Gutscheine
Mehrzweck- und Einzweckgutscheine verkaufen, einlösen und stornieren – inklusive korrekter Umsatzsteuer-Behandlung
→ Gutscheine in SimpliServ öffnen
SimpliServ unterstützt zwei steuerlich unterschiedliche Gutschein-Typen. Die richtige Wahl ist Pflicht – ein falsch ausgewählter Typ führt zu falscher USt-Behandlung beim Verkauf oder bei der Einlösung.
Mehrzweck vs. Einzweck – die Kern-Unterscheidung
Steuerlich existieren in Österreich/Deutschland zwei Gutschein-Arten. Welche du brauchst, hängt davon ab, ob beim Verkauf schon feststeht, was der Gutschein einlöst und mit welchem Steuersatz.
| Merkmal | Mehrzweckgutschein | Einzweckgutschein |
|---|---|---|
| Einlösbar für | Beliebige Waren oder Leistungen | Ein bestimmtes Produkt oder eine Leistung mit feststehendem Steuersatz |
| USt beim Verkauf | 0 % – noch keine steuerpflichtige Leistung | Voller Steuersatz der späteren Leistung (z. B. 20 %) |
| USt bei Einlösung | Ware wird voll versteuert; Gutschein wirkt nur als Zahlungsmittel | Ware wird 0 % verbucht (USt wurde bereits beim Verkauf abgeführt) |
| Im Beleg | GS-Beleg mit 0 %-USt-Bucket | GS-Beleg mit z. B. 20 %-USt-Bucket |
| Im Tagesabschluss | Kein Umsatz beim Verkauf – Umsatz entsteht erst bei Einlösung | Umsatz wird bereits beim Verkauf gebucht |
| Typische Anwendung | Geschenkgutschein „50 € auf alles" | Wertgutschein für eine bestimmte Behandlung („1 × Reifenwechsel") |
Im Zweifel: Mehrzweck. Nur wenn beim Verkauf die spätere Leistung exakt feststeht (z. B. „1 × Inspektion") und immer ein fixer Steuersatz gilt, nimm Einzweck.
Gutschein verkaufen (am POS)
Kachel „Gutschein verkaufen" wählen
Im Kassen-Verkauf auf der Produkt-Auswahl die Kachel Gutschein verkaufen anklicken.
Werte erfassen
- Nennwert: das spätere Einlöse-Guthaben des Gutscheins (z. B. 50 €)
- Verkaufspreis: was der Kunde tatsächlich bezahlt (Standard = Nennwert). Abweichende Werte sind erlaubt (z. B. Nennwert 60 € verkauft für 50 € als Promo).
- Steuertyp: Mehrzweck oder Einzweck
- Steuersatz (nur Einzweck): z. B. 20 %, 10 %, 0 %
- Produkt-Bindung (optional, nur Einzweck): an konkretes Produkt knüpfen – bei Einlösung wird Lager automatisch reduziert
- Menge: mehrere identische Gutscheine in einem Vorgang (1 – 50)
- Gültig bis (optional)
- Name (optional, z. B. „Geburtstag Anna")
Zahlart und Abschluss
Bar oder Karte wählen, Bezahlbetrag eingeben, Abschließen. SimpliServ erzeugt einen GS-Beleg (GS{Kassen-Nr.}-{laufende Nummer}) und druckt für jeden ausgegebenen Gutschein ein PDF mit Code und QR.
Waren und Gutscheinverkauf gemeinsam im selben Verkauf sind nicht erlaubt – sie brauchen je einen eigenen Beleg (BON für Waren, GS für Gutschein). Der Kassier wickelt sie nacheinander ab.
Gutschein einlösen
Ware in den Warenkorb
Wie ein normaler Verkauf: Produkte hinzufügen.
Gutscheincode eingeben
Im Checkout den Code (VCH-XXXXXXXXXX) in das Gutschein-Feld einscannen oder eintippen. Einlösen klicken.
System rechnet automatisch
- Mehrzweck: Saldo des Gutscheins wird angewandt – bis zum Warenwert. Verbleibt etwas Saldo, bleibt er für spätere Einlösungen erhalten. Reicht der Saldo nicht, wird der Rest mit Bar/Karte beglichen.
- Einzweck: Die durch den Gutschein gedeckte Ware wird mit 0 % USt verbucht (Steuer wurde beim Verkauf bereits abgeführt). Restliche Ware bleibt voll versteuert.
Abschluss
Beleg drucken. Mehrzweck: voller Umsatz wird beim Verkauf jetzt erst versteuert (Verkauf bei Gutschein-Ausgabe war 0 %). Einzweck: keine Doppel-USt.
Gutschein-Einlösung + Teilzahlung gleichzeitig ist nicht möglich (würde die Saldo-Logik gefährden). Die Kasse blockt das mit einem Hinweis.
Mehrfach-Einlösung (Restguthaben)
Ein Mehrzweckgutschein mit 50 € Saldo kann z. B. erst für 30 € Ware genutzt werden (verbleibender Saldo 20 €), später für die restlichen 20 €. Das System schreibt jede Einlösung in die Coupon-Redemption-Historie und reduziert den Saldo atomar (lock-für-update gegen Doppel-Einlösung).
