Service-Registrierungsformular anpassen
Service-Formular zuweisen, öffentlichen Link teilen, Ticket-Einstellungen, Unterschrift-Vorlagen und die öffentliche Tracking-Seite konfigurieren
→ Service-Registrierungs-Einstellungen öffnen · Formulare öffnen
Das öffentliche Service-Registrierungsformular ist ein ganz normales Formular aus dem Formular-Builder. In den Modul-Einstellungen legst du fest, welches Formular als Service-Formular dient, teilst den öffentlichen Link, steuerst das Verhalten neuer Tickets pflegst die Unterschrift-Vorlagen für Tickets und gestaltest die öffentliche Tracking-Seite.
Wie du das Formular auf deiner Website einbettest oder verlinkst, erklärt der Guide Service-Registrierung.
Wo werden Anpassungen vorgenommen?
- Felder, Reihenfolge, Pflichtfelder und Texte des Formulars bearbeitest du unter Formulare im Formular-Builder – siehe Formular-Builder.
- Zuweisung, öffentlicher Link, Ticket-Verhalten, Unterschrift-Vorlagen und Tracking-Seite findest du unter Administration → Module → Service-Registrierung. Zum Bearbeiten brauchst du die Admin-Einstellungsrechte (Administration → Einstellungen → Ansehen).
Service-Formular zuweisen und Link teilen
Formular bauen
Lege unter Formulare ein Formular mit deinen Feldern an (z. B. Kontaktdaten, Marke, Modell, Seriennummer, Fehlerbeschreibung, Fotos, Unterschrift). Eigene Felder, Pflichtfelder und Reihenfolge stellst du dort ein.
Als Service-Formular wählen
Wähle in der Karte Öffentliche Service-Anfrageseite im Feld Service-Formular dein Formular aus. Die Auswahl wird sofort gespeichert. Einsendungen dieses Formulars landen ab jetzt als Service-Anfragen – und dasselbe Formular erscheint, wenn dein Team eine Anfrage manuell erfasst.
Öffentliche URL kopieren
Unter Öffentliche URL steht der Link zum Formular, den du mit Kopieren übernimmst. Der Link setzt einen Tenant-Slug voraus – fehlt er, weist die Karte darauf hin.
Meldung für gesperrte Kunden
Im Feld Meldung für gesperrte Kunden hinterlegst du den Text, den als Problemkunde markierte Kunden sehen, wenn sie eine Anfrage stellen wollen. Leer lassen für die Standardmeldung. Speichern über die Speicherleiste.
Ticket-Einstellungen
Auf derselben Seite steuerst du drei Einstellungen für Tickets (Customer Flows):
| Karte | Schalter | Wirkung |
|---|---|---|
| Neues Ticket | Immer mit Serviceanfrage starten | Neues Ticket (Ticketliste, Kontakt, Fahrzeug) öffnet sofort das Service-Formular statt der Auswahl der Startphase. |
| Route | Button „Route“ anzeigen | Zeigt im Ticket einen Button, der die Kundenadresse in der Karten-App öffnet. |
| Ticket abschließen | Tickets an der Kasse abschließen | Beim Abschluss wird direkt an der Kasse kassiert (Bar, Karte oder geteilt) – mit signiertem Bon statt A4-Rechnung. Eine Rechnung kannst du weiterhin bewusst erstellen. |
Unterschrift-Vorlagen
In der Karte Unterschrift-Vorlagen legst du Erklärungen an, die Kunden direkt am Ticket unterschreiben, z. B. Geräteabholung, Reparaturauftrag oder KV-Freigabe. Die Karte siehst du nur mit Unterschrift-Vorlagen → Verwalten.
Vorlage anlegen
Klicke auf Vorlage hinzufügen. Im Fenster Neue Unterschrift-Vorlage füllst du aus:
- Zweck – steht als Überschrift über dem Text und auf dem Beleg, z. B. „Geräteabholung“.
- Erklärungstext – die Erklärung, die der Kunde vor dem Unterschreiben liest. Über die Platzhalter-Auswahl fügst du Ticketdaten wie Marke, Modell oder Ticketnummer ein; sie werden beim Unterschreiben ausgefüllt und so gespeichert.
- Aktiv – nur aktive Vorlagen werden im Ticket angeboten.
Vorlagen pflegen
Die Tabelle zeigt Zweck, Status und Aktionen. Ein Klick auf die Zeile oder Bearbeiten öffnet Unterschrift-Vorlage bearbeiten. Löschen fragt mit Vorlage löschen? nach; bereits erfasste Unterschriften behalten ihren Text.
