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Kassensystem (POS)

Bargeschäfte über die SimpliServ-Kasse abwickeln – Sitzungen, Verkäufe, Aufträge und Rechnungen an der Kasse, Storno, Barbewegungen, Kassensturz und Berichte

→ Kassen in SimpliServ öffnen

Die integrierte Kasse von SimpliServ eignet sich für Werkstatt-Theken, Ladengeschäfte und mobile Verkäufe. Sie deckt Bar- und Kartenverkäufe, Gutscheine (→ Details), Teilzahlung, das Kassieren von Aufträgen und Rechnungen, Storno und fiskalisierte Belege ab. Wie der Kassenbildschirm selbst aufgebaut ist (Kacheln, Warenkorb, Checkout), erklärt Kassenbildschirm (Schnellverkauf).

Begriffe

BegriffWas es bedeutet
KassensitzungEin Geschäftstag an einer Kasse. Wird eröffnet und mit dem Tagesabschluss geschlossen.
BONBar- oder Kartenbeleg eines Verkaufs. Bei RKSV-Kassen signiert.
GS-BelegBeleg eines Gutscheinverkaufs (GS…).
TagesabschlussAbschlussbericht beim Schließen der Sitzung (Z-Bericht). Unveränderlich, archiviert.
ZwischenberichtTagesstand bei offener Sitzung.
KassenberichtChronologischer Bericht über einen frei wählbaren Zeitraum mit Tagessummen, Kassenbewegungen und Belegliste.
KassensturzZählprotokoll nach Scheinen und Münzen, unveränderbar abgelegt.

Kassensitzung

Kassa eröffnen

Öffne die Kasse unter Kassen und klicke Kassa eröffnen. Die Sitzung startet sofort, ohne Eingabe: Als Startbestand übernimmt SimpliServ den gezählten Betrag des letzten Abschlusses, weil das Bargeld in der Lade bleibt; die allererste Sitzung einer Kasse beginnt bei 0. Pro Kasse gibt es eine Sitzung je Geschäftstag; ist der Tag bereits abgeschlossen, lässt sich die Kasse erst am nächsten Tag wieder eröffnen. Ist die Kasse einem anderen Bediener zugewiesen, kannst du sie übernehmen; der bisherige Bediener wird dabei abgemeldet. Details: Kassensitzung starten.

Verkäufe abwickeln

Mit Schnellverkauf öffnest du den Kassenbildschirm. Siehe Verkauf erfassen.

Zwischenbericht (optional)

Bei offener Sitzung lädst du über Zwischenbericht den aktuellen Stand herunter, wahlweise als Bon (80 mm) oder PDF (A4).

Sitzung schließen

Klicke Tagesabschluss. Im Dialog Kassa schließen siehst du den Soll-Bestand und zählst das Bargeld nach Scheinen und Münzen oder trägst mit Nur Gesamtbetrag nur den Gezählter Betrag ein. Verlangt dein Betrieb eine Zählliste beim Abschluss, ist die Zählung nach Stückelung Pflicht. SimpliServ erzeugt den Tagesabschluss mit Umsatz, Zahlart-Aufteilung und Differenz (gezählt minus erwartet).

Die Kassenansicht zeigt zur laufenden Sitzung Startbestand, Bar- und Kartenverkäufe, Ein- und Auszahlungen, Bar-Stornos und den Soll-Bestand. Darunter liegen die Reiter Sitzung (Belege der aktuellen Sitzung), Gesamt (alle Belege der Kasse) und, mit Berechtigung, Kassenstürze.

Kassen können sich auch automatisch öffnen und täglich zu einer festen Uhrzeit schließen. Das richtest du in den Kasseneinstellungen ein, siehe Kasse einrichten.

Verkauf erfassen

Den Ablauf am Kassenbildschirm beschreibt Kassenbildschirm (Schnellverkauf) ausführlich. Die wichtigsten Punkte:

Produkte hinzufügen

  • Kategorie-Kacheln: Durch Kategorien navigieren, Produktkachel antippen.
  • Suche oben (F8): Live-Vorschläge für Produkte sowie Rechnungen, Aufträge, Tickets und Fahrzeuge (siehe Sichtbare Nummer tippen oder scannen).
  • Barcode-Scanner: Erkennt Produktcode, Seriennummer sowie die Codes INV-, ORD-, CR- und CF- auf Rechnungen, Aufträgen und Tickets.
  • Schnellverkauf-Kachel: Freie Position mit Bezeichnung, Bruttopreis, Steuersatz und Menge, kein Produkt nötig.

