Service-Anfrage für bestehenden Kunden erfassen
Eine Service-Anfrage direkt aus einem vorhandenen Kundenkonto starten, ohne den Kunden doppelt anzulegen
→ Service-Anfragen öffnen · Kunden öffnen
Ist der Kunde bereits in SimpliServ vorhanden, startest du die Service-Anfrage am besten direkt aus seinem Kundenprofil. So bleibt die Anfrage mit dem bestehenden Kunden verknüpft. Du musst Name, E-Mail und Telefonnummer nicht noch einmal als neuen Kunden erfassen.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung service-registrations.create. Außerdem musst du den Kunden öffnen können. Der Erstellen-Button im Kundenprofil wird nur angezeigt, wenn du Service-Anfragen anlegen darfst.
Dieser Ablauf gilt für einen bekannten Kunden. Wenn du zusätzlich ein bereits erfasstes Gerät oder Fahrzeug übernehmen willst, starte lieber aus dem bestehenden Gerät/Fahrzeug. Dann werden auch dessen Gerätedaten verknüpft.
Service-Anfrage aus Kundenprofil starten
Kundenprofil öffnen
Öffne Kunden und wähle den vorhandenen Kunden. Prüfe kurz, dass es wirklich der richtige Datensatz ist, besonders bei gleichen Namen.
Ticket-Erstellung starten
Klicke oben im Kundenprofil auf Ticket erstellen. Auf kleinen Bildschirmen liegt derselbe Eintrag im Aktionsmenü.
Serviceanfrage auswählen
SimpliServ öffnet den Dialog Womit möchten Sie beginnen?. Wähle Serviceanfrage. Die anderen Optionen starten direkt ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder einen Auftrag und überspringen die Service-Anfrage.
Kundendaten prüfen
Die Erfassungsseite zeigt im Kontext Neues Ticket für den ausgewählten Kunden. SimpliServ übergibt die Kunden-ID im Hintergrund. Felder, die im aktiven Service-Formular eindeutig dem Kunden zugeordnet sind, werden ausgeblendet und aus dem Kundenkonto übernommen.
Service-Daten ergänzen
Fülle die sichtbaren Felder aus, zum Beispiel Fehlerbeschreibung, Gerät, Marke, Modell, Seriennummer und Unterschrift. Die genaue Auswahl kommt aus dem veröffentlichten Service-Registrierungsformular. Wenn ein Feld bereits durch das Kunden-Mapping bekannt ist, erscheint es nicht noch einmal.
Entscheiden, ob sofort ein Auftrag entsteht
Auftrag direkt umwandeln ist auf dieser Erfassungsseite zunächst ausgeschaltet. Lass es aus, wenn du die Anfrage erst prüfen oder annehmen willst. Aktiviere es, wenn nach dem Absenden sofort ein Auftrag entstehen und der Werkstatt-Tag geöffnet werden soll.
Anfrage erstellen
Klicke auf Anfrage erstellen. Ohne Direktumwandlung wird die Service-Anfrage gespeichert. Mit Direktumwandlung legt SimpliServ zusätzlich den Auftrag an und öffnet danach den Auftrag bzw. den Werkstatt-Tag.
Was mit dem bestehenden Kunden passiert
Der Start aus dem Kundenprofil setzt customerId in der URL der Erfassungsseite. Beim Absenden wird diese ID als customer_id an die Service-Anfrage übergeben. Der Kunde wird dadurch nicht neu angelegt.
Das Formular arbeitet zusätzlich mit dem aktiven, veröffentlichten Service-Formular. Je nach Feld-Mapping oder Standardfeld-Erkennung werden bekannte Kundenfelder wie Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon oder Firma verborgen und beim Absenden wieder in die Nutzlast eingesetzt. Die Fehlerbeschreibung und andere fallbezogene Angaben bleiben für die aktuelle Anfrage auszufüllen.
Starte nicht über Neue Anfrage in der allgemeinen Service-Anfragenliste, wenn du den Kundenkontext sicher übernehmen willst. Nutze das Kundenprofil oder übertrage die Kunden-ID bewusst über den Customer-Flow.
Direktumwandlung richtig wählen
Checkbox ausgeschaltet
SimpliServ erstellt die Service-Anfrage und zeigt eine Erfolgsmeldung. Weil der Start aus dem Kunden-Flow kommt, führt die Anwendung danach zurück zum zugehörigen Ticket-Flow. Du kannst die Anfrage dort prüfen und später in Auftrag, Angebot oder Kostenvoranschlag umwandeln.
Checkbox eingeschaltet
Nach der Service-Anfrage ruft SimpliServ die Umwandlung in einen Auftrag auf. Bei erfolgreicher Auftragserstellung wird der Werkstatt-Tag geladen und anschließend der Auftrag geöffnet. Wenn kein Auftrag-ID zurückkommt, bleibt die Anwendung im Flow bzw. in der Service-Anfragenübersicht.
Nutze diese Option nur, wenn die Angaben bereits vollständig genug für einen Arbeitsauftrag sind. Eine unvollständige Fehlerbeschreibung lässt sich später zwar ergänzen, führt aber leicht zu Rückfragen in der Werkstatt.
Wenn Kunde auch Gerät schon besitzt
Der Kundenprofil-Button übergibt den Kunden, aber nicht automatisch ein bestimmtes Fahrzeug oder Gerät. Wenn der Kunde mehrere Geräte besitzt, ist das wichtig: Öffne dann das konkrete Gerät und nutze dort Neues Ticket. So übernimmt SimpliServ zusätzlich Fahrzeug-/Geräte-ID, Marke, Modell, Seriennummer und Kennzeichen, soweit das Formular diese Felder verwendet.
Mehr dazu: Service-Anfrage für bestehendes Gerät/Fahrzeug erfassen.
Fehlerbehebung
„Ticket erstellen“ fehlt
Prüfe service-registrations.create. Ohne dieses Recht blendet SimpliServ die Aktion aus. Fehlt der gesamte Kundenbereich, fehlt zusätzlich ein Kunden-Anzeige-Recht oder der Datensatz ist nicht verfügbar.
Kundendaten erscheinen trotzdem im Formular
Das Formular blendet nur Felder aus, die über ein Feld-Mapping oder bekannte Standardnamen eindeutig als Kundenfelder erkannt werden. Ein frei benanntes Feld muss nicht automatisch zugeordnet sein. Prüfe die Feld-Mappings im Service-Registrierungsformular.
Falscher Kunde angezeigt
Brich ab und starte erneut aus dem richtigen Kundenprofil. Ändere nicht nur den sichtbaren Namen: Die Verknüpfung verwendet die Kunden-ID, nicht die Textdarstellung.
Gerätedaten fehlen
Das ist bei Start aus dem Kundenprofil erwartbar, wenn kein Fahrzeug-ID mitgegeben wurde. Öffne das konkrete Fahrzeug und starte dort Neues Ticket.
Verwandte Themen
Bestehendes Gerät/Fahrzeug übernehmen
Service-Anfrage mit vorhandenem Gerät, Besitzer und Gerätedaten starten.
Service-Anfragen bearbeiten
Anfragen prüfen, annehmen und weiterverarbeiten.
Service-Registrierungsformular
Felder, Mappings und Pflichtangaben konfigurieren.
Service-Anfragen einbetten
Öffentliche Registrierung verlinken oder einbetten.
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