Pro Vorlage eine Erklärung: Lege Auftrag, Abholung oder Datenschutz als eigene Vorlagen an, dann wird jede einzeln unterschrieben. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur, gültig für formfreie Erklärungen, nicht dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt (z. B. Bürgschaft, Ratenkredit). Texte zu Haftung oder Datenverlust lässt du am besten rechtlich prüfen.
Unterschrift am Ticket festhalten
Sobald eine Vorlage aktiv ist, zeigt der Kopf jedes Tickets in jeder Phase den Button Unterschrift festhalten. Dafür brauchst du Unterschriften → Erfassen.
Zweck wählen
Wähle die passende Vorlage. Gibt es nur eine aktive, springt der Dialog direkt zum Unterschreiben.
Erklärung lesen und Namen prüfen
Der Kunde sieht den ausgefüllten Erklärungstext. Name des Unterzeichners ist mit dem Kunden vorbelegt; holt jemand anderer ab, trägst du dessen Namen ein. Ist beim Kunden eine E-Mail hinterlegt, geht die Kopie automatisch an ihn, das Häkchen kannst du entfernen.
Unterschreiben
Ist für deinen Arbeitsplatz ein Kundentablet eingerichtet, schickst du die Erklärung mit An Kundentablet senden dorthin; der Dialog schließt sich, sobald unterschrieben ist. Ohne Tablet oder über Stattdessen hier unterschreiben unterschreibt der Kunde direkt am Bildschirm, dann Unterschrift speichern.
Text, Unterschrift, Zeit und Mitarbeiter werden unveränderbar am Ticket gespeichert, der Beleg als PDF landet in den Ticket-Dateien. Erfasste Unterschriften öffnest du über den Button Unterschriften im Ticketkopf (mit Anzahl): Dort siehst du je Erklärung Unterzeichnet von, Unterzeichnet am, wie sie Erfasst wurde, den Mitarbeiter und ob die Kopie an Kunden ging. Mit Beleg öffnen und Per E-Mail senden zeigst oder schickst du den Beleg. Unterschriften lassen sich nicht ändern oder löschen.
Öffentliche Tracking-Seite
In der Karte Tracking-Seite konfigurieren gestaltest du die Statusseite, die deine Kunden über den Kundenlink oder die Suchseite erreichen. Die Karte hat vier Tabs:
- Inhalte – Karten-Titel, Karten-Text, Badge-Text, Kopfzeilen-Titel, Kopfzeilen-Untertitel, Fußzeile sowie ein eigenes Logo (überschreibt das Organisationslogo)
- Darstellung – Primärfarbe, Seitenkopf ausblenden, Theme-Umschalter ausblenden, Sprachauswahl ausblenden und Eigenes CSS
- Abschnitte – welche Abschnitte sichtbar sind (z. B. Fortschrittsanzeige, Kosten, Kostenvoranschlag annehmen/ablehnen, Öffnungszeiten, Versand) und die Öffnungszeiten je Wochentag
- Teilen – URL der Suchseite und Einbettungscode (
iframe) für deine Website
Was der Kunde auf der Seite sieht, beschreibt der Guide Sendungs- & Auftragsverfolgung.
E-Mails und Automatisierung
- Die Mails rund um die Serviceanmeldung pflegst du unter E-Mail-Vorlagen in der Gruppe Serviceanmeldungen: Serviceanmeldung Bestätigung, Serviceanmeldung akzeptiert, Serviceanmeldung abgelehnt und Serviceanmeldung in Auftrag. Welche Platzhalter es gibt, zeigt dir der Vorlagen-Editor.
- Ob die Bestätigung ein PDF der Anmeldung anhängt und ob Annahme-Mails automatisch gehen, stellst du in der Karte E-Mail-Automatisierung unter Organisation → E-Mail ein.
- Weitere Schritte automatisierst du im Workflow Builder mit Workflows für die Entität Serviceanmeldung (z. B. Aufgabe für die Werkstatt erstellen).
Verwandte Themen
- Service-Registrierung — die öffentliche Anmeldeseite einbetten und verlinken
- Formular-Builder — Felder, Pflichtfelder und Reihenfolge des Formulars
- Service-Anfragen bearbeiten — eingegangene Anfragen prüfen und umwandeln
- Workflows erstellen — eingehende Anfragen automatisiert verarbeiten
- E-Mail-Vorlagen — Bestätigungs- und Antwort-Mails gestalten
- Sendungs- & Auftragsverfolgung — was Kunden auf der Tracking-Seite sehen
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