BAO-Compliance
Welche BAO-Anforderungen SimpliServ technisch abdeckt und wie GoBD einzuordnen ist
→ Exporte in SimpliServ öffnen
Dieser Beitrag beschreibt, wie SimpliServ BAO-Anforderungen technisch umsetzt.
BAO im Überblick
Die Bundesabgabenordnung (BAO) regelt in Österreich, wie Bücher, Aufzeichnungen und Belege zu führen, aufzubewahren und im Prüfungsfall verarbeitbar bereitzustellen sind.
Für Software-Systeme bedeutet das insbesondere:
- Vollständigkeit und geordnete Führung,
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen,
- Aufbewahrung über die gesetzliche Frist,
- maschinelle Auswertbarkeit und Prüfbarkeit.
Allgemeines zur GoBD (Einordnung)
GoBD ist eine deutsche Verwaltungsvorschrift zur ordnungsgemäßen digitalen Buchführung und Belegaufbewahrung. Inhaltlich gibt es starke Überschneidungen mit BAO-Anforderungen: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Auswertbarkeit. Wie SimpliServ archiviert und exportiert, ist in der GoBD-Archivierung ausführlich beschrieben.
SimpliServ nutzt diese Grundprinzipien als technisches Leitbild, während die rechtliche Primärbewertung für österreichische Unternehmen über BAO erfolgt.
Wie SimpliServ BAO technisch abdeckt
1) Einheitliches Compliance-Archiv (WORM)
Alle archivierten Objekte (Rechnungen, Angebote, Belege, DEP7-Artefakte) liegen in einem gemeinsamen S3-Archivbucket mit Object-Lock-Retention.
archives/{tenant_id}/{year}/{month}/...Damit sind Unveränderbarkeit und Mandantentrennung technisch sauber umgesetzt.
2) Strukturierte, unveränderliche Dokument-Snapshots
Jedes archivierte Dokument enthält:
archive.json(kanonische Geschäftsdaten, Metadaten, Manifest),document.pdf(Belegdarstellung).
Das schafft eine reproduzierbare Prüfspur.
3) Integritäts- und Nachvollziehbarkeitsdaten
Archivdatensätze enthalten Hashes, Zeitstempel und Referenzen auf Artefakte. So bleibt Manipulation erkennbar und die Historie nachvollziehbar.
4) Direkte Exportierbarkeit für Prüfungen
Unter Exporte lädst du mit dem Dokumentenarchiv-Export archivierte Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge, Lieferscheine oder Belege für einen Zeitraum als ZIP herunter. Jeder Export enthält die Artefakte plus index.csv und export_manifest.json. Technisch läuft das über /api/v1/archives/exports/<typ>.
Zusätzlich erstellt der Vollexport ein ZIP mit allen Belegen, Buchungen, Stammdaten und der Verfahrensdokumentation, damit du deine Aufbewahrungspflicht auch ohne SimpliServ erfüllst. Die geltenden Fristen je Unterlagenart zeigt die Karte Aufbewahrungsfristen auf derselben Seite. Mehr dazu in der GoBD-Archivierung.
5) DEP7-Export direkt aus Archivdaten
DEP7 wird als ZIP direkt aus den archivierten Monatsobjekten bereitgestellt; auf der Seite Exporte wählst du dafür Kasse und Zeitraum. Das macht die Ausgabe konsistent und prüfbar. Die genaue Anleitung zum DEP-Export (RKSV) findest du in einem eigenen Beitrag.
6) Aufbewahrung über Mindestniveau
BAO §132 sieht grundsätzlich 7 Jahre Aufbewahrung vor (mit Verlängerung bei laufender Relevanz für Verfahren). Die eingesetzte 10-Jahres-Retention ist strenger und damit konservativ ausgelegt.
BAO-Mapping (technische Sicht)
BAO §131 (ordnungsmäßige Führung / maschinelle Aufzeichnungen)
Technische Abdeckung:
- geordnete Ablagestruktur nach Mandant/Jahr/Monat/Typ,
- kanonisierte Datensätze und deterministische Exporte,
- maschinell auswertbare Daten und direkte Ausgabe (ZIP + Dateien).
BAO §132 (Aufbewahrung und Lesbarmachung)
Technische Abdeckung:
- immutable Aufbewahrung,
- Retention über gesetzlichem Minimum,
- Export-/Download-Funktion für Prüfzugriff.
BAO §131b / §132a (Kassen- und Belegkontext)
Technische Abdeckung:
- DEP7-Artefakte sind archiviert und exportierbar,
- Belege werden in finalen Fiskalzuständen archiviert,
- prüfgeeignete Abrufwege sind vorhanden.
Was weiterhin organisatorisch sicherzustellen ist
Vollständige Compliance hängt neben der Technik auch von Organisation und Betrieb ab:
- Verfahrensdokumentation,
- Rollen- und Prozesskontrollen im Produktivbetrieb,
- dokumentiertes Change- und Incident-Management,
- Nachweis, dass Object Lock und Retention in Produktion korrekt aktiv sind.
Fazit
SimpliServ bietet damit eine belastbare BAO-orientierte technische Basis für Dokument- und DEP7-Nachweise: immutable Speicherung, strukturierte Aufbewahrung, direkte Exportierbarkeit und nachvollziehbare Archivdatensätze.
Für formale Compliance-Bestätigungen bleibt die Abstimmung mit Steuerberatung/Rechtsberatung und der organisatorischen Dokumentation erforderlich.
Rechtsquellen
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