Service-Anfragen triagieren
Eingegangene Service-Registrierungen prüfen, annehmen, ablehnen und in Auftrag oder Angebot übergeben
→ Service-Registrierungen in SimpliServ öffnen · Service-Registrierungsformular öffnen
Service-Registrierungen sind eingehende Fälle. Die Liste ist Eingangskorb; erst Annahme, Ablehnung oder Konvertierung führt in den nächsten Prozess.
Eingangskorb priorisieren
Sortiere nach Status, Eingang und Dringlichkeit. Öffne zuerst Fälle mit Terminwunsch, Sicherheitsproblem, gesetzter SLA oder unvollständiger Gerätezuordnung.
Erstprüfung
Person
Bestehenden Kontakt suchen. Nicht automatisch einen zweiten Kunden anlegen, wenn E-Mail, Telefon oder Name bereits existiert.
Gerät
Fahrzeug oder Gerät suchen. Seriennummer, Marke, Modell und Eigentümer vergleichen. Bestehende Gerätedaten nicht durch neue Freitextdaten ersetzen.
Anliegen
Symptom, gewünschte Leistung, Fotos, Terminwunsch und Erreichbarkeit lesen. Fehlende Information gezielt nachfordern.
Entscheidung
Anfrage öffnen
Detailseite öffnen und Kontakt, Gerät, Formularantworten sowie Anhänge kontrollieren.
Dubletten prüfen
Nach bestehendem Servicefall, Auftrag oder Fahrzeug suchen. Bestehenden Fall weiterführen, wenn kein neuer Vorgang nötig ist.
Status wählen
Annehmen nutzt service-registrations.accept; Ablehnen nutzt service-registrations.deny. Ablehnung mit nachvollziehbarer Begründung dokumentieren.
Zielprozess wählen
Mit service-registrations.convert-to-order in Auftrag oder mit service-registrations.convert-to-estimate in Kostenvoranschlag übergeben.
Übergabe prüfen
Zielbeleg direkt öffnen. Kunde, Gerät, Beschreibung, Anhänge und gewünschte Termine müssen übernommen sein.
Wann welcher Weg?
| Situation | Ziel |
|---|---|
| Preis und Umfang klar | Auftrag |
| Diagnose oder Freigabe nötig | Kostenvoranschlag |
| Daten fehlen | Anfrage offen lassen oder Rückfrage |
| falscher Empfänger/Spam | Ablehnen mit Grund |
| bereits vorhandener Fall | bestehenden Vorgang ergänzen |
Annahme und Konvertierung sind nicht dasselbe. Eine angenommene Anfrage kann weiterhin einen separaten Auftrag oder Kostenvoranschlag benötigen.
Übergabe-Checkliste
- Kontakt nicht doppelt.
- Gerät korrekt verknüpft.
- Fotos und Formulardaten übernommen.
- Auftrag oder Angebot geöffnet und geprüft.
- Verantwortlicher und nächster Termin gesetzt.
- Ablehnungsgrund verständlich.
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