Pro Position bearbeiten

Auf eine Zeile tippen öffnet den Dialog Position bearbeiten: Menge, Einzelpreis, Rabatt in % oder als Betrag, Endpreis pro Stück, Notiz für Bon und Rechnung, Position entfernen. Bei serialisierten Artikeln erfasst oder scannst du die Seriennummern pro Stück.

Im Checkout

  • Gesamtrabatt in % (Schnellwahl 5/10/15/20 %) oder als Betrag. Wählst du einen Kunden, wird dessen Rabatt aus Kunde oder Kundengruppe vorgeschlagen, solange du keinen eigenen eingetragen hast.
  • Gutschein- oder Coupon-Code einlösen (Promo-Coupon mindert den Preis; ein Wertgutschein wirkt als Zahlungsmittel, siehe Gutscheine).
  • Beleg: Drucken, Digital (QR) oder E-Mail (Digitaler Kassenbon).

Zahlung

Hotkey F2. Im Feld Betrag jetzt trägst du den erhaltenen Betrag ein (F9 springt hinein); das Rückgeld rechnet die Kasse aus. Schnellknöpfe bieten den exakten Betrag und den auf 10, 50 und 100 aufgerundeten Betrag an.

Mit Mehrere Zahlungsarten verteilst du den Betrag auf Bar und Karte, siehe Zahlungsarten an der Kasse.

Sonderfälle

  • 0 € Verkauf: Erlaubt, sobald mindestens eine Position im Warenkorb liegt (z. B. 100 % Rabatt oder voll deckender Gutschein).
  • Mehrere Steuersätze in einem Verkauf: Die Kasse weist darauf hin und bietet an, auf einen Satz zu vereinheitlichen; du kannst die Sätze auch behalten.
  • Serialisierte Artikel: Jedes Stück braucht eine Seriennummer. Fehlen welche, geht es nicht zum Checkout.
  • Lagerbestand: Kacheln zeigen den Bestand. Reicht er nicht, fragt die Kasse nach; mit Trotzdem verkaufen verkaufst du trotzdem. Serialisierte Artikel lassen sich nicht überverkaufen.

Aufträge & Rechnungen am POS

Auftrag scannen (Bezahlen)

Auftragscode ORD-<Nummer> oder Auftrags-QR scannen. SimpliServ:

  1. Sucht den Auftrag. Ist er storniert oder schon vollständig erledigt, erscheint ein Hinweis.
  2. Sperrt den Auftrag für diese Kasse, damit nicht zwei Kassen ihn gleichzeitig kassieren. Ist er an einer anderen Kasse offen, kannst du ihn nur mit der passenden Berechtigung übernehmen.
  3. Lädt die offenen Positionen und zeigt oben Gesamt, Bezahlt und Offen.
  4. Ein gescannter Auftrag wird ausschließlich bezahlt, zusätzliche Artikel lassen sich nicht hinzufügen. Positionen kannst du aus dem Auftrag entfernen, solange noch keine Zahlung erfasst ist; die Lagerreservierung wird dabei freigegeben.
  5. Bei Zurück im Checkout wird die Bindung verworfen: leerer Warenkorb, Sperre freigegeben, erneuter Scan nötig.

Ist ein Auftrag bereits bezahlt, aber die Ware noch nicht abgeholt, öffnet die Kasse den Übergabe-Modus: Du buchst die Ware ohne weitere Zahlung aus.

Wird ein Auftrag an der Kasse vollständig bezahlt, wird die Ware automatisch ausgeliefert und der Lagerbestand reduziert. Bei einer Teilzahlung bleibt der Auftrag offen.

Rechnung scannen (INV-)

INV--Code scannen: Die Rechnungspositionen werden geladen und die Kasse springt direkt in den Checkout mit dem offenen Betrag.

Ticket scannen (CR-/CF-)

  • CR-Code (QR auf dem Ticket) wird direkt aufgelöst.
  • CF-Nummer (sichtbare Ticketnummer wie CF-0057) wird über die Suche aufgelöst.

Hat das Ticket eine Rechnung, wird diese geladen, sonst der verknüpfte Auftrag.

Sichtbare Nummer tippen oder scannen

Im Suchfeld oben kannst du auch tippen statt scannen. Die Vorschläge zeigen Produkte und darunter Rechnungen, Aufträge, Tickets und Fahrzeuge, jeweils gefunden über die sichtbare Nummer. Die Auswahl lädt das Objekt direkt in die Kasse.

