Mahnläufe, Ratenpläne & Inkasso
Alle überfälligen Rechnungen in einem Mahnlauf mahnen, Ratenpläne und Mahnsperren verwalten und offene Forderungen an ein Inkassobüro übergeben
→ Mahnwesen in SimpliServ öffnen
Unter Mahnwesen bearbeitest du offene Forderungen gesammelt statt Rechnung für Rechnung: Ein Mahnlauf schlägt für alle überfälligen Rechnungen die nächste Mahnstufe vor, Ratenpläne und Mahnsperren halten einzelne Rechnungen bewusst aus dem Mahnen heraus, und hartnäckige Fälle übergibst du an ein Inkassobüro. Die Seite hat vier Tabs: Mahnläufe, Ratenpläne, Mahnsperren und Inkasso.
Mahnstufen, Fristen, Gebühren, Verzugszinsen und das Mahnungs-Layout stellst du in den Mahnungs-Einstellungen ein, siehe Mahnwesen.
Der Tab Mahnläufe erscheint nur mit der Berechtigung Mahnwesen → Mahnläufe → Verwalten. Die übrigen drei Tabs siehst du mit Rechnungen → Ansehen. Ratenpläne beenden und Mahnsperren aufheben erfordert Forderungen → Ratenvereinbarungen → Verwalten, Inkasso-Fälle bearbeiten Forderungen → Inkasso → Verwalten.
Mahnlauf durchführen
Ein Mahnlauf ist zuerst nur ein Vorschlag. Erst wenn du ihn ausführst, entstehen Mahnungen.
Vorschlag erstellen
Klicke im Tab Mahnläufe auf Neuer Mahnlauf. Wähle den Stichtag (Standard: heute) und den Versand: Per E-Mail senden oder Nur PDF erstellen. Mit Vorschlag erstellen öffnet sich die Detailseite des Laufs.
Vorschlag prüfen
Die Detailseite zeigt oben Stichtag, Anzahl Zu mahnen, Übersprungen und Ausgeführt. Darunter steht jede überfällige Rechnung mit Kunde, Fälligkeit, Stufe (bisher → neu), offenem Betrag, Gebühr und Zinsen. Über die Checkbox am Zeilenanfang wählst du Rechnungen ab, die diesmal nicht gemahnt werden sollen, oder nimmst sie wieder auf.
Ausführen oder verwerfen
Ausführen erstellt nach einer Bestätigung alle ausgewählten Mahnungen und verschickt sie je nach Versandart per E-Mail oder legt nur die PDFs an. Während der Lauf arbeitet, aktualisiert sich die Seite selbst; jede Zeile zeigt danach Gemahnt oder einen Fehler. Lauf verwerfen verwirft den Vorschlag, ohne dass Mahnungen entstehen.
Ein Lauf hat den Status Vorschlag, Wird ausgeführt, Ausgeführt oder Verworfen. Die Spalte Auslöser unterscheidet manuell gestartete Läufe von automatisch vom System angelegten. Fehlgeschlagene Mahnungen werden in der Liste rot neben der Anzahl ausgeführter Mahnungen markiert.
Warum eine Rechnung übersprungen wird
Rechnungen, die der Lauf nicht mahnen kann oder darf, stehen mit Begründung in der Liste und lassen sich nicht anhaken. Die häufigsten Gründe:
| Grund | Bedeutung |
|---|---|
| Frist noch nicht erreicht | Die Tage nach Fälligkeit bzw. nach der vorigen Mahnung sind noch nicht um. |
| Höchste Stufe erreicht | Die 3. Mahnung ist schon raus. |
| Unter Mindestbetrag | Der offene Betrag liegt unter dem eingestellten Mindestbetrag. |
| Mahnsperre, Ratenplan, Im Inkasso | Für die Rechnung oder den Kunden ist das Mahnen gesperrt. |
| Mahnentwurf vorhanden | Es gibt bereits einen Mahnungsentwurf für die Rechnung. |
| Keine E-Mail-Adresse | Versand per E-Mail gewählt, aber beim Kunden ist keine Adresse hinterlegt. |
| JTL-Rechnung (mahnt JTL) | Die Rechnung kommt aus JTL-Wawi, die selbst mahnt (umstellbar in den Mahnungs-Einstellungen). |
In der Offene-Posten-Liste führt dich das Zeilenmenü einer offenen Rechnung mit Mahnlauf starten direkt hierher; einen Ratenplan legst du dort ebenfalls an.
Ratenpläne
Kann ein Kunde nicht auf einmal zahlen, vereinbarst du einen Ratenplan. Du legst ihn in der Rechnung über das Aktionsmenü mit Ratenplan anlegen an (nur bei offenen, nicht bezahlten Rechnungen). Im Formular gibst du Erste Rate fällig am, Anzahl Raten, Karenz (Tage) und Erlaubte verpasste Raten an; SimpliServ rechnet die monatliche Rate aus, der Rest fällt auf die letzte Rate. Solange der Plan läuft, ist das Mahnen der Rechnung gesperrt.
Im Tab Ratenpläne siehst du alle Pläne mit Nummer, Kunde, Status, Beginn, Gesamtbetrag und bereits bezahltem Betrag. Ein Plan ist Aktiv, Erfüllt, In Verzug oder Beendet. Über das Zeilenmenü lädst du die Vereinbarung als PDF herunter (PDF herunterladen) oder beendest einen aktiven Plan mit Plan beenden; dabei werden auch seine Mahnsperren aufgehoben.
Mahnsperren
Eine Mahnsperre verhindert, dass für eine Rechnung oder einen ganzen Kunden Mahnungen entstehen, weder manuell noch im Mahnlauf. Du setzt sie in der Rechnung im Mahnungsbereich oder in der Kundenakte mit Mahnsperre setzen, mit Grund (z. B. Streitfall oder Insolvenz), optional einem Enddatum und einer Notiz. Ohne Enddatum gilt die Sperre unbefristet. Ratenpläne und Inkasso-Fälle setzen ihre Sperren automatisch.
Der Tab Mahnsperren listet alle Sperren mit Gesperrt für (verlinkt auf Rechnung oder Kunde), Grund, Status und Gesperrt bis. Eine aktive Sperre hebst du über das Zeilenmenü mit Aufheben auf.
Inkasso
Fall anlegen
Öffne die offene Rechnung und wähle im Aktionsmenü An Inkasso übergeben. Trage optional das Inkassobüro und eine Notiz ein und klicke Fall anlegen. Der Fall startet als Vorbereitet, und das Mahnen der Rechnung wird gesperrt.
An das Inkassobüro übergeben
Im Tab Inkasso wählst du im Zeilenmenü Übergeben, ergänzt Inkassobüro, Aktenzeichen des Inkassobüros und Übergabedatum. SimpliServ erstellt dabei einen CSV- und PDF-Export für das Büro und setzt den Fall auf Übergeben. Den Export holst du jederzeit mit Export herunterladen.
Status fortschreiben
Mit Status ändern setzt du den Fall auf In Bearbeitung, Erledigt (bezahlt), Abgeschlossen oder Zurückgerufen. Ein Rückruf hebt die Mahnsperren wieder auf.
Hat ein Kunde offene Inkasso-Fälle, zeigt SimpliServ in seiner Kundenakte sowie in seinen Rechnungen und Aufträgen einen Warnhinweis. Prüfe dann, ob du weiter auf Rechnung lieferst.
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