E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X)
Wie SimpliServ aus deinen Rechnungen automatisch EN16931-konforme E-Rechnungen macht – und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.
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Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten, maschinenlesbaren Format. SimpliServ erzeugt sie nach dem Standard ZUGFeRD / Factur-X (Profil EN16931, „Comfort"): Die übliche Rechnungs-PDF wird zu einem Hybrid-Dokument, in das zusätzlich eine maschinenlesbare CII-XML eingebettet wird. Empfänger sehen weiterhin die gewohnte PDF, ihre Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten direkt aus.
Es gibt keinen Ein-/Aus-Schalter. SimpliServ versucht bei jeder Rechnung automatisch, eine E-Rechnung einzubetten. Erfüllt eine Rechnung die Voraussetzungen nicht, wird sie stillschweigend als normale PDF ausgegeben – es gibt keine Fehlermeldung und der Versand bricht nicht ab. Du musst E-Rechnungen also nicht aktivieren, sondern nur dafür sorgen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
Voraussetzungen
Damit aus einer Rechnung eine E-Rechnung wird, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:
- USt-IdNr. hinterlegt – Die Verkäufer-USt-IdNr. (BT-31) ist für EN16931 zwingend. Fehlt sie in den Firmendaten, wird nie eine E-Rechnung erzeugt. Nicht umsatzsteuerlich registrierte Betriebe produzieren daher grundsätzlich keine E-Rechnungen.
- Vollständige Firmendaten – Firmenname, Adresszeile 1, Postleitzahl, Stadt und Land müssen ausgefüllt sein. Fehlt etwas, weist dich SimpliServ oben auf der Firmendaten-Seite mit der Warnung „E-Rechnungsdaten unvollständig" und den konkret fehlenden Feldern darauf hin. Details siehe Firma & Organisation.
- Finalisierte Rechnung mit Nummer – Entwürfe ohne Rechnungsnummer kommen nicht infrage. Erst die finalisierte, offene Rechnung trägt eine E-Rechnung.
- Status „Offen" – Nur die offene (versandfertige) Rechnung wird zur E-Rechnung. Entwürfe und bereits anders gesetzte Status werden übersprungen.
- Reguläre Rechnung – Klassische Rechnungen und KV-/Diagnosegebühr-Rechnungen aus Kostenvoranschlägen qualifizieren sich. Kassenbelege / POS-Belege sind ausgenommen – sie sind keine E-Rechnungen.
Die USt-IdNr. ist nicht dieselbe wie die Steuernummer. Trage sie in den Firmendaten im Feld USt-IdNr. ein. E-Mail-Adresse und IBAN/BIC sind nicht zwingend, werden aber in die E-Rechnung übernommen, wenn vorhanden.
Rechnerische Voraussetzungen
Damit die eingebettete XML mathematisch gültig bleibt (BR-CO-Regeln der EN16931), prüft SimpliServ zusätzlich:
- Beträge gehen auf – Die Summe der Positions-Nettobeträge muss dem Zwischensumme-Netto entsprechen, und Zwischensumme + Steuer muss dem Gesamtbetrag entsprechen (Toleranz 1 Cent).
- Positive Mengen – Jede Position braucht eine Menge größer als 0.
- Kein Gesamtrabatt – Ein Rabatt auf die gesamte Rechnung (Dokument-Rabatt) ist derzeit nicht abbildbar und verhindert die E-Rechnung. Positionsrabatte sind kein Problem – nur der Rabatt auf den Gesamtbetrag.
Vergibst du einen Gesamtrabatt auf eine Rechnung, fällt diese auf eine normale PDF zurück (keine E-Rechnung). Willst du die E-Rechnung behalten, ziehe den Rabatt stattdessen auf den einzelnen Positionen ab.
Stornorechnungen
Stornierst du eine Rechnung, erzeugt SimpliServ für die Stornorechnung automatisch eine Gutschrift im E-Rechnungs-Sinne (Dokumenttyp 381), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Auch hier müssen die obigen Voraussetzungen erfüllt sein.
Wo steckt die E-Rechnung?
Die XML wird zum Zeitpunkt der Archivierung fest in die PDF eingebettet (Format PDF/A-3). Damit tragen die archivierte und die per E-Mail versendete Rechnung die strukturierten Daten in sich – die Empfänger-Software extrahiert sie automatisch. Eine reine Vorschau muss die XML nicht zwingend enthalten; maßgeblich ist das finalisierte, archivierte bzw. versendete Dokument.
Ob eine PDF eine E-Rechnung enthält, erkennst du z. B. mit einem ZUGFeRD-/Factur-X-Viewer oder daran, dass die Buchhaltungssoftware des Empfängers die Rechnung automatisch einliest. Das genutzte Profil ist EN16931 (Comfort) – das in Deutschland breit akzeptierte B2B-Profil.
So stellst du sicher, dass deine Rechnungen E-Rechnungen sind
USt-IdNr. & Firmendaten prüfen
Öffne Administration → Firma → Firmendaten und stelle sicher, dass keine „E-Rechnungsdaten unvollständig"-Warnung erscheint. Trage insbesondere die USt-IdNr. ein.
Rechnung finalisieren
Erstelle die Rechnung wie gewohnt und finalisiere sie, sodass sie eine Rechnungsnummer und den Status Offen erhält. Siehe Rechnungen.
Gesamtrabatt vermeiden
Verzichte auf einen Rabatt über die gesamte Rechnung. Brauchst du einen Nachlass, vergib ihn pro Position.
Versenden oder archivieren
Beim Versand bzw. der Archivierung bettet SimpliServ die E-Rechnung automatisch ein – ohne weiteres Zutun.
Weiterführend
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