Storno

Einen Beleg stornierst du im Kassenbuch der Kasse (Reiter Sitzung oder Gesamt) oder in der Zahlungsliste über das Belegmenü mit Beleg stornieren. Dafür brauchst du Kassen → Bedienen (verkaufen). Du wählst, ob der Betrag Bar oder per Überweisung zurückgezahlt wird. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Mehr unter Belegkorrekturen.

Storno-FallVerhalten
Bar- oder KartenverkaufNegativer Storno-Beleg, bei RKSV signiert; der Originalbeleg gilt als storniert.
Lager bei Storno eines KassenverkaufsWird zurückgebucht, Seriennummern werden wieder verfügbar.
Mit Wertgutschein bezahlter VerkaufRückzahlung bar oder per Überweisung, der Gutschein-Saldo wird nicht wieder aufgeladen.
Gutscheinverkauf (GS-Beleg)Nur möglich, solange der Gutschein nie eingelöst wurde.

Bargeld-Bewegungen

Bei offener Sitzung erfasst du in der Kassenansicht:

  • Einzahlen, z. B. Wechselgeld aus der Bank: Kassenstand +
  • Auszahlen, z. B. Bankeinzahlung oder Barausgabe: Kassenstand −

Du gibst Betrag und Beschreibung an und, bei aktiver Buchhaltung, einen Zweck wie Bankeinzahlung, Ausgabe oder eine Privatentnahme. Beide Bewegungen stehen im Tagesabschluss und im Kassenbericht. Je nach Einstellung Negativer Kassenbestand werden Entnahmen über dem Kassenbestand gesperrt oder nur mit Warnung erlaubt.

Im Menü der Kassenansicht findest du außerdem:

  • Kassensturz: Zwischensturz, Kassenübergabe beim Schichtwechsel oder Prüfung des Anfangsbestands; das Protokoll steht als PDF im Reiter Kassenstürze.
  • Trinkgeld erfassen: Trinkgeld für eine Person oder den Team-Topf, zählt nicht zum Umsatz.
  • Mit Hauptbuch abstimmen: bei aktiver Buchhaltung das Kassenbuch mit dem Hauptbuch abstimmen.

Berichte

BerichtWannInhalt
ZwischenberichtBei offener Sitzung auf KnopfdruckAktueller Tagesstand
TagesabschlussBeim Schließen der SitzungUmsatz, Steuersätze, Zahlarten, Gutscheine, Differenz
KassenberichtBeliebiger ZeitraumTagessummen, Kassenbewegungen und Belegliste
UmsatzübersichtBeliebiger Zeitraum bis 12 MonateAuswertungen nach Artikel, Steuersatz, Kategorie, Kassier, Gutscheinen u. a. als PDF oder CSV

Mehr dazu in Kassenberichte. Mit der Berechtigung Administration → Exporte → Lesen stehen in der Kassenansicht außerdem DEP-Export und Prüfer-Export (ZIP mit DEP7-Daten, Belegjournal, Z-Berichten und Stammdaten) bereit.

Fiskalisierung (RKSV)

In Österreich fiskalisiert SimpliServ Kassen nach RKSV. Beim Anlegen der ersten Kasse entscheidest du, ob du eine RKSV-Registrierkasse brauchst, und aktivierst sie mit deiner UID und den FinanzOnline-Zugangsdaten, siehe Kasse einrichten. Für Deutschland und die Schweiz ist die gesetzeskonforme Fiskalisierung noch nicht verfügbar; dort legst du eine nicht-fiskale Kasse an.

  • Bei RKSV-Kassen wird jeder Verkauf, Gutscheinbeleg und Storno signiert.
  • Fällt die Sicherheitseinrichtung aus, wird der Beleg trotzdem mit Ausfallvermerk ausgegeben.
  • Details: RKSV-Logik & Fiskalisierung.

Rechnung und Kassenbeleg

Ein reiner Bar- oder Kartenverkauf erzeugt nur den Kassenbeleg, keine Rechnung mit Nummer in der Rechnungsliste. Echte Rechnungen entstehen an der Kasse bei der Zahlart „Rechnung" oder bei Teilzahlung. Braucht der Kunde zusätzlich eine A4-Rechnung, erstellst du sie über A4-Rechnung drucken; der Kassenbeleg bleibt das steuerliche Dokument.

GoBD-Archivierung

Sämtliche Belege und Tagesabschlüsse werden automatisch GoBD-konform archiviert. Details siehe GoBD-Archivierung.

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