Auftrag erstellen & abwickeln
Aufträge anlegen, Status steuern, Lieferschein und Rechnung erzeugen
→ Modul „Aufträge" in SimpliServ öffnen
Aufträge bilden die operative Abwicklung nach einer Bestellung, einem angenommenen Angebot oder einer Serviceanfrage ab. Sie reservieren Lagerbestand, sammeln Positionen, Dateien, Aufgaben und Kommunikation und sind der Ausgangspunkt für Lieferschein und Rechnung.
Auftrag anlegen
Neuen Auftrag starten
Öffne Aufträge und klicke auf Auftrag erstellen. Aufträge entstehen außerdem aus angenommenen Angeboten, aus Serviceanfragen und innerhalb eines Tickets.
Kunde wählen
Sobald du einen Kunden auswählst, legt SimpliServ den Auftrag automatisch an. Der Auftragsstatus startet mit dem Standardstatus aus den Auftragseinstellungen.
Positionen erfassen
In der Karte Positionen ergänzt du Produkte, Arbeitszeit oder Freitext. Pro Position wählst du Menge, Preis, Steuer und Lager; Änderungen werden automatisch gespeichert. Gehört der Auftrag zu einem Kostenvoranschlag, holst du dessen Stand mit Positionen aus KV übernehmen in den Auftrag.
Bestand wird reserviert
Lagerartikel mit gewähltem Lager werden reserviert, solange der Auftrag einen aktiven Status hat:
quantity_reservedsteigt um die Menge der Positionquantity_availablesinkt entsprechendquantity_total(physisch) bleibt unverändert, die Ware liegt weiterhin im Regal
Dienstleistungen und Positionen ohne Lager berühren den Bestand nicht.
Eine Rechnung allein reserviert keinen Bestand. Erst der Auftrag baut die Reservierung auf.
Die Auftragsseite
Die Detailseite besteht aus Karten, die du über das Menü Aktionen ein- und ausblenden oder umsortieren kannst:
| Karte | Inhalt |
|---|---|
| Auftragsinformationen | Kunde und Auftragsstatus, direkt bearbeitbar |
| Serviceanmeldung | übernommene Formulardaten, wenn der Auftrag aus einer Serviceanfrage stammt |
| Eigene Felder | eigene Felder des Auftrags |
| Positionen | Produkte und Leistungen mit Preisen, Lager und Marge |
| Tasks | verknüpfte Aufgaben, neue Aufgaben direkt anlegen |
| Adressen | Liefer- und Rechnungsadresse |
| Kunde, Konversation | Kontaktdaten und E-Mail-Verlauf zum Vorgang |
| Kostenübersicht, Notizen, Dateien | Summen, interne Notizen und Dateien |
Gehört der Auftrag zu einem Ticket, zeigt die Seite oben den Ticket-Verlauf (Serviceanfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung).
Aktionen im Auftrag
Über Aktionen oben rechts erreichst du:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Kundenlink erzeugen | erzeugt einen teilbaren Link zur Tracking-Seite und kopiert ihn in die Zwischenablage |
| Tag drucken | druckt den Werkstatt-Tag (am Desktop auch als eigener Button) |
| In Rechnung umwandeln | erstellt eine Rechnung aus dem Auftrag und öffnet sie |
| Anzahlungsrechnung erstellen | fordert vorab einen Teil des Auftragswerts an |
| Lieferschein erstellen | erstellt einen Lieferschein-Entwurf mit allen Positionen |
| Mit JTL synchronisieren | überträgt den Auftrag an JTL-Wawi (nur mit verbundener JTL-Anbindung) |
| Löschen | löscht den Auftrag nach Bestätigung |
Die Rechnungsaktionen brauchen die Berechtigung Rechnungen → Aus Auftrag erstellen und verschwinden, sobald zum Vorgang schon eine Rechnung existiert. Der Lieferschein braucht Lieferscheine → Aus Auftrag erstellen, Kundenlink und Werkstatt-Tag Aufträge → Bearbeiten, Löschen Aufträge → Löschen.
