Workflows erstellen
Visuelle Automatisierungen mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen aufbauen – selbst oder mit KI
→ Workflows in SimpliServ öffnen
Mit dem Workflow Builder automatisierst du wiederkehrende Abläufe – ohne eine Zeile Code. Du findest ihn unter Administration → Daten & Geräte → Workflows (Berechtigung Administration → Einstellungen → Ansehen).
Aufbau eines Workflows
Ein Workflow ist ein Ablaufdiagramm aus Bausteinen, die du aus der Palette links auf die Arbeitsfläche ziehst und miteinander verbindest:
- Auslöser – das auslösende Ereignis. Jeder Workflow hat genau einen Auslöser.
- Aktionen – was passieren soll, z. B. E-Mail senden, Aufgabe anlegen, Datensatz ändern.
- Logik – Bedingung (Ja/Nein-Zweig), Verzweigung (mehrere Wege), Für jedes Element und Warten.
Auslöser
| Auslöser | Wann er startet |
|---|---|
| Modell-Ereignis | Ein Datensatz wird angelegt, geändert oder gelöscht – z. B. Auftrag, Rechnung, Kunde, Ticket, Angebot, Lieferschein, Serviceanmeldung, Shop-Bestellung oder Tagesabschluss. Optional nur, wenn Bedingungen erfüllt sind (alle oder mindestens eine). |
| Geplant | Täglich zu einer Uhrzeit oder nach einem Cron-Ausdruck. |
| Manuell | Nur per Klick auf Jetzt ausführen im Editor. |
| Eingehender Webhook | Wenn ein externes System die angezeigte Webhook-URL: aufruft. |
Aktionen (Auswahl)
- Kommunikation: E-Mail senden, SMS senden, Benachrichtigung, Chat-Nachricht (z. B. Slack)
- Daten: Datensatz ändern, Eigenes Feld ändern, Datensätze suchen, Aufgabe anlegen, SLA festlegen, Dateien taggen
- Dokumente: PDF erstellen, Dokument erstellen, Dokument drucken / herunterladen, Nach Excel exportieren, Archiviertes PDF laden
- Betrieb: Shop-Bestellung liefern, Kassa abschließen, Reparaturanalyse starten
- Werkzeuge: HTTP-Anfrage, KI, Variable setzen, Datum berechnen, Text umwandeln, Workflow starten, Workflow beenden
Workflow anlegen
Neuen Workflow anlegen
Klicke auf Neuer Workflow, vergib Name, optional eine Beschreibung, wähle den Trigger-Typ und bestätige mit Erstellen & Bearbeiten. Der Editor öffnet sich.
Auslöser konfigurieren
Klicke den Auslöser-Baustein an und lege im Seitenpanel fest, auf welchen Datensatz und welches Ereignis er reagiert (bzw. Uhrzeit oder Cron-Ausdruck). Bedingungen am Auslöser filtern, wann der Workflow überhaupt startet.
Bausteine hinzufügen
Ziehe Aktionen und Logik-Bausteine aus der Palette auf die Arbeitsfläche, verbinde sie und konfiguriere jeden Baustein im Seitenpanel. Über Variablen legst du Workflow-Variablen an, die du in späteren Schritten einsetzen kannst.
Speichern und aktivieren
Klicke auf Speichern. Ein Klick auf das Status-Badge schaltet den Workflow zwischen Aktiv und Inaktiv um. Nur aktive Workflows reagieren auf Auslöser.
Mit KI erstellen oder ändern
Mit der Berechtigung KI → Verwenden erscheint in der Liste Mit KI erstellen und im Editor Mit KI ändern. Beschreibe in eigenen Worten, was passieren soll – etwa „Wenn ein Auftrag abholbereit ist, dem Kunden eine E-Mail schicken". Ist etwas unklar, stellt die KI Rückfragen. Beim Ändern wird erst gespeichert, wenn du im Editor auf Speichern klickst.
Ausführungen prüfen
Die Liste zeigt pro Workflow Name, Auslöser, Status und die Zahl der Ausführungen. Im Editor öffnet Ausführungen die Workflow-Läufe mit dem Status jedes Laufs: Abgeschlossen, Fehlgeschlagen, Läuft, Wartet (z. B. bei einem Warten-Baustein) oder Übersprungen.
Exportieren und importieren
In der Liste exportierst du einen Workflow über Exportieren als Datei und spielst ihn per Aus Datei importieren in einem anderen Mandanten wieder ein. Workflow löschen entfernt ihn nach Rückfrage.
Für Integrationen mit Zapier, Make oder eigenen Tools nutzt du den Auslöser Eingehender Webhook (externes System startet den Workflow) bzw. die Aktion HTTP-Anfrage (Workflow ruft ein externes System auf).
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