Kostenvoranschlag erstellen
Kostenvoranschläge mit Diagnose- bzw. KV-Gebühr erstellen, versenden, abrechnen und im Ticket in Aufträge umwandeln
→ Modul „Kostenvoranschläge" öffnen · Kostenvoranschlag-Einstellungen öffnen
Mit einem Kostenvoranschlag kalkulierst du für deinen Kunden die voraussichtlichen Kosten einer Reparatur oder Leistung – inklusive einer optionalen Diagnose- bzw. KV-Gebühr für die Erstellung. Der Kunde kann ihn online annehmen oder ablehnen; im Ticket wird daraus anschließend der Auftrag.
Ein Kostenvoranschlag ist technisch eine Variante des Angebots – mit denselben Positionen, Adressen, Status und Versandwegen. Der Unterschied: Beim Kostenvoranschlag hinterlegst du zusätzlich eine KV-Gebühr, stellst sie separat in Rechnung und legst fest, ob sie bei einer Beauftragung angerechnet wird. Den Leitfaden zum klassischen Preisangebot findest du unter Angebote.
Wo du Kostenvoranschläge findest
In der Standard-Ansicht arbeitest du Kostenvoranschläge meist direkt im Ticket: Aus einer Service-Anfrage erzeugt der Schritt Nächster Schritt → Kostenvoranschlag erstellen den KV im Ticket. Die Gesamtliste erreichst du über den Link oben. In der klassischen Ansicht (ohne Tickets) steht Service → Kostenvoranschläge direkt in der Navigation. Zugriff erfordert Angebote → Ansehen.
Kostenvoranschlag anlegen
Neu anlegen
Klicke in der Liste auf Kostenvoranschlag erstellen (Recht Angebote → Anlegen).
Kunde auswählen
Wähle den Kunden. Sobald ein Kunde gewählt ist, legt SimpliServ den Kostenvoranschlag automatisch an; ab dann wird jede Änderung direkt gespeichert. Liefer- und Rechnungsadresse werden aus dem Kundenprofil vorbefüllt und lassen sich anpassen.
Eckdaten pflegen
In der Angebotsübersicht setzt du Titel, Datum, Gültig bis und Status. Gültig bis wird mit der Standard-Gültigkeit aus den Einstellungen vorbelegt.
KV-Gebühr festlegen
Aktiviere Kostenpflichtig, wenn die Erstellung verrechnet wird, und trage die KV-Gebühr ein (muss größer als 0 sein). Optional aktivierst du Anrechnung aktiv und legst den Anrechnungsbetrag fest, der bei einer Beauftragung gutgeschrieben wird. Sind in den Einstellungen Standardwerte hinterlegt, sind die Felder bei neuen KVs vorbefüllt.
Positionen ergänzen
Füge unter Positionen Leistungen hinzu – z. B. Arbeitszeit, Ersatzteile oder Diagnose – jeweils mit Menge, Einheit, EP Netto bzw. EP Brutto, MwSt. und optionalem Rabatt.
Über Kopftext und Fußtext ergänzt du Einleitungs- und Schlusstexte, die im PDF oberhalb der Positionen bzw. unterhalb der Summen erscheinen. Notizen sind intern und nicht Teil des PDFs. Weitere Karten wie Dateien, Konversation und interne Kommentare blendest du über das Aktionsmenü ein oder aus.
KV-Gebühr abrechnen
Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig, erscheint oben die Schaltfläche KV-Rechnung erstellen (Recht Angebote → Bearbeiten). SimpliServ erzeugt damit eine Rechnung über die KV-Gebühr und öffnet sie. Die Positionsbezeichnung legst du in den Einstellungen fest (Standard: „Kostenvoranschlag / Diagnose"). Danach heißt die Schaltfläche KV-Rechnung ansehen und führt direkt zur Rechnung.
Status verstehen
Ein Kostenvoranschlag hat dieselben Status wie ein Angebot. Jeder Wechsel wird im Statusverlauf protokolliert:
- Entwurf – noch in Bearbeitung
- Gesendet – an den Kunden verschickt
- Akzeptiert – vom Kunden angenommen
- Abgelehnt – vom Kunden abgelehnt
Versenden
Vorschau prüfen
Klicke auf Vorschau, um das PDF anzusehen, ohne es festzuschreiben.
Drucken / Senden
Drucken / Senden öffnet den Dialog Festschreiben & Aktionen: Herunterladen, Drucken, Per E-Mail senden oder – solange der KV ein Entwurf ist – Nur Festschreiben. Betreff und Nachricht kommen aus der E-Mail-Vorlage und sind vor dem Versand anpassbar.
Festgeschriebene PDF-Fassungen findest du über Archivkopien oben in der Detailansicht.
Annehmen oder ablehnen lassen
Über Kundenlink erzeugen im Aktionsmenü (…) erstellst du einen teilbaren Link, der direkt in die Zwischenablage kopiert wird. Der Kunde öffnet darüber eine öffentliche Seite und kann den Kostenvoranschlag ohne Login annehmen (optional mit Kommentar) oder ablehnen (mit Begründung, mindestens 10 Zeichen).
In einen Auftrag umwandeln
Aufträge entstehen aus dem Kostenvoranschlag im Ticket:
Ticket öffnen
Öffne das Ticket, zu dem der Kostenvoranschlag gehört. Das Ticket braucht einen Kunden.
Auftrag erzeugen
Klicke in der Karte Nächster Schritt auf Auftrag erstellen oder auf den noch leeren Schritt Auftrag und bestätige mit Umwandeln.
SimpliServ übernimmt Positionen und Adressen in den neuen Auftrag. Ist die Anrechnung aktiv, steht der Anrechnungsbetrag im Auftrag als Gutschriftposition.
Ändern sich danach die Positionen, gleichst du sie in beide Richtungen ab: Im Auftrag übernimmt Positionen aus KV übernehmen die Positionen des KVs, im Kostenvoranschlag übernimmt Auftragspositionen übernehmen die Positionen des Auftrags. Die Positionen des Zieldokuments werden dabei ersetzt. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn sich die Positionen unterscheiden.
Außerhalb eines Tickets bietet das Aktionsmenü zusätzlich Rechnung erstellen und Lieferschein erstellen. Mehr dazu unter Vom Angebot bis zur Rechnung.
Einstellungen für Kostenvoranschläge
Unter Verwaltung → Tickets → Kostenvoranschläge legst du Vorgaben fest:
- Kostenvoranschlagsdokument – Layout-Vorlage zuweisen und über Layout-Editor öffnen Kopf-, Inhalts- und Fußbereich des PDFs gestalten.
- Standard-Gebühren – Standard-Gebührenbetrag, Standard-Anrechnungsbetrag (nur mit Gebührenbetrag) und Bezeichnung der Gebühren-Rechnungsposition.
- Standard-Gültigkeit – Gültigkeitstage nach dem Kostenvoranschlagsdatum, die beim Erstellen als Gültig bis gesetzt werden.
Verwandte Themen
- Angebote — das klassische Preisangebot ohne KV-Gebühr
- Auftrag erstellen & abwickeln — der Folgeschritt, wenn der Kunde zustimmt
- Tickets — Anfrage, KV, Auftrag und Rechnung in einem Ablauf
- Rechnung erstellen — Grundlagen zur KV-Rechnung
- Service-Anfragen bearbeiten — eingehende Anfragen in einen Kostenvoranschlag umwandeln
How is this guide?