Rechnungskorrektur & Gutschrift
Festgeschriebene Rechnungen stornieren, erstatten oder per Rechnungskorrektur ganz oder teilweise korrigieren – GoBD-konform mit eigenem Beleg
→ Rechnungen in SimpliServ öffnen
Eine festgeschriebene Rechnung darfst du aus rechtlichen Gründen (GoBD) nicht mehr inhaltlich ändern oder einfach löschen. Stattdessen erzeugt SimpliServ immer einen eigenen Beleg, der auf das Original verweist: eine Stornorechnung (die ganze Rechnung fällt weg) oder eine Rechnungskorrektur (Gutschrift über einen Teil oder den ganzen Betrag). Ein Entwurf lässt sich dagegen einfach löschen.
Welche Aktion passt?
Alle Aktionen findest du im Aktionsmenü (Weitere Rechnungsaktionen, das …-Symbol) in der Rechnungsliste oder in der Detailansicht. Welche angeboten werden, hängt von Status und Zahlungen ab.
Löschen (Entwurf)
Nur solange die Rechnung ein Entwurf ist. Sie wird vollständig entfernt, es entsteht kein Beleg.
Stornieren (ohne Zahlungen)
Für festgeschriebene Rechnungen ohne aktive Zahlungen. SimpliServ erzeugt eine Stornorechnung über den vollen Betrag, das Original wird Storniert.
Rückerstatten (mit Zahlungen)
Ist bereits Geld eingegangen, ersetzt Rückerstatten das Stornieren: Die Zahlung wird erstattet und eine Stornorechnung erstellt.
Rechnungskorrektur (ganz oder teilweise)
Für Teilrückgaben, Preisnachlässe, Kulanz oder Fehlfakturierung. Das Original bleibt bestehen, die Korrektur mindert es.
Eine Rechnung stornieren
Stornieren wählen
Öffne das Aktionsmenü der Rechnung und klicke auf Stornieren. Der Eintrag erscheint nur, wenn keine aktiven Zahlungen und keine Rechnungskorrekturen zur Rechnung existieren.
Prüfen und bestätigen
Der Dialog Rechnung stornieren zeigt den Stornobetrag. Enthält die Rechnung ein verkauftes Fahrzeug, legst du hier fest, ob es in den Bestand zurückgeht. Bestätige mit Stornieren. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Danach steht die Rechnung auf Storniert und behält ihre Nummer, die Nummernfolge bleibt lückenlos. Die zugehörige Stornorechnung (Badge Stornorechnung) öffnest du in der Detailansicht über Stornorechnung anzeigen. Original und Storno werden revisionssicher archiviert, siehe GoBD-Archivierung.
Eine bezahlte Anzahlungsrechnung lässt sich nicht stornieren. Erstatte zuerst die Zahlung.
Bezahlte Rechnung erstatten und stornieren
Rückerstatten wählen
Klicke im Aktionsmenü auf Rückerstatten. Es öffnet sich Rückerstattung & Storno.
Erstattungsart wählen
Unter Rückerstattungsart wählen wählst du Bar, Karte, Überweisung oder Gutschein.
Bestätigen
Prüfe den Betrag und bestätige mit Rückerstatten. SimpliServ erfasst die Erstattung, erstellt die Stornorechnung und setzt die Rechnung auf Storniert.
Rechnungskorrektur erstellen
Mit Rechnungskorrektur erstellen korrigierst du eine festgeschriebene Rechnung ganz oder teilweise, ohne sie zu stornieren. Die Korrektur ist ein eigener Beleg mit eigener Nummer (Badge Rechnungskorrektur) und wird sofort festgeschrieben. Nicht möglich ist sie für Entwürfe, stornierte Rechnungen, Stornorechnungen, Korrekturen selbst, Kassenbelege und Anzahlungsrechnungen.
Umfang
Wähle im Schritt Umfang, was korrigiert wird: Vollständig (alle verbleibenden Positionen), Positionen (Mengen, z. B. Teilrückgabe) oder Betrag (freier Betrag je Steuersatz für Preisnachlass oder Kulanz). Lege außerdem Grund (Rückgabe, Preisnachlass, Kulanz, Fehlfakturierung, Sonstiges) und Korrekturdatum fest.
Positionen
Passe Mengen, Preise oder Beträge je Steuersatz an. Bei Rückgaben kannst du mit Ins Lager zurück die Ware wieder einem Lager zubuchen. Die Vorschau zeigt Netto, USt., Brutto und den noch korrigierbaren Betrag.
Ausgleich
Entscheide, was mit dem Korrekturbetrag passiert: Mit der Rechnung verrechnen (mindert den offenen Betrag), Erstatten (mit Erstattungsart und Datum) oder Als Guthaben stehen lassen. Beim Verrechnen kannst du einen Rest zusätzlich mit Weitere offene Rechnungen verrechnen ausgleichen.
Erstellen
Klicke auf Rechnungskorrektur erstellen. Die Detailansicht des Originals verlinkt danach auf die Korrektur und umgekehrt.
Fahrzeugverkäufe werden nicht per Rechnungskorrektur, sondern per Storno rückabgewickelt. Bei differenzbesteuerten Positionen korrigiert SimpliServ die Steuer auf die Marge. Eine Barerstattung erfasst du zusätzlich als Kassenbewegung.
Korrigierte Rechnung neu ausstellen
Willst du nach einem Storno eine fehlerfreie Rechnung ausstellen, wähle im Aktionsmenü des Originals Duplizieren. SimpliServ legt einen neuen Entwurf mit Kunde, Positionen, Adressen und Texten an, den du korrigierst und neu festschreibst. Auf einer Stornorechnung heißt derselbe Eintrag Wiederherstellen. Mehr zum Festschreiben unter Rechnung erstellen.
Eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag lässt sich nicht festschreiben. Für Gutschriften nutzt du deshalb die Rechnungskorrektur.
Berechtigungen
- Stornieren, Rückerstatten und Löschen erfordern Rechnungen → Löschen.
- Rechnungskorrektur erstellen erfordert Rechnungen → Rechnungskorrekturen → Anlegen.
- Duplizieren und Wiederherstellen erfordern Rechnungen → Anlegen.
Fehlen dir diese Rechte, sind die Einträge im Aktionsmenü ausgeblendet. Berechtigungen verwaltest du unter Benutzer & Rollen.
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