E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Serviceanmeldungen, Mahnungen und mehr erstellen, bearbeiten und Szenarien zuweisen
→ E-Mail-Vorlagen in SimpliServ öffnen · E-Mail-Einstellungen öffnen
Mit E-Mail-Vorlagen legst du fest, welcher Text bei welchem Anlass automatisch versendet wird – z. B. wenn du eine Rechnung verschickst, ein Angebot rausgeht oder eine Serviceanmeldung akzeptiert wird. Du verwaltest beliebig viele Vorlagen und weist jede einem oder mehreren Szenarien zu.
Wo die Vorlagen liegen
Die Vorlagen findest du unter Administration → Kommunikation → E-Mail-Vorlagen (Berechtigung Administration → Einstellungen → Ansehen). Die Seite enthält von oben nach unten:
- E-Mail-Branding (Wrapper) – die Hülle (Logo, Farben, Footer), die um jede ausgehende E-Mail gelegt wird. Siehe E-Mail-Signatur & Branding.
- Firmen-E-Mail-Signatur – die Signatur für alle, die keine persönliche Signatur hinterlegt haben.
- Meine Vorlagen – die Tabelle deiner Vorlagen mit Suche und den Spalten Name und Typ (Standard oder Benutzerdefiniertes HTML). Systemvorlagen tragen das Badge System.
- Vorlagenzuweisungen – welche Vorlage für welches Szenario verwendet wird.
SMTP, IMAP und die automatischen Versandoptionen liegen getrennt unter Administration → Kommunikation → E-Mail.
Das Grundprinzip: Du erstellst eine Vorlage (Name, Betreff, Inhalt) und ordnest sie unter Vorlagenzuweisungen einem Szenario zu. Ist einem Szenario keine eigene Vorlage zugewiesen, verwendet SimpliServ automatisch die mitgelieferte Systemvorlage.
Szenarien
Jede Vorlage kann einem Szenario zugewiesen werden. Die Zuweisungen sind in fünf Gruppen aufgeteilt:
| Gruppe | Szenario | Wann es ausgelöst wird |
|---|---|---|
| Abrechnung | Rechnung | Versand einer offenen Rechnung mit PDF-Anhang |
| Abrechnung | Rechnung (bezahlt) | Rechnungsversand, wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt ist (z. B. Shop-Bestellungen) – ohne Mahn-Formulierung |
| Abrechnung | Zahlungsaufforderung | E-Mail mit Zahlungslink für eine offene Rechnung |
| Abrechnung | Zahlungsbestätigung | Bestätigung nach erfolgreicher Zahlung, mit Beleg-Daten |
| Abrechnung | Angebot | Versand eines Angebots mit PDF-Anhang |
| Abrechnung | Kostenvoranschlag | Versand eines Kostenvoranschlags mit PDF-Anhang |
| Abrechnung | Lieferschein | Versand eines Lieferscheins mit PDF-Anhang |
| Service | Serviceanmeldung akzeptiert | Eine Serviceanmeldung wird intern akzeptiert |
| Service | Serviceanmeldung abgelehnt | Eine Serviceanmeldung wird zurückgewiesen |
| Service | Serviceanmeldung in Auftrag | Eine Serviceanmeldung wird in einen Auftrag umgewandelt (enthält Tracking-Link) |
| Service | Auftrag abgeschlossen | Auftrag wird als abgeschlossen markiert (z. B. Bitte um Google-Bewertung) |
| Kalender | Termineinladung | Ein Termin wird mit eingeladenen E-Mail-Adressen erstellt oder geändert |
| Kalender | Kurs-Buchungsbestätigung | Eine Kursbuchung wird bestätigt |
| Mahnwesen | Zahlungserinnerung | Freundliche erste Erinnerung vor der formalen Mahnkette |
| Mahnwesen | 1. Mahnung | Erste formale Mahnstufe |
| Mahnwesen | 2. Mahnung | Zweite Mahnstufe |
| Mahnwesen | 3. Mahnung | Letzte außergerichtliche Mahnstufe |
| Personal | Dienstvertrag zum Unterschreiben | Ein Dienstvertrag wird zum Unterschreiben verschickt (enthält den Link) |
| Personal | Dienstvertrag abgeschlossen | Der Dienstvertrag ist gegengezeichnet, das fertige PDF hängt an |
| Personal | Unterlagen zum Dienstvertrag | Der Mitarbeiter schickt sich Kollektivvertrag und Unterlagen selbst per Mail |
Die Serviceanmeldung-Bestätigung (E-Mail direkt nach dem Absenden des öffentlichen Formulars) wird nicht über die Vorlagenzuweisungen, sondern direkt am jeweiligen Serviceanmelde-Formular eingestellt. Siehe Serviceanmeldungs-Formular.
