Service-Anfragen bearbeiten

→ Service-Anfragen in SimpliServ öffnen

Im Modul Service-Anfragen bearbeitest du die Anfragen, die über dein öffentliches Service-Formular eingehen – oder die du selbst manuell erfasst. Hier prüfst du jede Anfrage, nimmst sie an oder lehnst sie ab und wandelst sie in einen Auftrag oder Kostenvoranschlag um.

Den kompletten Ablauf Schritt für Schritt – von der Service-Anfrage bis zum Abschluss – findest du unter Ticket: von der Service-Anfrage bis zum Abschluss.

Anfragen im ÜberblickCopy Anchor Link

Die Liste zeigt alle eingegangenen Anfragen, standardmäßig sortiert nach Erstellt am (neueste zuerst). Über die Suche und den Status-Filter triagierst du eingehende Anfragen. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Anfrage.

Folgende Spalten stehen zur Verfügung (ein- und ausblendbar):

• Nummer – fortlaufende Anfragenummer
• Ticketnummer – Nummer des zugehörigen Tickets (Customer Flow); standardmäßig sichtbar, wenn dein Betrieb mit der Ticket-Ansicht arbeitet
• Kunde – Vor- und Nachname
• E-Mail und Telefon (Telefon ist standardmäßig ausgeblendet)
• Produkt – Marke und Modell aus dem Formular
• Beschreibung – Fehlerbeschreibung (gekürzt)
• Status – siehe unten
• Erstellt am und ID (standardmäßig ausgeblendet)

Status verstehenCopy Anchor Link

Jede Anfrage hat einen dieser Status:

• Ausstehend – neu eingegangen, noch nicht entschieden
• Akzeptiert – angenommen
• Abgelehnt – abgelehnt
• Umgewandelt – in einen Auftrag oder Kostenvoranschlag überführt
• Abgeschlossen – Vorgang erledigt

Anfrage annehmen oder ablehnenCopy Anchor Link

In der Detailansicht stehen Akzeptieren und Ablehnen als Buttons oben rechts, in der Liste im Aktionsmenü (Drei-Punkte-Menü) der Zeile.

In Auftrag oder Kostenvoranschlag umwandelnCopy Anchor Link

Über das Aktionsmenü wandelst du eine Anfrage in den nächsten Schritt um:

Ist bereits ein Auftrag oder Kostenvoranschlag verknüpft, zeigt das Menü stattdessen Auftrag ansehen bzw. Kostenvoranschlag ansehen. In der Liste springst du außerdem direkt zum aktuellsten Schritt des Tickets (z. B. Lieferschein ansehen), und ein Werkzeug-Symbol in der Zeile öffnet den verknüpften Auftrag. In der Detailansicht ist In Auftrag umwandeln ausgeblendet, sobald ein Kostenvoranschlag existiert – der Auftrag entsteht dann aus dem Kostenvoranschlag.

Termin planenCopy Anchor Link

Über Termin planen im Aktionsmenü der Liste legst du direkt aus einer Anfrage einen Kalendertermin an – z. B. für die Geräteannahme oder einen Vor-Ort-Einsatz. Du gibst Titel (optional), Kategorie, Beginn, Dauer (Min), Ort und Notizen an und bestätigst mit Termin anlegen. Der Termin wird mit der Anfrage verknüpft.

Kundenlink (Tracking) teilenCopy Anchor Link

Mit Kundenlink erzeugen im Menü der Detailansicht erstellst du einen teilbaren Tracking-Link. Über diesen Link sieht der Kunde den aktuellen Stand seiner Anfrage, ohne sich einzuloggen. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und zusätzlich in einem Dialog zum Kopieren angezeigt. Mehr zur öffentlichen Statusseite steht im Guide Sendungs- & Auftragsverfolgung.

Anfrage manuell erfassenCopy Anchor Link

Nimmst du eine Anfrage telefonisch oder am Tresen entgegen, erfasst du sie selbst:

Detailansicht im ÜberblickCopy Anchor Link

In der Anfrage findest du mehrere Karten, die du über das Aktionsmenü ein-/ausblendest und neu anordnest:

• Formular – alle eingesendeten Formularfelder; mit Kontaktprofil öffnen springst du zum verknüpften Kunden. Werte lassen sich direkt korrigieren – füllt ein Feld auch einen verknüpften Datensatz, fragt SimpliServ, ob die Änderung dort übernommen werden soll.
• KI-Reparaturanalyse – KI-gestützte Einschätzung des Schadens
• Aufgaben – verknüpfte Aufgaben, neue legst du mit Neue Aufgabe an
• Interne Kommentare – interne Notizen zum Ticket (standardmäßig ausgeblendet)
• Konversation – Verlauf der Kundenkommunikation
• Dateien – angehängte Dateien (z. B. Fotos vom Gerät)

Je nach Einstellungen kommen Adressen und Zeiterfassungen des Tickets hinzu. Unter den Karten zeigt eine Aktivitätszeitleiste alle Änderungen am Ticket.

Anfrage löschenCopy Anchor Link

Über das Menü kannst du eine Anfrage mit Löschen entfernen. Das ist nicht umkehrbar und entfernt die Anfrage aus dem zugehörigen Ticket.

BerechtigungenCopy Anchor Link

Die einzelnen Aktionen sind an Berechtigungen gebunden – nur wer sie hat, sieht den jeweiligen Button:

• Serviceanmeldungen → Ansehen – Liste und Details ansehen
• Serviceanmeldungen → Anlegen und Dateien → Anlegen – Anfragen manuell erfassen
• Serviceanmeldungen → Bearbeiten – Formularwerte in der Anfrage korrigieren
• Serviceanmeldungen → Löschen – Anfragen löschen
• Serviceanmeldungen → Annehmen / Serviceanmeldungen → Ablehnen – annehmen bzw. ablehnen
• Serviceanmeldungen → In Auftrag umwandeln / Serviceanmeldungen → In Kostenvoranschlag umwandeln – umwandeln

Berechtigungen vergibst du über Rollen unter Benutzer & Rollen.

Verwandte ThemenCopy Anchor Link

• Service-Anfragen triagieren — Prüf-Checkliste für den Eingangskorb
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• Auftrag erstellen & abwickeln — der nächste Schritt, wenn du eine Anfrage in einen Auftrag umwandelst
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• Customer Flow — das Ticket, in dem jede Anfrage als Phase läuft