Aufgaben & Kanban-Boards
Aufgaben anlegen, zuweisen und in visuellen Boards organisieren
→ Aufgaben öffnen · Boards öffnen
Aufgaben und Kanban-Boards bringen Struktur in dein Tagesgeschäft – ob Werkstattjob, Kunden-Onboarding oder interne To-dos. Die Liste Aufgaben zeigt alle Aufgaben in einer Tabelle, Boards ordnen dieselben Aufgaben in Spalten an.
Aufgabe erstellen
Neue Aufgabe öffnen
Klicke unter Aufgaben auf Neue Aufgabe oder in einer Board-Spalte auf Aufgabe hinzufügen.
Felder ausfüllen
Gib einen Titel ein und setze optional Priorität, Fällig am, Zugewiesen an (eine Person), ein verknüpftes Ticket, das Board mit Spalte und eine Beschreibung.
Speichern
Mit Aufgabe anlegen (oder beim Schließen des Seitenfensters) wird die Aufgabe angelegt und ihre Detailseite geöffnet. Wählst du eine Spalte, erscheint die Aufgabe sofort auf dem Board.
Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen zusätzlich im Kalender.
Aufgabe bearbeiten
Auf der Detailseite einer Aufgabe werden Änderungen automatisch gespeichert. Dort findest du zusätzlich:
- Checklisten – über Checkliste hinzufügen Teilschritte anlegen und abhaken.
- Kommentare – Kommentare posten, optional als Intern markiert.
- Dateien – Fotos und Dokumente zur Aufgabe hochladen (siehe Dateien & Ordner).
- Cover – ein Titelbild, das auf der Board-Karte angezeigt wird.
Mit dem Schalter Erledigt schließt du eine Aufgabe ab; Löschen entfernt sie nach Rückfrage.
Aufgabenliste filtern
Die Tabelle unter Aufgaben zeigt die Spalten ID, Titel, Erstellt von, Zugewiesen an, Zugewiesen von, Priorität, Fällig am und Erstellt am. Über ein Häkchen in jeder Zeile markierst du eine Aufgabe direkt als erledigt. Filtern kannst du nach Ersteller, Zuweisung, Priorität, Fälligkeitsdatum und Erledigt.
Boards strukturieren
Unter Boards siehst du alle Boards in den Reitern Alle, Favoriten und Archiviert.
Board anlegen
Klicke auf Neues Board und vergib Board-Titel, Beschreibung und Farbe. Mit Zugriff beschränken legst du fest, dass nur ausgewählte Rollen und Benutzer das Board sehen.
Spalten hinzufügen
Im Board legst du über Spalte hinzufügen Spalten an (z. B. „Offen", „In Arbeit", „Erledigt"). Pro Spalte wählst du eine optionale Kopfzeilen-Farbe und ob Karten beim Hinzufügen hier als erledigt markieren gelten soll.
Karten verschieben
Ziehe Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Spalten oder ordne Spalten neu. Landet eine Karte in einer Spalte mit „als erledigt markieren", wird sie automatisch abgeschlossen.
Über Filter filterst du die Karten eines Boards nach Text, Spalte, Zuweisung, Priorität, Fälligkeit und Status (Offen / Erledigt).
Über den Stern auf der Board-Karte markierst du ein Board als Favorit. Im Board-Menü kannst du es bearbeiten, archivieren (und später wiederherstellen), exportieren oder löschen. Über Export / Import in der Board-Übersicht importierst du ein exportiertes Board aus einer Datei – praktisch als Vorlage für wiederkehrende Abläufe.
Board löschen entfernt das Board samt Spalten und Aufgaben. Wenn du es nur ausblenden willst, archiviere es.
Prioritäten festlegen
Welche Prioritäten zur Auswahl stehen, bestimmst du unter Administration → Kontakte & Vertrieb → Aufgaben. Dort legst du Prioritäten mit Name, Farbe und Beschreibung an (z. B. „Niedrig", „Hoch", „Dringend").
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Aufgabenliste ansehen | Aufgaben → Ansehen |
| Boards und Aufgabendetails ansehen | Aufgaben → Boards → Ansehen |
| Board anlegen / bearbeiten / löschen | Aufgaben → Boards → Anlegen / Aufgaben → Boards → Bearbeiten / Aufgaben → Boards → Löschen |
| Spalten verwalten | Aufgaben → Boards → Spalten → Anlegen / .update / .delete |
| Aufgaben anlegen / bearbeiten / löschen | Aufgaben → Anlegen / Aufgaben → Bearbeiten / Aufgaben → Löschen |
Aufgaben aus Workflows erzeugen
Im Workflow Builder erzeugt die Aktion Aufgabe anlegen automatisch eine Aufgabe in einer gewählten Board-Spalte – etwa wenn ein neuer Auftrag eingeht.
Verwandte Themen
- Workflows erstellen — Aufgaben automatisch aus Triggern und Bedingungen erzeugen
- Zeiterfassung — Arbeitszeiten zu Aufgaben und Aufträgen erfassen
- Auftrag erstellen & abwickeln — Aufträge und Tickets, mit denen du Aufgaben verknüpfst
- Kalender & Termine — Termine planen und fällige Aufgaben sehen
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