Vorlage erstellen und bearbeiten
Neue Vorlage anlegen
Klicke in Meine Vorlagen auf Erstellen und vergib einen Namen. Der Name dient nur deiner Orientierung in der Liste. Nach dem Anlegen öffnet sich direkt der Bearbeiten-Dialog.
Betreff und Inhalt schreiben
Trage einen Betreff ein und schreibe den Inhalt. Über den Platzhalter-Picker (rechts neben Betreff bzw. Inhalt) fügst du Platzhalter an der Cursor-Position ein – sie werden beim Versand automatisch ersetzt.
Systemvorlage markieren (optional)
Schalte Systemvorlage ein, wenn die Vorlage nur von einer Automatik verwendet wird (Rechnungen, Mahnungen, Formularbestätigungen). Systemvorlagen sind beim Schreiben einer E-Mail aus einer Konversation standardmäßig ausgeblendet und bekommen in der Liste das Badge System.
Speichern
Klicke auf Speichern. Bestehende Vorlagen öffnest du jederzeit per Klick auf die Zeile oder über das Aktionsmenü ⋯ → Bearbeiten.
Vorlage einem Szenario zuweisen
Wähle in der Karte Vorlagenzuweisungen beim gewünschten Szenario deine Vorlage aus – die Zuweisung wird sofort gespeichert. Leerst du die Auswahl (Standardvorlage verwenden), greift die mitgelieferte Systemvorlage.
Neue Vorlagen kannst du auch direkt beim Schreiben einer E-Mail anlegen: Im E-Mail-Dialog einer Konversation übernimmt Neue Vorlage deinen aktuellen Betreff und Text (ohne Signatur) in eine neue Vorlage. Siehe E-Mail aus einem Vorgang senden.
Eine Vorlage kann nicht gelöscht werden (⋯ → Löschen), solange sie noch einem Szenario zugewiesen ist – SimpliServ lehnt das Löschen dann mit einem Fehler ab. Hebe die Zuweisung zuerst auf (zurück auf Standardvorlage verwenden).
Platzhalter
Platzhalter stehen in der Form {{modell.feld}} (Punkt-Notation) und werden beim Versand 1:1 durch den jeweiligen Wert ersetzt. Welche Platzhalter sinnvoll sind, hängt vom Szenario ab – über den Platzhalter-Picker im Editor siehst du die verfügbaren Platzhalter direkt. Die wichtigsten:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{{tenant.name}} | Name deines Unternehmens |
{{customer.name}} | Voller Anzeigename des Kunden (Firma, sonst Vor- + Nachname) |
{{customer.first_name}} | Vorname des Kunden |
{{customer.last_name}} | Nachname des Kunden |
{{invoice.number}} | Rechnungsnummer (z. B. RE-00042) |
{{invoice.due_date}} | Fälligkeitsdatum, Format TT.MM.JJJJ |
{{totals.gross}} | Bruttosumme, formatiert (z. B. 199,90 €) |
{{totals.net}} | Nettosumme, formatiert |
{{payment.amount}} | Offener / zu zahlender Betrag, formatiert |
{{customer.flow_number}} | Verknüpfte Vorgangsnummer (KV-…) |
Für Mahnungen kommen u. a. {{dunning.open_amount}}, {{dunning.fee}}, {{dunning.interest_amount}}, {{dunning.days_overdue}}, {{dunning.new_due_date}} und {{dunning.total_due_amount}} hinzu. Für Serviceanmeldungen stehen z. B. {{service_registration.id}}, {{service_registration.tracking_link}} und {{service_registration.status_label}} zur Verfügung, beim Szenario Serviceanmeldung in Auftrag zusätzlich {{order.number}}.
