Eine E-Mail aus einem Vorgang senden
Kundenmail aus Kontakt, Auftrag, Rechnung oder Angebot verfassen, Vorlage anwenden, Anhänge prüfen und Versand dokumentieren
→ E-Mail-Versand konfigurieren · E-Mail-Vorlagen öffnen · E-Mail-Statistiken öffnen
E-Mails werden dort gestartet, wo der Vorgang liegt: zum Beispiel im Kontaktverlauf, bei einem Auftrag, einer Rechnung oder einem Angebot. Der Dialog übernimmt häufig die Kontaktadresse und den Dokumentkontext. Du bearbeitest Empfänger, Betreff und Nachricht vor dem Versand.
Die konkrete Sendeberechtigung kommt aus dem Modul. Beispiele sind proposals.send-email, invoices.send-email und delivery-notes.send-email. Ein sichtbarer Kontakt oder Vorgang bedeutet nicht automatisch, dass die Rolle senden darf.
Nachricht verfassen
E-Mail-Aktion öffnen
Klicke am Vorgang auf E-Mail senden. Bei Dokumenten wie Rechnung oder Angebot öffnet SimpliServ zuerst den Commit-/Versanddialog; bei Konversationen öffnet sich der Rich-Text-Composer.
Empfänger prüfen
Die Adresse wird aus dem Kontakt vorbefüllt, kann aber geändert werden. Prüfe sie auch bei mehreren Kontaktadressen. Leere oder ungültige Adressen werden vor dem Versand abgewiesen.
Betreff und Nachricht prüfen
Im Rich-Text-Composer sind Betreff und Nachricht als Pflichtfelder markiert. Bei Dokumenten werden Betreff und Nachricht meist aus der Szenario-Vorlage vorbefüllt; je nach Dialog kannst du sie zusätzlich bearbeiten und Anhänge ergänzen.
Senden
Prüfe Vorschau, Anhänge und Absender. Klicke Senden. Während der Anfrage sind Felder und Abbruch geschützt; bei Erfolg erscheint eine Bestätigung.
Signatur und Vorlagen
Der Composer verwendet zuerst die persönliche Signatur des Benutzers und fällt auf die Organisations-Signatur zurück. Eine leere Signatur wird nicht künstlich angefügt. Wenn eine Signatur vorhanden ist, zeigt der Composer einen Hinweis und fügt sie beim Vorlagen- oder KI-Ergebnis an.
Über den Vorlagen-Button kannst du eine E-Mail-Vorlage anwenden. Bei Kunden, Angeboten und Rechnungen werden Platzhalter mit dem passenden Vorgang aufgelöst. Systemvorlagen für Automatik bleiben im Picker zunächst verborgen; wenn nötig kannst du die Anzeige systemischer Vorlagen einblenden.
Prüfe Platzhalter nach dem Anwenden. Ein Template kann zwar technisch geladen werden, aber fachlich falsche Empfänger- oder Vorgangsdaten enthalten, wenn du aus dem falschen Kontext sendest.
Nachricht mit KI formulieren
Wenn KI in der Organisation aktiv ist und du ai.use besitzt, zeigt der Composer die Aktion KI. Gib eine konkrete Anweisung ein, zum Beispiel Ton, Ziel, Sprache und gewünschte Fakten. Der Assistent erhält Kontext wie Empfänger, Kundenname, Gerät, Problem, Betreff und Verlauf.
Die KI ersetzt Betreff und Nachricht nur, wenn sie ein gültiges Ergebnis liefert. Lies den gesamten Entwurf gegen den Vorgang, insbesondere Preise, Fristen, Garantien und Zusagen. Eine KI-Fehlermeldung lässt deinen bisherigen Text bestehen.
Dokumente senden
Bei Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen läuft der Versand über einen mehrstufigen Dialog:
- Dokument und Abschlussaktion auswählen.
- Gemischte Steuerwarnung prüfen, falls sie erscheint.
- Empfängeradresse bestätigen.
- Betreff und Nachricht bearbeiten.
- Anhänge per Dateiauswahl oder Dropzone prüfen.
- E-Mail senden.
Der Dokumentversand kann PDF, Zahlungsinformationen oder weitere kontextabhängige Anhänge enthalten. Ein eigener E-Mail-Text ändert nicht automatisch das Dokument-Layout; dafür verwendest du Dokumentvorlagen.
Versand nachträglich dokumentieren
Einige Dokumentdialoge unterstützen selbst gesendet. Aktiviere es, wenn die Nachricht außerhalb von SimpliServ verschickt wurde und der Vorgang den Versand trotzdem dokumentieren soll. Dann kannst du den tatsächlichen Versandzeitpunkt auswählen. Verwende diese Option nicht für eine Nachricht, die SimpliServ gerade selbst verschickt.
Nach dem Versand
- Prüfe den Kommunikationsverlauf des Kunden oder Vorgangs.
- Kontrolliere bei Dokumenten, ob der richtige Status oder Versandzeitpunkt gespeichert wurde.
- Bei fehlgeschlagenem Versand öffne die E-Mail-Statistik und lies den Fehler sowie die Anzahl der Versuche.
- Korrigiere SMTP, Empfänger, Vorlage oder Anhang und sende nur dann erneut.
Ein erneuter Versand kann eine doppelte Nachricht erzeugen. Dokumentiere bei einer Wiederholung kurz den Grund, besonders bei Rechnungen, Mahnungen und Angeboten.
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