Mahnwesen
Mahnstufen, Fristen, Gebühren, Verzugszinsen und Mahnprofile konfigurieren sowie Mahnungen pro Rechnung manuell oder automatisch versenden
→ Mahnwesen-Einstellungen in SimpliServ öffnen · Rechnungen in SimpliServ öffnen
Das Mahnwesen erinnert Kund:innen an offene Rechnungen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur 3. Mahnung mit Mahngebühr und Verzugszinsen. Du legst Stufen, Fristen und Beträge zentral fest und erstellst Mahnungen dann pro Rechnung manuell oder lässt sie automatisch versenden. Mahnläufe über viele Rechnungen, Ratenpläne, Mahnsperren und Inkasso verwaltest du unter Mahnläufe, Ratenpläne & Inkasso.
Die vier Mahnstufen
SimpliServ kennt vier feste Stufen, die in dieser Reihenfolge durchlaufen werden:
- Zahlungserinnerung – freundlicher Hinweis, ohne Gebühr und ohne Verzugszinsen.
- 1. Mahnung – mit Mahngebühr und Verzugszinsen; bei Geschäftskunden zusätzlich die einmalige Verzugspauschale.
- 2. Mahnung und 3. Mahnung – mit Mahngebühr und Verzugszinsen.
Pro Rechnung kann jede Stufe nur einmal angelegt werden, und die Stufen lassen sich nicht überspringen.
Mahnungen konfigurieren
Die Einstellungen findest du unter Administration → Module → Mahnwesen in der Karte Mahnungen.
Automatischen Versand festlegen
Aktiviere Mahnungen automatisch versenden, wenn fällige Mahnungen täglich um 07:00 Uhr automatisch erstellt und verschickt werden sollen. Bleibt der Schalter aus, mahnst du nur manuell.
Frist und Mindestbetrag
Neue Zahlungsfrist (Tage) legt fest, wie viele Tage ab Erstellung einer Mahnung als neues Zahlungsziel gelten (Standard: 14). Rechnungen unter Mindestbetrag offen (Standard: 5,00) werden im Mahnlauf übersprungen. Mit Kanal-Rechnungen mahnen (JTL) nimmst du auch Rechnungen aus JTL-Wawi auf.
Verzugszinsen und Pauschale
Entweder trägst du einen festen Verzugszinssatz (% p.a.) ein, der dann immer gilt. Oder du lässt ihn leer und pflegst unter Verzugszinsen & Pauschale den Basiszinssatz (% p.a.) (halbjährlich aktualisieren) sowie Aufschlag B2B (%-Pkt.) und Aufschlag B2C (%-Pkt.). Ohne beide Werte werden keine Zinsen berechnet. Dazu kommen Verzugspauschale B2B (€) und optional eine Mahngebühr-Obergrenze (€).
Fristen und Gebühren je Stufe
Für jede Stufe legst du fest, wann sie greift: die Zahlungserinnerung Tage nach Fälligkeit, die 1.–3. Mahnung Tage nach voriger Mahnung. Für die Mahnstufen hinterlegst du außerdem eine Standard-Mahngebühr, die im Mahnungs-Dialog überschreibbar ist.
Speichern
Speichere die Karte über die Speichern-Leiste.
Verzugszinsen werden tagesgenau gerechnet: offener Betrag × Zinssatz × überfällige Tage ÷ 365. Mahngebühr, Pauschale und Zinsen werden in der Mahnung zum offenen Rechnungsbetrag addiert.
Mahnprofile
Brauchen einzelne Kunden oder Kundengruppen andere Regeln, legst du unten auf derselben Seite unter Mahnprofile mit Neues Profil ein Profil an. Ein Profil bestimmt Höchste Mahnstufe, Fristen und Gebühren je Stufe, ob Verzugszinsen berechnen und Verzugspauschale berechnen gelten und nach welcher Stufe die Inkasso-Übergabe nach erfolgt. Ein Profil kann als Standardprofil markiert werden.