Platzhalter, die es für das jeweilige Szenario nicht gibt, bleiben als Text stehen. Verwende nur die Platzhalter, die der Picker für die Vorlage anbietet.
Benutzerdefinierte HTML-E-Mail
Standardmäßig wird dein Inhalt in das SimpliServ-Layout bzw. deinen E-Mail-Wrapper (Kopf-/Fußzeile) eingebettet. Brauchst du volle Kontrolle über das Design, aktiviere im Editor den Schalter Benutzerdefinierte HTML-E-Mail. Der Editor zeigt dann ein HTML-Feld statt des Textkörpers. Alternativ wechselst du direkt in der Tabelle über ⋯ → Zu benutzerdefiniertem HTML wechseln bzw. Zu Standardlayout wechseln.
Im HTML-Modus wird dein HTML unverändert als kompletter E-Mail-Body versendet – ohne das Standard-Layout drumherum. Es werden nur die Platzhalter des aktiven Szenarios ersetzt (per Textersetzung).
Beachte beim HTML-Modus:
- CSS inline schreiben oder in ein
<style>-Tag im<head>packen – viele Mail-Programme entfernen externe Stylesheets. - Absolute URLs für alle Bilder und Links verwenden.
- Bevorzugt mit Tabellen layouten;
grid/flexwerden in vielen Clients nicht zuverlässig dargestellt. - Reine PDF-Platzhalter (z. B.
{{tenant.logo}},{{customer.full_address}}) sowie<template id="pdf-header">-Wrapper funktionieren nicht in E-Mails – sie würden als sichtbarer Text erscheinen.
Aktions-Buttons (Annehmen / Ablehnen / Bezahlen)
Manche Links existieren erst zum Versandzeitpunkt (sie hängen an einem pro-Vorgang erzeugten Token) und können daher nicht im Editor aufgelöst werden. In einer benutzerdefinierten HTML-Vorlage setzt du diese Tokens einfach als href eines Buttons ein; SimpliServ ersetzt sie beim Versand:
| Token | Szenario | Zweck |
|---|---|---|
{{proposal.accept_url}} | Angebot | Ein-Klick-Link zum Annehmen des Angebots |
{{proposal.reject_url}} | Angebot | Ein-Klick-Link zum Ablehnen des Angebots |
{{payment.url}} | Zahlungsaufforderung | Link zur Online-Zahlung der offenen Rechnung |
<a href="{{proposal.accept_url}}">Angebot annehmen</a>
<a href="{{proposal.reject_url}}">Angebot ablehnen</a>Google-Bewertungen und Sende-Verzögerung
Das Szenario Auftrag abgeschlossen steuerst du nicht hier, sondern unter Administration → Kommunikation → E-Mail in der Karte Google-Bewertungen:
- Automatisch senden – wenn aktiv, geht die E-Mail raus, sobald ein Auftrag als abgeschlossen markiert wird.
- Google-Bewertungslink – steht in jeder Vorlage als Platzhalter
{{tenant.google_review_url}}zur Verfügung. Ohne Link wird nichts versendet. - Sende-Verzögerung – Stunden nach dem Auftragsabschluss, bis die E-Mail verschickt wird. Leer bedeutet sofortiger Versand; empfohlen sind 2–24 Stunden.
Den Text der E-Mail bearbeitest du weiterhin hier über die Vorlage, die dem Szenario zugewiesen ist.
E-Mail-Versand testen
Einen separaten Vorschau-Versand pro Vorlage gibt es nicht. Du kannst aber unter Administration → Kommunikation → E-Mail in der SMTP-Karte eine Test-E-Mail an eine beliebige Adresse senden, um deine Versand-Konfiguration zu prüfen. Details dazu im Leitfaden zur SMTP-Konfiguration.
Verwandte Themen
- SMTP einrichten — den E-Mail-Versand konfigurieren, bevor Vorlagen rausgehen
- SMS & WhatsApp — szenariobasierte Nachrichten über andere Kanäle versenden
- Mahnwesen — Mahnstufen und -fristen, deren E-Mails über die Mahn-Szenarien laufen
- Beleg- & Dokumentvorlagen — Layout der angehängten PDFs (Rechnung, Angebot, Lieferschein)
- Service-Registrierungsformular anpassen — die Bestätigungs-E-Mail nach dem Absenden des Formulars
How is this guide?