Rechnung erstellen
Rechnungen anlegen, festschreiben, als PDF oder per E-Mail versenden und Zahlungen erfassen
→ Rechnungen in SimpliServ öffnen · Neue Rechnung öffnen
Rechnungen sind das Abrechnungs-Kernstück in SimpliServ – mit rechtssicherer Nummerierung, automatischer Steuerberechnung, PDF- und E-Mail-Versand und eingebetteter E-Rechnung.
Rechnungsliste
Du findest die Rechnungen unter Finanzen → Rechnungen. Die Reiter Alle, Entwürfe, Offen, Überfällig und Bezahlt filtern die Liste nach Status. Die Spalte Belegart zeigt, ob es sich um eine normale Rechnung, eine Anzahlungsrechnung, eine Rechnungskorrektur, einen Storno oder einen Kassenbeleg handelt.
Neue Rechnung anlegen
Rechnung erstellen
Klicke in der Rechnungsliste auf Rechnung erstellen – oder wähle in der Seitenleiste Neue Rechnung.
Kunde wählen
Wähle in der Rechnungsübersicht einen bestehenden Kontakt. Adressen und Zahlungsziel werden übernommen, die Rechnung wird zunächst als Entwurf gespeichert.
Positionen hinzufügen
Füge Produkte oder freie Positionen hinzu. Netto, Steuer und Brutto rechnet SimpliServ automatisch. Kopf- und Fußtext, eigene Felder und Notizen pflegst du in den jeweiligen Karten.
Prüfen
Mit Vorschau (Entwurf) siehst du die PDF, ohne die Rechnung festzuschreiben.
Festschreiben und versenden
Klicke auf Drucken / Senden. Im Dialog Festschreiben & Aktionen wählst du Herunterladen, Drucken, Per E-Mail senden oder Nur Festschreiben. Jede dieser Aktionen schreibt die Rechnung fest: Sie erhält ihre fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD) und den Status Offen.
Eine festgeschriebene Rechnung ist inhaltlich nicht mehr änderbar. Fehler korrigierst du über eine Rechnungskorrektur oder einen Storno, siehe Rechnungskorrektur & Storno. Vor dem Festschreiben warnt SimpliServ bei einer Rechnung ohne Positionen, bei Positionen mit 0 % Steuer und bei fehlenden Seriennummern.
Ist unter Administration → Rechnungen Proforma-Rechnungen erlauben aktiv, bietet der Dialog bei Entwürfen zusätzlich Als Proforma-Rechnung senden an. Die Rechnung bleibt dann ein Entwurf ohne Rechnungsnummer.
Aus anderen Belegen erzeugen
Rechnungen lassen sich auch direkt aus Angeboten, Aufträgen oder Lieferscheinen erstellen. Aus einer bezahlten Anzahlungsrechnung erzeugst du über das Aktionsmenü mit Schlussrechnung erstellen die Schlussrechnung zum Auftrag.
Aktionen an der Rechnung
Das Aktionsmenü (Weitere Rechnungsaktionen, das …-Symbol) in der Liste und in der Detailansicht bietet je nach Status und Berechtigung unter anderem:
- Zahlung erfassen – Zahlungseingang manuell buchen, solange ein offener Betrag besteht.
- Kundenlink erzeugen – teilbaren Link erzeugen (wird direkt kopiert), über den Kund:innen die Rechnung und ihren Status online sehen.
- Duplizieren – neuen Entwurf mit denselben Positionen anlegen.
- Wiederholende Rechnung – die Rechnung als Vorlage für wiederkehrende Rechnungen einrichten.
- XRechnung herunterladen – die strukturierte XML einer festgeschriebenen Rechnung laden, siehe E-Rechnung.
- Ratenplan anlegen und An Inkasso übergeben – bei offenen Forderungen, siehe Mahnwesen.
- Stornieren, Rückerstatten, Rechnungskorrektur erstellen und Löschen (nur Entwürfe), siehe Rechnungskorrektur & Storno.
Zahlungen
Eingegangene Zahlungen erfasst du manuell über Zahlung erfassen oder in der Karte Zahlungen. Online-Zahlungen über Mollie oder Stripe werden automatisch zugeordnet. Der Zahlungsstatus (offen, teilweise bezahlt, bezahlt) steht in Liste und Detailansicht. Mehr dazu unter Zahlungen erfassen.
Erhaltene Gutschrift erfassen
Rechnet ein Partner (z. B. Leasinggesellschaft oder Hersteller) per Gutschriftsverfahren über deine Leistung ab, erfasst du den erhaltenen Beleg mit Erhaltene Gutschrift in der Rechnungsliste. Der Button erscheint nur, wenn die Buchhaltung aktiv ist.
Nummernkreise
Format und Startwert der Rechnungsnummern definierst du unter Administration → Nummernkreise.
Berechtigungen
Ansehen erfordert Rechnungen → Ansehen, Anlegen und Duplizieren Rechnungen → Anlegen, Bearbeiten von Entwürfen Rechnungen → Bearbeiten, E-Mail-Versand Rechnungen → E-Mail senden und das Erfassen von Zahlungen Rechnungen → Zahlungen → Anlegen. Stornieren, Rückerstatten und Löschen erfordern Rechnungen → Löschen.
Verwandte Themen
- Rechnungskorrektur & Storno — festgeschriebene Rechnungen korrigieren, stornieren oder erstatten
- Mahnwesen — überfällige Rechnungen mahnen, Gebühren und Verzugszinsen
- Zahlungen & Mollie — Online-Zahlungen aktivieren und Zahlungseingänge automatisch erfassen
- E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung) — wie SimpliServ strukturierte E-Rechnungen erzeugt
- Wiederkehrende Rechnungen — Abonnements und Daueraufträge automatisch fakturieren
- Nummernkreise — Nummernformat, Stellenanzahl und nächste Rechnungsnummer festlegen
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