Gutschein-Saldo & Validierung
Am POS zeigt das Gutschein-Feld nach Eingabe sofort den nutzbaren Betrag
(berechnet als min(verfügbarer Saldo, Warenkorbsumme)). Validierungs-Regeln:
- Gültigkeitsdatum noch nicht erreicht
- Nicht storniert
- Nicht durch Verwendungslimit erschöpft
- Saldo > 0
Bei Verletzung erscheint eine klare Fehlermeldung statt eines stillen Fehlschlags.
Storno-Regeln
| Storno-Fall | Verhalten |
|---|---|
| Verkauf, der mit Mehrzweck-Gutschein bezahlt wurde, wird storniert | Bar-Rückgabe. Der Gutschein-Saldo wird NICHT wiederaufgeladen (der Kunde hat den Gutschein typischerweise nicht mehr). |
| GS-Beleg (Gutschein-Verkauf), Gutschein noch nicht eingelöst | Storno erlaubt → Gutschein wird entwertet (Saldo = 0, Status cancelled). |
| GS-Beleg, Gutschein bereits (teilweise) eingelöst | Storno blockiert – die Einlösung müsste rückabgewickelt werden. Hinweis-Toast für Kassier. |
| Einlösung wird storniert (Beleg mit Gutschein als Zahlungsmittel) | Wie Bar-Verkauf-Storno: Storno-Beleg negativ, kein automatisches Saldo-Restore. |
Gutschein entwerten (Cancel)
Im Back-Office (Coupons-Liste) kann ein Gutschein manuell gecancelt
werden. Saldo wird auf 0 gesetzt, Status cancelled. Spätere Einlöse-Versuche
werden mit coupon_inactive abgewiesen.
Fiskalische Behandlung – Kurzfassung
- Beleg-Typ: GS-Beleg, signiert (RKSV)
- USt: 0 % (Zero-Bucket)
- Z-Bericht: Kein Umsatz, aber „Gutscheine ausgegeben" wird ausgewiesen
- Kassen-Lade: Bargeld geht ein
Beispiele
Beispiel 1 – Mehrzweck 50 € voll auf 30 € Ware
- Kunde kommt mit
VCH-ABC(Mehrzweck, Saldo 50 €) - Kassier ringt 30 € Ware
- Gutschein eingelöst → Voucher zieht 30 €, Saldo 50 → 20
- 0 € Bar, Bon zeigt: Ware 30 €, Tender „Gutschein 30 €"
Beispiel 2 – Mehrzweck reicht nicht, Rest Bar
- Saldo 30 €, Warenkorb 80 €
- Gutschein deckt 30 €, fehlende 50 € als Bar
- Bon: 2 Tender (Gutschein 30 + Bar 50), Kassen-Lade +50
Beispiel 3 – Einzweck 20 % auf gebundenes Produkt
- Gutschein wurde verkauft als „1 × Inspektion" mit 20 % USt → schon bei Verkauf 16,67 € Netto + 3,33 € USt → 20 € brutto
- Bei Einlösung wird die Inspektion 0 % verbucht – die USt wurde bereits abgeführt
- Kein zusätzlicher Umsatz im Z-Bericht für den gedeckten Anteil
Gutschein-Übersicht im Back-Office
Unter Gutscheine sind alle aktiven und ausgegebenen Gutscheine auffindbar – mit Saldo, Verwendungs-Historie, Status (aktiv/cancelled), Ablaufdatum. Filter nach Code, Kunde, Saldo-Range.
Häufige Fehler
| Problem | Ursache / Lösung |
|---|---|
| „Gutschein kann nicht mit Teilzahlung kombiniert werden" | Beides geht nicht gleichzeitig – entscheiden zwischen Voll-Einlösung oder reiner Teilzahlung. |
| „coupon_inactive" beim Einlösen | Gutschein cancelled, abgelaufen oder Saldo 0. |
| „coupon_invoice_locked" | Rechnung ist bereits in einem Zustand, der keine Gutschein-Änderung erlaubt (z. B. teilbezahlt im Back-Office). |
| „Gutscheinverkauf und Artikel können nicht in einem Verkauf kombiniert werden" | Zwei separate Verkäufe abwickeln – einer für die Ware, einer für den Gutschein. |
| GS-Storno blockiert | Gutschein wurde bereits eingelöst – Einlösungs-Beleg zuerst stornieren, oder Gutschein cancellen. |
Verwandte Themen
- Kassensystem (POS) — Gutscheine werden direkt im Kassen-Verkauf ausgegeben und eingelöst.
- Digitaler Kassenbon — der GS-Beleg lässt sich als Online-Beleg per Link oder QR an Kunden weitergeben.
- RKSV-Logik & Fiskalisierung — wie GS-Belege signiert und im Z-Bericht behandelt werden.
- Rabatt-Coupons — Rabattcodes für Prozent- oder Festbetrag, abzugrenzen vom Wert-Gutschein.
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