Ware ausliefern: Lieferschein
Für Verkäufe mit Versand oder Abholung erzeugst du mit Lieferschein erstellen einen Lieferschein. Er übernimmt Kunde, Adressen, Notizen und alle Positionen als Entwurf; dort passt du bei einer Teillieferung die Mengen an.
Erst wenn der Lieferschein als versendet abgeschlossen wird, bucht SimpliServ die Ware aus:
quantity_reservedundquantity_totalsinken- die gelieferte Menge der Auftragspositionen steigt
- der Versandstatus des Auftrags wechselt auf teilweise oder vollständig geliefert
Details in Lieferscheine.
Aufträge, die zu einem Werkstatt-Ticket gehören, bieten keinen Lieferschein an. Dort werden Teile über den Auftragsstatus ausgebucht (siehe unten).
Teile verbaut: Auftrag abschließen
Bei Reparaturen bleiben die Teile im Gerät des Kunden, ein Lieferschein ist nicht nötig. Setze den Auftrag stattdessen auf einen Status mit dem Merkmal Markiert Auftrag als abgeschlossen:
- reservierte Teile werden automatisch aus dem Lager ausgebucht, der Bestand sinkt
- die gelieferte Menge der Positionen wird auf die Auftragsmenge gesetzt
- die Bewegungen erscheinen im Lagerprotokoll, der Audit-Trail bleibt vollständig
Wechselst du später zurück auf einen aktiven Status, bucht SimpliServ die Teile zurück ins Lager und reserviert sie erneut.
Wenn ein Teil doch nicht verbaut wurde: vor dem Abschluss aus den Positionen entfernen oder die Menge reduzieren. Die Reservierung passt sich automatisch an.
Status verwalten
Den Auftragsstatus änderst du direkt in der Karte Auftragsinformationen. Welche Status es gibt, legst du unter Administration → Aufträge fest. Drei Merkmale steuern das Verhalten:
| Merkmal | Wirkung |
|---|---|
| Markiert Auftrag als abgeschlossen | reservierte Teile werden ausgebucht |
| Stornostatus | offene Reservierungen werden freigegeben, bereits ausgebuchte Teile zurückgebucht |
| Markiert Auftrag als abholbereit | der Kunde sieht auf der Tracking-Seite, dass er abholen kann |
Alle übrigen Status gelten als aktiv: Die Positionen bleiben reserviert. Ein Wechsel zwischen zwei aktiven Status ändert am Lager nichts.
Den Versandstatus (offen, teilweise geliefert, geliefert) berechnet SimpliServ aus den Lieferscheinen. Mit Auftrag bei Bezahlung automatisch abschließen schließt SimpliServ Ticket-Aufträge automatisch ab, sobald alle Rechnungen bezahlt sind.
Sobald Ware aus einem Auftrag ausgeliefert wurde, ist er festgeschrieben: Kunde, Status, Positionen und Adressen lassen sich nicht mehr ändern. Ein Hinweis oben auf der Seite zeigt das an.
Stornierung
Setzt du einen Auftrag auf einen Status mit Stornostatus, wird die nicht gelieferte reservierte Menge automatisch freigegeben:
quantity_reservedsinkt um die noch offene Mengequantity_availablesteigt entsprechend- Teile, die über einen abgeschlossenen Status ausgebucht wurden, kommen zurück ins Lager
Aus Auftrag eine Rechnung erstellen
Über In Rechnung umwandeln überträgst du alle Positionen in einen neuen Rechnungs-Entwurf, der sich direkt öffnet. Willst du vorab einen Teilbetrag abrechnen, nutze Anzahlungsrechnung erstellen: Du gibst einen Prozentsatz oder Bruttobetrag und optional den voraussichtlichen Leistungszeitraum an. Gibt es bereits eine Anzahlungsrechnung, heißt die Aktion Schlussrechnung erstellen und zieht die Anzahlungen in der Schlussrechnung ab.
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