Auftrags-Tracking richtig verwenden
Kundenstatus-Link prüfen, Informationen freigeben und Tracking nicht mit interner Ansicht verwechseln
→ Aufträge in SimpliServ öffnen
Tracking ist eine externe Kundensicht auf einen Vorgang. Teile nur Informationen, die der Kunde sehen soll; interne Notizen und Berechtigungen gelten dort nicht automatisch gleich.
Vor dem Teilen
- richtiger Auftrag und Kunde
- Status aktuell
- keine internen Notizen oder fremden Dateien sichtbar
- Linkziel und Sprache testen
- Ablauf oder Widerruf intern dokumentieren
Ablauf
Auftrag öffnen
Kunden- und Auftragsnummer vergleichen. Keine Links aus einem anderen Tab übernehmen.
Tracking-Aktion wählen
Öffentliche Tracking-Funktion nutzen, nicht interne Dashboard-URL kopieren.
Link testen
In privatem Fenster öffnen. Prüfen, welche Status, Termine, Dateien und Kontaktmöglichkeiten wirklich angezeigt werden.
Senden und später prüfen
Link über freigegebenen Kanal senden. Nach Statusänderungen Kundensicht stichprobenartig erneut prüfen.
Öffentliche Links wie Zugangsdaten behandeln. Nicht in offene Chatgruppen oder falsche Empfänger kopieren; bei Verdacht Link widerrufen oder Supportprozess starten.
Statuskommunikation
Interner Auftrag kann „wartet“ bedeuten, während Kunde nur allgemeine Information sieht. Mitarbeiter müssen Kundentext und internen Status synchron halten.
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