Dienstvertrag digital unterschreiben
Dienstverträge einmal einrichten, zur Unterschrift schicken, am Handy oder im Büro unterschreiben lassen und gegenzeichnen – ohne Papier
→ Arbeitsverträge in SimpliServ öffnen · Meine Dokumente öffnen
Mit SimpliServ schickst du neuen Mitarbeitern den Dienstvertrag per Link. Sie füllen ihre Daten selbst aus, lesen den Vertrag und unterschreiben mit dem Finger am Handy. Du gibst den Vertrag frei, SimpliServ setzt deine hinterlegte Unterschrift und den Firmenstempel ein und schickt das fertige PDF samt Kollektivvertrag an den Mitarbeiter. Das spart vor allem dann Zeit, wenn du jede Saison viele Leute einstellst, z. B. in einer Skischule, im Gastgewerbe oder im Handel.
Einrichten und Freigeben darf, wer das Recht Dienstvertrag → Vollzugriff hat, in der Regel die Rollen Betriebsleitung und Personal. Die Grundlagen zu Wochenstunden, Urlaub und Vertragsversionen stehen in Arbeitsverträge.
Einmal einrichten
Unterschrift, Stempel und Unterlagen
Unter Administration → Personal & Zeit → Arbeitsverträge öffnest du oben mit Dienstvertrag den Bereich Dienstvertrag digital unterschreiben.
Unterzeichner und Ort
Trage Unterzeichner (Dienstgeber) (z. B. die Geschäftsführerin) und den Ort der Unterzeichnung ein. Beides steht später im Vertrag.
Einmal unterschreiben
Unter Unterschrift Dienstgeber unterschreibst du einmal im Feld und klickst auf Unterschrift speichern. Diese Unterschrift wird bei jeder Freigabe in den Vertrag eingesetzt und versiegelt. Mit Neu unterschreiben ersetzt du sie.
Stempel und Unterlagen hochladen
- Firmenstempel (optional) – ein Bild, am besten PNG mit transparentem Hintergrund.
- Kollektivvertrag (PDF) – Mitarbeiter können ihn beim Unterschreiben ansehen und sich per Mail schicken. Er hängt auch am fertigen Vertrag.
- Betriebsordnung (PDF, optional) – wird wie der Kollektivvertrag mitgeschickt.
Vorlagen für neue Verträge
Unter Vorlagen für neue Verträge legst du Werte fest, die jeder neue Vertrag vorbefüllt bekommt: Geplantes Saisonende, Wochenstunden, Bruttomonatslohn, Stundensatz, Urlaubstage pro Jahr und Zusatzvereinbarungen. Die Zusatzvereinbarungen stehen in jedem Vertrag, z. B. Kündigungsfrist, Mitarbeitervorsorgekasse oder die Refundierung eines Saisonpasses. Hast du eigene Vertragsfelder angelegt (siehe unten), gibst du hier auch deren Standardwerte an.
Speichern
Mit Speichern. Solange Unterzeichner oder Unterschrift fehlen, zeigt der Bereich den Hinweis Noch nicht bereit zum Gegenzeichnen und Verträge lassen sich noch nicht gegenzeichnen.
Eigene Vertragsfelder (optional)
Brauchst du im Vertrag Angaben, die SimpliServ nicht mitbringt, z. B. Unterkunft, Unterkunft € pro Woche oder Berufsqualifikation, legst du sie als eigene Felder an: Administration → Layout & Felder → Felder: Arbeitsverträge (Eigene Felder). Die Felder erscheinen danach im Vertragsformular, in der Einladung, bei den Standardwerten in den Dienstvertrag-Einstellungen und im PDF.
Hast du mehrere Vertragsvorlagen, legst du in den Dienstvertrag-Einstellungen unter Felder je Vertragsvorlage fest, welche Felder eine Vorlage verwendet, z. B. die Unterkunft nur beim Vertrag für Saisonkräfte. Ohne Auswahl gelten Alle Felder.
Vertragsvorlage gestalten
Wie der Vertrag aussieht, bestimmst du unter Administration → Belege & Kasse → Dokumentvorlagen mit der Dokumentart Dienstvertrag (Beleg- & Dokumentvorlagen). Die Vorlage bearbeitest du im Design-Editor wie eine Rechnung. Du kannst mehrere Vorlagen anlegen, z. B. eine für Büro und eine für Saisonkräfte.
- Platzhalter für den Mitarbeiter (
employee.…, z. B. Name, Geburtsdatum, Adresse, IBAN und Sozialversicherungsnummer) und für den Vertrag (employment_contract.…, z. B. Beginn, Ende, Wochenstunden, Lohn) stehen nur in dieser Dokumentart zur Verfügung. - Ein Listen-Block mit der Quelle Eigene Vertragsfelder zeigt deine eigenen Vertragsfelder.
- Im Block Unterschriftszeilen wählst du pro Zeile unter Digitale Unterschrift, welche Unterschrift dort eingesetzt wird: die Unterschrift des Dienstgebers (mit Stempel) oder die des Mitarbeiters.
E-Mail-Texte (optional)
Unter Administration → Kommunikation → E-Mail-Vorlagen findest du die Gruppe Personal mit drei Szenarien: Dienstvertrag zum Unterschreiben, Dienstvertrag abgeschlossen und Unterlagen zum Dienstvertrag. Ohne eigene Vorlage verschickt SimpliServ einen passenden Standardtext (E-Mail-Vorlagen).
Vertrag zur Unterschrift schicken
Vertrag anlegen
Klicke auf Neuer Vertrag und wähle den Mitarbeiter. Die Werte aus den Vorlagen für neue Verträge sind schon eingetragen. Kommt jemand wieder, z. B. zur nächsten Saison, übernimmt SimpliServ die Konditionen aus seinem letzten Vertrag.
