SMS & WhatsApp
SMS über GTX Messaging und WhatsApp über Meta anbinden und Nachrichten versenden — als Test, per Szenario, in Workflows oder als Konversation
→ SMS in SimpliServ öffnen · WhatsApp öffnen
Über SMS & WhatsApp verschickst du Nachrichten an deine Kunden — automatisch über Szenarien und Workflows, als Test oder als laufende WhatsApp-Konversation. SMS laufen über dein eigenes Konto bei GTX Messaging, WhatsApp über deinen eigenen WhatsApp-Kanal bei Meta. Deine Kunden sehen also deinen Namen, nicht SimpliServ.
Beide Kanäle findest du unter Administration → Kommunikation als eigene Seiten SMS und WhatsApp. Du brauchst die Berechtigung Administration → Einstellungen → Ansehen; zum Ändern der Verbindung Administration → Einstellungen → Bearbeiten, zum Verwalten von Vorlagen mobile_message_templates.manage, für Testnachrichten mobile_messages.send.
WhatsApp und SMS sind ein Zusatzmodul. Ist es nicht gebucht, zeigen beide Seiten nur den Hinweis Zusatzmodul WhatsApp & SMS mit dem Button Modul buchen, der dich zur Abrechnung bringt. Die Gebühren pro Nachricht rechnen GTX Messaging (SMS) und Meta (WhatsApp) direkt mit dir ab, SimpliServ verrechnet dafür nichts extra.
SMS einrichten
SMS aktivieren
Schalte auf der Karte SMS-Absender den Schalter SMS aktiviert ein und bestätige den Hinweis zu den Gebühren mit Aktivieren. Änderungen auf dieser Karte werden sofort gespeichert, einen Speichern-Button gibt es nicht.
GTX-API-Key hinterlegen
Füge im Feld GTX-API-Key den API-Key aus deinem GTX-Messaging-Konto ein. Er wird beim Verlassen des Felds verschlüsselt gespeichert. Ohne Key werden keine SMS verschickt. Noch kein Konto? Der Link unter dem Feld führt zur Registrierung bei GTX Messaging.
Anzeigenamen festlegen
Unter Anzeigename trägst du ein, was deine Kunden als Absender sehen: höchstens 11 Zeichen, nur Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen.
Test-SMS senden
Mit Test-SMS senden gibst du eine Empfänger-Nummer (am besten mit Ländervorwahl, z. B. +436641234567) und einen Text ein und schickst ihn sofort über dein GTX-Konto. Der Button ist erst aktiv, wenn SMS aktiviert ist.
SMS sind Einweg-Nachrichten: Kunden können auf eine SMS nicht antworten. Für Rückfragen nutze WhatsApp.
Die Karte SMS-Verbrauch zeigt, wie viele SMS du diesen Monat gesendet hast und wie viele Segmente das waren. Lange Nachrichten werden in mehrere Segmente geteilt, und GTX rechnet pro Segment ab.
WhatsApp verbinden
Auf der Seite WhatsApp verbindest du deinen WhatsApp-Kanal direkt mit Meta. Du brauchst dafür ein Facebook-Konto, das Verbinden dauert etwa fünf Minuten.
Nummer wählen
Unter Welche Nummer möchtest du verwenden? wählst du:
- Bestehende WhatsApp-Business-App verbinden: Du nutzt die WhatsApp-Business-App schon am Handy. Die App funktioniert weiter, alle Nachrichten erscheinen zusätzlich in SimpliServ.
- Neue Nummer verbinden: Für eine Nummer, die noch nicht bei WhatsApp verwendet wird, zum Beispiel dein Festnetz. Meta schickt einen Bestätigungscode per SMS oder Anruf, danach läuft WhatsApp für diese Nummer nur noch über SimpliServ.
Mit Meta verbinden
Klicke Mit Meta verbinden. Im Fenster von Meta meldest du dich an, wählst dein Unternehmen und bestätigst deine Nummer. Lädt das Fenster nicht, blockiert meist ein Werbeblocker facebook.com.
Zahlungsmethode bei Meta hinterlegen
Ohne Zahlungsmethode im WhatsApp Manager verschickt Meta keine Vorlagen-Nachrichten, zum Beispiel „Auftrag fertig". Über WhatsApp Manager öffnen kommst du direkt hin.
