Textvorlagen

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Textvorlagen sind wiederverwendbare Bausteine, die du in die Kopf- und Fußtexte deiner Belege, in E-Mail-Texte oder in die Beschreibung von Kassenbuchungen einsetzt. Statt bei jedem Angebot, Kostenvoranschlag oder jeder Rechnung denselben Einleitungs- oder Schlusssatz neu zu tippen, legst du ihn einmal als Vorlage an – optional als Standard, der automatisch übernommen wird.

Wo Textvorlagen wirkenCopy Anchor Link

Jede Vorlage ist genau einem Einsatzbereich (Verwendet für) zugeordnet. Beim Bearbeiten eines Textfeldes erscheinen nur die passenden Vorlagen. Der Bereich bestimmt außerdem, ob der Inhalt als Rich-Text oder als normaler Text gespeichert wird und welche Platzhalter angeboten werden:

• Angebot Kopftext und Angebot Fußtext – für Angebote
• Kostenvoranschlag Kopftext und Kostenvoranschlag Fußtext – für Kostenvoranschläge
• Rechnung — Kopftext und Rechnung — Fußtext – für Rechnungen
• E-Mail-Text – Rich-Text für E-Mails, die du aus SimpliServ schreibst
• Kasse — Einzahlung erfassen und Kasse — Auszahlung erfassen – normaler Text für die Beschreibung von Ein- und Auszahlungen an der Kasse

Der Kopftext steht oberhalb der Positionsliste (z. B. die Anrede und ein Einleitungssatz), der Fußtext darunter (z. B. Zahlungs- oder Schlusshinweise).

Vorlage anlegenCopy Anchor Link

In der Liste sind die Vorlagen nach Einsatzbereich gruppiert. Über die Symbole rechts kannst du jede Vorlage bearbeiten oder löschen.

Felder im ÜberblickCopy Anchor Link

• Name – Pflichtfeld, frei wählbar, dient nur zur Wiedererkennung in der Auswahlliste.
• Verwendet für – der Einsatzbereich (siehe oben).
• Inhalt – der Baustein selbst.
• Nur für mich sichtbar – ist der Schalter aus, ist die Vorlage geteilt und für alle Teammitglieder sichtbar. Ist er an, gehört die Vorlage dir allein und wird vor anderen verborgen. Nur der Besitzer kann eine private Vorlage bearbeiten oder löschen.
• Als Standard verwenden – markiert die Vorlage als Standard für ihren Einsatzbereich (siehe nächster Abschnitt).

In der Liste erkennst du den Status an den Badges Standard sowie Geteilt bzw. Nur für mich sichtbar.

Standard-VorlagenCopy Anchor Link

Pro Einsatzbereich kann es einen Standard geben. Markierst du eine Vorlage als Standard, wird ein eventuell vorhandener anderer Standard im selben Bereich automatisch zurückgesetzt – innerhalb deiner privaten Vorlagen unter sich, bei geteilten Vorlagen unter sich. So bleibt je Bereich höchstens ein eigener und ein geteilter Standard aktiv.

Der Standardtext wird beim Anlegen eines neuen Belegs automatisch in das passende Kopf- bzw. Fußtextfeld übernommen, sofern das Feld noch leer ist:

• Ein neues Angebot oder ein neuer Kostenvoranschlag zieht den jeweiligen Standard-Kopf- und -Fußtext.
• Eine neue Rechnung – auch eine aus einem Auftrag erzeugte – zieht den Standard-Rechnungs-Kopf- und -Fußtext.

Vorlage in einem Beleg anwendenCopy Anchor Link

Du musst eine Vorlage nicht zwingend als Standard setzen – du kannst sie auch jederzeit manuell einsetzen:

Über das Vorlagen-Menü kannst du mit Neue Vorlage auch direkt aus dem Beleg heraus eine neue Vorlage für den aktuellen Bereich anlegen.

PlatzhalterCopy Anchor Link

In den Inhalt kannst du Platzhalter im Format {{gruppe.feld}} einbauen. Sie werden beim Anwenden der Vorlage durch die Live-Daten des Belegs ersetzt; ein Platzhalter, zu dem keine Daten verfügbar sind (z. B. weil der Beleg noch keinen Kunden hat), wird als leerer Text eingesetzt. Unbekannte Platzhalter bleiben unverändert als Text stehen.

Welche Platzhalter es gibt, hängt vom Einsatzbereich ab; die ausklappbare Liste Verfügbare Platzhalter im Dialog zeigt genau die passenden. Für Angebote sind das zum Beispiel:

• Kunde – {{customer.first_name}}, {{customer.last_name}}, {{customer.full_name}}, {{customer.company}}, {{customer.email}}, {{customer.phone}}, {{customer.vat_id}}
• Angebot – {{proposal.number}}, {{proposal.title}}, {{proposal.date}}, {{proposal.valid_until}}, {{proposal.subtotal}}, {{proposal.tax_amount}}, {{proposal.total}}
• Benutzer (Sie) – {{user.name}}, {{user.email}}
• Unternehmen – {{tenant.name}}, {{tenant.email}}, {{tenant.phone}}, {{tenant.vat_id}}

In Rechnungs-Vorlagen funktionieren die Angebots-Platzhalter analog mit dem Präfix invoice – verfügbar sind hier {{invoice.number}}, {{invoice.date}}, {{invoice.due_date}}, {{invoice.subtotal}}, {{invoice.tax_amount}} und {{invoice.total}}.

BerechtigungenCopy Anchor Link

Das Modul ist Teil der Administration und erfordert die Berechtigung zum Ansehen der Admin-Einstellungen (Administration → Einstellungen → Ansehen). Wer ein Beleg-Textfeld bearbeiten darf, kann geteilte Vorlagen und seine eigenen privaten Vorlagen einsetzen. Mehr zu Rollen findest du unter Benutzer & Rollen.

Verwandte ThemenCopy Anchor Link

• Beleg- & Dokumentvorlagen — gestalte das Layout der Belege, in denen deine Kopf- und Fußtexte erscheinen.
• E-Mail-Vorlagen — wiederverwendbare Bausteine für den E-Mail-Versand von Angeboten, Rechnungen & Co.
• Angebote — Belegart, die den Standard-Kopf- und -Fußtext beim Anlegen übernimmt.
• Rechnung erstellen — Rechnungen, die deine Rechnungs-Textvorlagen einsetzen.