Ende und Vorlage
Bei Saisonverträgen schaltest du Endet mit Saisonende ein: Statt eines festen Datums steht dann „Ende der Saison“ im Vertrag. Hast du mehrere Vorlagen, wählst du unter Vertragsvorlage die passende, ohne Auswahl gilt die Standardvorlage. Darunter füllst du deine eigenen Vertragsfelder aus.
Senden
Mit Speichern & zur Unterschrift senden speicherst du den Vertrag und der Mitarbeiter bekommt sofort eine E-Mail mit dem Link. Einen schon gespeicherten Vertrag schickst du über das Zeilenmenü mit Zur Unterschrift senden.
Neue Leute kannst du auch gleich beim Einladen mitnehmen: Im Formular Mitglied einladen (Benutzer & Rollen) und beim Kursleiter unter Kursleiter hinzufügen → Neu einladen schaltest du Dienstvertrag gleich mitschicken ein und trägst Beginn, Ende, Wochenstunden und Lohn ein. Nach der Anmeldung füllt die Person ihre Daten aus und unterschreibt am Handy. Den Schalter sieht nur, wer das Dienstvertrag-Recht hat.
Den Stand im Blick behalten
Die Spalte Unterschrift in der Vertragsliste zeigt, wo jeder Vertrag steht:
| Status | Bedeutung | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Wartet auf Mitarbeiter | Der Link ist verschickt, der Mitarbeiter hat noch nicht unterschrieben. | Jetzt am Gerät unterschreiben oder Unterschrift zurückziehen |
| Freigabe offen | Der Mitarbeiter hat unterschrieben, deine Freigabe fehlt. | Freigeben & gegenzeichnen |
| Unterschrieben | Beide Seiten haben unterschrieben. | Vertrag ansehen (PDF) |
Unterschreibt ein Mitarbeiter, bekommst du eine Benachrichtigung. Mit Vertrag ansehen (PDF) siehst du den Vertrag jederzeit als PDF, auch vor dem Versand.
Musst du an einem verschickten Vertrag noch etwas ändern, ziehst du ihn mit Unterschrift zurückziehen zurück. Nach dem Korrigieren schickst du ihn erneut. Sobald der Mitarbeiter unterschrieben hat, ist der Vertrag gesperrt; Änderungen machst du dann wie gewohnt über eine neue Version.
Im Büro am Gerät unterschreiben
Sitzt der Mitarbeiter vor dir, wählst du im Zeilenmenü Jetzt am Gerät unterschreiben. Der Dialog führt durch dieselben Schritte wie am Handy:
- Daten – was schon im Mitarbeiterprofil steht, ist vorausgefüllt; fehlende Pflichtfelder ergänzt ihr gemeinsam. Bei mehreren Vorlagen wählst du hier die Vertragsvorlage.
- Vertrag lesen – mit Vertrag ansehen zeigst du den fertigen Vertrag.
- Unterschreiben – du gibst Tablet oder Handy dem Mitarbeiter, er unterschreibt mit dem Finger und bestätigt mit Verbindlich unterschreiben.
Danach steht der Vertrag auf Freigabe offen und du gibst ihn wie unten frei.
Freigeben und gegenzeichnen
Wähle beim Vertrag Freigeben & gegenzeichnen und bestätige. SimpliServ setzt die hinterlegte Unterschrift des Dienstgebers und den Firmenstempel ein, versiegelt das PDF und schickt es zusammen mit Kollektivvertrag und Betriebsordnung per E-Mail an den Mitarbeiter. Der Status wechselt auf Unterschrieben.
Fehlen Unterzeichner oder Unterschrift noch, öffnet sich stattdessen der Bereich Dienstvertrag digital unterschreiben.
So erlebt es der Mitarbeiter
Link öffnen
Der Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit einem Link. Der funktioniert auch ohne SimpliServ-Konto, direkt am Handy. Hat er ein Konto, sieht er zusätzlich eine Benachrichtigung, in Meine Kurse den Hinweis Dein Dienstvertrag wartet auf dich und unter Dienstplanung → Meine Dokumente den Vertrag mit Jetzt ausfüllen & unterschreiben.
Daten ausfüllen
Unter Deine Daten trägt er z. B. Geburtsdatum, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung ein. Diese Angaben kommen in den Vertrag und sehen nur er und die Personalverwaltung.
Vertrag lesen
Er öffnet den Vertrag, kann Kollektivvertrag und Betriebsordnung ansehen und sich mit Unterlagen per Mail schicken alles per Mail schicken. Dann bestätigt er, dass er den Vertrag gelesen hat.
Unterschreiben
Er unterschreibt mit dem Finger und tippt auf Verbindlich unterschreiben. Bis du gegenzeichnest, sieht er Unterschrieben – wartet auf den Betrieb.
Fertigen Vertrag erhalten
Nach deiner Freigabe kommt das PDF per Mail. In Meine Dokumente bleibt der Vertrag jederzeit abrufbar.
Meldet ein Mitarbeiter, dass sein Link abgelaufen oder ungültig ist, ziehst du die Unterschrift zurück und schickst den Vertrag erneut.
Verwandte Themen
- Arbeitsverträge – Wochenstunden, Urlaub, Versionen und Vertragsende
- Benutzer & Rollen – Mitarbeiter einladen und Rechte vergeben
- Eigene Felder – Zusatzangaben wie Unterkunft für den Vertrag
- Beleg- & Dokumentvorlagen – Aussehen des Dienstvertrags
- E-Mail-Vorlagen – Texte der Vertrags-E-Mails
- Meine Kurse – Ansicht für Kursleiter
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