Nach dem Verbinden zeigt die Karte Anzeigename, Nummer, Status, die Prüfung des Anzeigenamens durch Meta, die Qualitätsbewertung, die Verbindungsart und seit wann verbunden ist. Solange Meta den Anzeigenamen prüft (meist ein paar Stunden), sehen Kunden nur deine Nummer. Mit Status aktualisieren holst du den aktuellen Stand, mit Trennen trennst du die Verbindung; deine Nummer und dein Konto bei Meta bleiben dabei bestehen.
Vorlagen
Vorlagen sind wiederverwendbare Nachrichtentexte, die Workflows und automatische Szenarien verwenden. Sie sind pro Kanal getrennt und werden auf der jeweiligen Seite in der Vorlagen-Bibliothek verwaltet (Button Neue Vorlage).
Eine Vorlage hat:
- Name — interne Bezeichnung
- Nachrichtentext (nur SMS) — freier Text mit Platzhaltern in doppelten geschweiften Klammern, z. B.
CUSTOMER_NAME,ORDER_NUMBER,ORDER_TOTAL,COMPANY_NAME - WhatsApp-Vorlage (nur WhatsApp) — ein von Meta freigegebenes Template ohne Medien-Kopfzeile, dessen nummerierte Variablen du Platzhalternamen zuordnest
- Aktiv — inaktive Vorlagen tauchen in den Szenario-Auswahlen nicht auf
WhatsApp-Vorlagen bei Meta
Schreibst du Kunden von dir aus an, braucht WhatsApp eine von Meta geprüfte Vorlage. Auf der WhatsApp-Seite listet WhatsApp-Vorlagen bei Meta alle Vorlagen mit Status, Art, Sprache und Text. Über Neue Vorlage legst du eine an: Name (nur Kleinbuchstaben, Zahlen, Unterstriche), Sprache, Art (Service, Werbung oder Bestätigungscode), optional Kopf- und Fußzeile, Nachrichtentext mit nummerierten Platzhaltern samt echten Beispielwerten und optional Buttons. Mit Bei Meta einreichen geht sie zur Prüfung, das dauert meist nur Minuten.
Eine Vorlage bei Meta kannst du nicht ändern, nur löschen und neu anlegen. Den Namen einer gelöschten Vorlage kannst du 30 Tage lang nicht wiederverwenden. Vorlagen mit Bild-, Video- oder Dokument-Kopfzeile kann SimpliServ nicht automatisch senden.
Mit Testnachricht mit Vorlage schickst du eine freigegebene Vorlage mit eigenen Platzhalter-Werten an deine Nummer, um zu sehen, wie sie ankommt.
Automatische Trigger (Szenario-Zuordnungen)
Unter Szenario-Zuordnungen legst du fest, welche Vorlage bei einem automatischen Geschäftsereignis verschickt wird. Aktuell gibt es das Szenario Auftrag fertig: Die Nachricht geht raus, sobald ein Auftrag auf einen Abschluss-Status wechselt (z. B. für eine Bewertungsbitte). Wähle pro Szenario die gewünschte Vorlage oder — Keine Vorlage —.
Ein Szenario wird übersprungen, wenn keine Vorlage zugeordnet ist, die zugeordnete Vorlage inaktiv ist, der Kunde keine Telefonnummer hat oder der Kunde den automatischen Versand abgelehnt hat.
Einwilligungs-Vorlage und Konversationen
Die Einwilligungs-Vorlage ist eine spezielle Meta-Vorlage, mit der du das 24-Stunden-Fenster umgehst: Der Kunde tippt „OK", um deine Nachricht freizuschalten. Über Vorlage erstellen reichst du sie ein, der Status (Nicht erstellt / Wird geprüft / Von Meta genehmigt / Abgelehnt) wird stündlich aktualisiert.
In Konversationen auf der WhatsApp-Seite siehst du eingehende Kundenantworten und ausgehende Nachrichten als Threads. Klicke einen Thread an, um zu antworten. Dafür brauchst du mobile_messages.threads.view.
WhatsApp erlaubt freie Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht. Ist das Fenster geschlossen, kannst du trotzdem schreiben — SimpliServ sendet zuerst die genehmigte Einwilligungs-Vorlage, und sobald der Kunde antwortet, geht deine Nachricht automatisch raus. Anhänge sind nur bei WhatsApp möglich.
In Workflows verwenden
Über das Automation-Modul Workflows verschickst du SMS und WhatsApp als Aktion. Die Aktion löst Platzhalter aus dem Workflow-Kontext auf (Empfänger-Nummer und Text) und respektiert die Einwilligung des Kunden: Hat ein Kunde den automatischen Versand deaktiviert, wird die Nachricht übersprungen. So baust du eigene Trigger jenseits der vordefinierten Szenarien.
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