Zugewiesen wird das Profil an Kunden (Karte Debitor in der Kundenakte, Feld Mahnprofil) oder an Kundengruppen. Kunde geht vor Gruppe, Gruppe vor Standard. Ohne Profil gelten die Einstellungen oben.
Mahnungs-Layout (PDF)
Jede Mahnung erzeugt ein eigenes PDF. Auf der Mahnwesen-Seite öffnest du in der Karte Mahnungs-Layout mit Mahnungs-Designer öffnen den Designer (Farben, Logo, Schrift, Ränder). Über das Auswahlfeld der Karte weist du dem Szenario „Mahnung“ eine Dokumentvorlage zu.
→ Mahnungs-Designer in SimpliServ öffnen
Betreff und Text der Mahn-E-Mails stammen aus den E-Mail-Vorlagen (Szenario „Mahnung“) und lassen sich je Mahnung anpassen.
Mahnung zu einer Rechnung erstellen
Mahnungen werden in der Detailansicht einer Rechnung in der Karte Mahnung & Zahlungserinnerungen verwaltet.
Rechnung öffnen
Öffne unter Finanzen → Rechnungen die betreffende Rechnung, zum Beispiel über den Reiter Überfällig.
Mahnung erstellen
Klicke auf Mahnung erstellen. Die nächste passende Mahnstufe ist vorausgewählt, bereits vorhandene Stufen sind gesperrt.
Gebühr und Text prüfen
Passe bei Bedarf die Mahngebühr an. Die Zusammenfassung zeigt offenen Betrag, Gebühr, Verzugspauschale, Verzugszinsen, den Gesamtbetrag und die neue Zahlungsfrist; die Tabelle Verzugszinsen je Zeitraum schlüsselt die Zinsen auf. Betreff und Nachricht sind vorausgefüllt, die Nachricht kannst du auch per KI formulieren lassen.
Erstellen oder direkt senden
Mit Erstellen legst du die Mahnung als Entwurf an (das PDF wird erzeugt). Mit Erstellen & senden wird sie sofort per E-Mail verschickt.
Jede Mahnung hat einen Status:
- Entwurf – angelegt, noch nicht versendet. Mit Senden verschickst du sie, mit Stornieren verwirfst du sie.
- Gesendet – per E-Mail verschickt, kann nicht mehr storniert werden.
- Storniert – verworfener Entwurf.
Das PDF öffnest du je Mahnung über PDF.
Automatischer Versand
Ist Mahnungen automatisch versenden aktiv, prüft ein täglicher Lauf um 07:00 Uhr alle überfälligen, nicht bezahlten Rechnungen und versendet die jeweils nächste fällige Stufe. Eine Rechnung wird automatisch gemahnt, wenn:
- die Rechnung offen, überfällig und nicht bezahlt ist,
- für sie keine Mahnsperre bzw. Pause aktiv ist,
- die Stufen-Frist erreicht ist (Tage nach Fälligkeit bzw. nach der zuletzt versendeten Mahnung) und
- beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt und der automatische E-Mail-Versand erlaubt ist.
Einen Mahnlauf über alle fälligen Rechnungen startest du alternativ manuell unter Mahnwesen → Mahnläufe, siehe Mahnläufe, Ratenpläne & Inkasso.
Rechnung vom Mahnen ausnehmen
Im Mahn-Bereich der Rechnung setzt du mit Mahnsperre setzen eine Mahnsperre: mit Grund (Streitfall, Vereinbarung, Insolvenz, Sonstiges), optional Gesperrt bis (leer = unbefristet) und Notiz. Solange sie aktiv ist, entstehen für die Rechnung keine Mahnungen, weder manuell noch automatisch. Mit Aufheben hebst du sie auf. Sperren aus Ratenplänen, Inkasso oder JTL erscheinen hier ebenfalls.
Mahnsperren erfordern die Berechtigung Forderungen → Ratenvereinbarungen → Verwalten. Ohne sie siehst du stattdessen den einfachen Schalter Mahnungen pausiert, der nur den automatischen Versand für diese Rechnung aussetzt.
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