Sendungs- & Auftragsverfolgung
Öffentliche Sendungs- und Auftragsverfolgung: Status-Seite, Kundenlink, Kostenvoranschlag-Aktionen und Admin-Konfiguration der Tracking-Seite.
→ Aufträge öffnen · Serviceanmeldungen öffnen
Mit der Sendungs- und Auftragsverfolgung gibst du deinen Kund:innen eine öffentliche Status-Seite, auf der sie den Fortschritt ihres Auftrags bzw. ihrer Serviceanmeldung selbst verfolgen können – ohne Login. Die Seite zeigt eine Fortschrittsanzeige, den aktuellen Status, Artikel, Kosten und optional einen Kostenvoranschlag zum Annehmen oder Ablehnen.
Die Tracking-Seite hängt am Vorgang (Customer-Flow): Jeder Vorgang erhält automatisch ein eindeutiges, nicht erratbares Tracking-Token, sobald er angelegt wird. Daraus entsteht der öffentliche Link simpliserv.app/track/<slug>/<token>.
So erreicht der Kunde die Tracking-Seite
Es gibt zwei Wege auf die Seite – beide nutzen dasselbe Token.
Kundenlink aus dem Auftrag teilen
Öffne einen Auftrag und wähle im Aktionsmenü Kundenlink erzeugen. SimpliServ erzeugt den Tracking-Link und kopiert ihn direkt in die Zwischenablage – du kannst ihn dann per E-Mail, Chat oder SMS verschicken.
Dieselbe Aktion findest du auch bei Service-Anfragen, Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen und Rechnungen – alle verlinken auf dieselbe Tracking-Seite des zugehörigen Vorgangs.
Über die öffentliche Suchseite
Alternativ kannst du deinen Kund:innen die Suchseite bereitstellen (simpliserv.app/track/search/<slug>). Dort gibt der Kunde seine Serviceanmeldenummer oder Seriennummer sowie Vorname oder Nachname ein, klickt auf Suchen und wird auf die passende Tracking-Seite weitergeleitet.
Ist kein Link verfügbar (z. B. weil der Auftrag noch keinem Vorgang mit Token zugeordnet ist), meldet SimpliServ „Der Kundenlink konnte nicht erstellt werden". Der Link entsteht über den verknüpften Vorgang – siehe Customer-Flow.
Was der Kunde sieht
Welche Abschnitte erscheinen, steuerst du in den Admin-Einstellungen (siehe unten). Verfügbar sind:
- Status – aktueller Status als farbige Plakette (z. B. Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen)
- Fortschrittsanzeige – die Schritte des Vorgangs als Stepper
- Geräteinformationen – Seriennummer bzw. Serviceanmeldungs-/Vorgangsnummer
- Artikel – die Positionen aus dem verknüpften Auftrag
- Preisübersicht – Rabatt, Steuerbetrag und Gesamtbetrag (inkl. MwSt.)
- Kundendaten – Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon
- Beschreibung – die hinterlegten Notizen
- Eingereichte Daten – die Angaben aus dem Anmeldeformular
- Dokumente – mit dem Kunden geteilte Dateien zum Herunterladen
- Öffnungszeiten – deine Öffnungszeiten je Wochentag
- Versand – Paketstatus bei Einsendungen, sofern ein Versanddienstleister angebunden ist
Die Fortschrittsanzeige
Der Stepper bildet den typischen Service-Lebenszyklus ab:
- Eingegangen – die Anfrage ist eingetroffen
- Angenommen bzw. Kostenvoranschlag – sobald ein Kostenvoranschlag existiert, heißt dieser Schritt Kostenvoranschlag
- In Bearbeitung – der Auftrag wird abgearbeitet
- Abholbereit – sobald der Auftragsstatus auf abholbereit gesetzt ist
- Abgeschlossen – wenn der Auftragsstatus als erledigt markiert ist
Wird eine Anfrage abgelehnt, zeigt die Seite stattdessen Eingegangen → Abgelehnt. Bei Einsendungen mit offenem Paket heißt der erste Schritt Paket senden (Versandetikett erstellt) bzw. Unterwegs zu uns, bis das Paket angekommen ist.
Die Schritte Abholbereit und Abgeschlossen werden über den Status des verknüpften Auftrags gesteuert. Setzt du im Auftrag den passenden Status, springt die Anzeige beim Kunden automatisch mit. Mehr dazu unter Aufträge.
Kostenvoranschlag annehmen oder ablehnen
Liegt ein offener Kostenvoranschlag vor und ist der Abschnitt Kostenvoranschlag annehmen/ablehnen aktiviert, kann der Kunde direkt auf der Tracking-Seite:
- das PDF des Kostenvoranschlags in einem neuen Tab öffnen,
- mit Annehmen zustimmen (optionaler Kommentar) oder
- mit Ablehnen absagen (Begründung mit mind. 10 Zeichen erforderlich).
Die Entscheidung wird sofort in SimpliServ zurückgemeldet. Details zur Erstellung findest du unter Kostenvoranschläge.
Admin → Tracking-Seite konfigurieren
Aussehen und Inhalt der öffentlichen Seite legst du unter Administration → Module → Service-Registrierung in der Karte Tracking-Seite konfigurieren fest.
→ Tracking-Seite konfigurieren in SimpliServ öffnen
Die Karte hat vier Tabs:
Tab Inhalte
- Karten-Titel und Karten-Text der großen Statuskarte
- Logo – überschreibt das Standard-Logo deiner Organisation
- Badge-Text über dem Titel
- Kopfzeilen-Titel und Kopfzeilen-Untertitel für die schmale Leiste oben (leer = wie die Karte)
- Fußzeile
Tab Darstellung
- Primärfarbe für Suchbutton, Fortschritts-Akzente und Icon-Hintergründe
- Seitenkopf ausblenden, Theme-Umschalter ausblenden, Sprachauswahl ausblenden
- Eigenes CSS für individuelle Anpassungen
Tab Abschnitte – schalte jeden Bereich einzeln ein oder aus: Geräteinformationen, Auftragsstatus, Fortschrittsanzeige, Auftragsposten, Kosten, Kontaktdaten, Notizen, Eingereichte Formulardaten, Zugehörige Dateien, Kostenvoranschlag annehmen/ablehnen, Öffnungszeiten und Versand (nur mit angebundenem Versanddienstleister). Für den Abschnitt Öffnungszeiten trägst du hier die Zeitfenster je Wochentag ein; Tage ohne Zeitfenster gelten als geschlossen.
Tab Teilen – die fertige URL der Suchseite sowie ein Einbettungscode (iframe), mit dem du die Kundensuche direkt auf deiner Website einbindest.
Auftragsverfolgung automatisch per E-Mail
Du musst den Link nicht jedes Mal manuell verschicken: Aktivierst du unter Organisation → E-Mail in der Karte E-Mail-Automatisierung die Option Auftragsverfolgung automatisch per E-Mail senden, erhält der Kunde automatisch eine Nachricht mit seinem Tracking-Link, sobald Auftragsverfolgungsdaten verfügbar sind.
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