-Beleg

Aufbau der BelegnummernCopy Anchor Link

Bei allen kassengebundenen Belegen wird die Kassennummer in die Belegnummer aufgenommen. Dadurch ist sofort erkennbar, zu welcher Kasse ein Beleg gehört.

Das betrifft insbesondere:

• BON
• CASH_MOVEMENTS
• VOUCHER

Beim Typ PAYMENT gibt es keine Kassennummer, da diese Belege nicht an eine offene Kasse gebunden sind.

KassenberichtCopy Anchor Link

Im Kassenbericht werden alle kassenrelevanten Vorgänge zusammengeführt. Dazu gehören typischerweise:

• Barzahlungen
• Kartenzahlungen vor Ort
• Einlagen und Entnahmen
• Gutscheinvorgänge (je nach verwendetem Prozess)

Zahlungen, die nicht direkt über die Kasse laufen (z. B. Online-Zahlungen oder Überweisungen), sind grundsätzlich nicht Teil des Kassenberichts, sofern sie nicht bewusst als Kassenumsatz verarbeitet werden.

Den Kassenbericht exportierst du in der Detailansicht der Kasse über Kassenbericht: Zeitraum wählen und Bericht exportieren klicken.

Fiskalisierung einfach erklärtCopy Anchor Link

Die Fiskalisierung sorgt dafür, dass kassenrelevante Zahlungen manipulationssicher aufgezeichnet werden. In Österreich ist das durch die RKSV geregelt. SimpliServ signiert die Belege über fiskaly. Beim Anlegen einer Kasse fragt SimpliServ, ob du eine RKSV-Registrierkasse brauchst (Pflicht ab 15.000 € Jahres- und 7.500 € Barumsatz); ohne RKSV entstehen echte Belege, aber ohne Fiskalisierung. Die Einrichtung beschreibt Startbeleg, Nullbeleg & Jahresbeleg.

Wann wird fiskalisiert?Copy Anchor Link

Fiskalisiert werden Zahlungen, die direkt vor Ort an der Kasse erfolgen, zum Beispiel:

• Barzahlung
• Kartenzahlung am Terminal

Diese Belege erhalten einen QR-Code und werden in der fiskalischen Belegkette signiert.

Wann wird nicht fiskalisiert?Copy Anchor Link

Nicht fiskalisiert werden Zahlungen, die nicht direkt an der Kasse stattfinden, zum Beispiel:

• Online-Zahlungen
• Banküberweisungen

Diese Belege erhalten keinen RKSV-QR-Code.

ÜbersichtCopy Anchor Link

Verwandte ThemenCopy Anchor Link

• Startbeleg, Nullbeleg & Jahresbeleg (RKSV) — die Pflichtbelege rund um Inbetriebnahme, Monats- und Jahresabschluss
• Kassensystem (POS) — Sitzungen, Verkäufe, Teilzahlungen und Storno im Kassenalltag
• Kasse einrichten — Registrierkassen anlegen und das Bon-Layout gestalten
• DEP-Export (RKSV) — das RKSV-Datenerfassungsprotokoll pro Kasse und Zeitraum exportieren
• FinanzOnline — Registrierkasse über den FinanzOnline-Webservice anmelden