Beleg- & Dokumentvorlagen

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Dokumentvorlagen bestimmen, wie deine PDFs aussehen – von der Rechnung über das Angebot bis zum Kassenbeleg. Du gestaltest pro Dokumentart ein eigenes Layout und legst anschließend fest, welche Vorlage für welche Dokumentart verwendet wird.

So funktioniert esCopy Anchor Link

Eine Vorlage hat zwei Seiten: das Layout (im Editor gestaltet) und die Zuweisung (welche Vorlage gilt für welche Dokumentart). Du kannst beliebig viele Vorlagen anlegen und gezielt zuweisen – z. B. zwei Rechnungslayouts und nur eines davon zuweisen.

Welcher Editor sich öffnet, hängt vom gewählten Dokument ab:

Vorlage anlegenCopy Anchor Link

Layout im Design-Editor gestaltenCopy Anchor Link

Der Design-Editor für Geschäftsdokumente ist dreigeteilt:

• Links – Blöcke: Blöcke wie Adresse, Positionen, Summen oder Freitext anklicken oder auf die Seite ziehen. Unter Layout siehst du die Struktur der Seite und ordnest Bereiche neu an. Blöcke, die es für das Dokument nicht gibt oder die schon verwendet werden, sind gekennzeichnet.
• Mitte – die Seite als Live-Vorschau. Ein Klick auf einen Block wählt ihn aus.
• Rechts – die Einstellungen des ausgewählten Blocks sowie das Aussehen des ganzen Dokuments in aufklappbaren Bereichen: Layout, Einleitung, Logo, Akzentfarbe, Typografie, Abstände, Positionstabelle, Meta, Fußzeile und Eigenes CSS. In der Positionstabelle wählst du Spalten (Bild, Name, Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, Steuer, Gesamt) und deren Reihenfolge.

Auf schmalen Bildschirmen schaltest du zwischen Blöcke, Seite und Einstellungen um.

Weitere Helfer im Editor:

• Rückgängig / Wiederholen (auch per Strg/Cmd+Z und Strg/Cmd+Y).
• Stil übernehmen von… kopiert das Aussehen einer anderen Vorlage (Titel, Einleitungstext und Fußzeile bleiben erhalten).
• Vorlage-Design wendet eines der fertigen Designs an.
• Design-Assistent (Tab KI): Beschreibe in eigenen Worten, was sich ändern soll, z. B. „Kopfbereich kompakter machen“. Der Assistent bearbeitet das Dokument; du kannst alles rückgängig machen, gespeichert wird erst mit Speichern.
• Versionsverlauf: Jedes Speichern erzeugt einen Stand, den du mit Wiederherstellen zurückholen kannst.
• Vorschau erzeugt ein PDF mit Beispieldaten.

Fehlen einem Dokument typische Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Steuerbetrag oder deine UID-Nummer), zeigt der Editor einen Hinweis mit den fehlenden Platzhaltern.

Papierformat, Drucker & VorschauCopy Anchor Link

Oberhalb des Editors stellst du dokumentweite Eigenschaften ein – sie gelten für alle Editor-Typen:

• Papierformat – A3, A4, A5, A6, Letter, Legal, Receipt58, Receipt80 oder Custom (frei wählbare Breite/Höhe in mm).
• Ausrichtung – Hochformat oder Querformat. Passt das Format nicht zum Dokument, schlägt SimpliServ mit Empfohlenes Format übernehmen das übliche Format vor.
• Drucker und Kopien – verknüpft die Vorlage mit einem hinterlegten Drucker für den Direktdruck (siehe Drucker).
• PDF-Vorschau – öffnet das gerenderte Dokument zur Kontrolle.

HTML/CSS-Vorlagen & PlatzhalterCopy Anchor Link

HTML/CSS-Vorlagen (Gutschein, Beleg, Bonbeleg, Online-Zahlungsbeleg, Kassenberichte, Preisschild, Fahrzeugpass u. a.) gestaltest du frei mit HTML und CSS. Auch eine Vorlage aus dem Design-Editor kannst du mit Zu eigenem HTML wechseln auf eigenes HTML umstellen. Dynamische Daten fügst du über Platzhalter ein:

• Über den Platzhalter-Picker (< >-Button) wählst du Token aus dem Katalog – jedes mit Beschreibung und Beispielwert. Die Liste ist auf das beschränkt, was das gewählte Dokument liefert. Beim Klick wird das Token an der Cursor-Position eingefügt.
• Token haben die Form {{TOKEN}} und werden beim PDF-Export durch die echten Dokumentdaten ersetzt (z. B. {{CUSTOMER_NAME}}).
• Das hochgeladene Logo steht als {{tenant_logo}} (Data-URI) zur Verfügung.
• Bei Ticket-Dokumenten liefert {{customer_flow.assigned_user}} die zuständige Person und {{customer_flow.assigned_users}} alle zugewiesenen Mitarbeiter durch Komma getrennt, die zuerst gewählte Person vorne (Mehrere Mitarbeiter pro Auftrag).
• Mit Schleifen wiederholst du Blöcke pro Position oder Steuergruppe, z. B. {{#items}} … {{/items}} und {{#tax_groups}} … {{/tax_groups}}.
• Innerhalb der Positions-Schleife sind u. a. name, description, quantity, unit, unit_price, line_total, line_total_net, line_total_gross, tax_rate und tax_amount verfügbar.

Nennst du beim Speichern Platzhalter, die es für das Dokument nicht gibt, warnt SimpliServ (Felder, die dieses Formular nicht hat bei Formularen); du kannst zurück zum Bearbeiten oder Trotzdem speichern.

Vorlage einer Dokumentart zuweisenCopy Anchor Link

Unter Zuweisungen legst du fest, welche Vorlage für welche Dokumentart gilt:

Vorlagen importieren & exportierenCopy Anchor Link

Über Exportieren (im Zeilenmenü) lädst du eine Vorlage als JSON-Datei herunter; mit Importieren in der Werkzeugleiste spielst du sie wieder ein. So überträgst du Layouts zwischen Mandanten oder sicherst sie extern.

BerechtigungenCopy Anchor Link

Der Bereich Dokumentvorlagen erfordert die Berechtigung Dokumente → Ansehen. Das Speichern der Designs aus dem visuellen Editor setzt zusätzlich die Einstellungsberechtigung (Administration → Einstellungen → Bearbeiten) voraus. Mehr zu Rollen unter Benutzer & Rollen.

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