Firma & Organisation einrichten
Stammdaten deiner Firma pflegen: Branche, Logo, Kontaktdaten, Adresse, USt-IdNr., Steuerprofil, Steuersätze, Land/Währung und Bankverbindung für Rechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine.
→ Unternehmensdaten in SimpliServ öffnen
Hier hinterlegst du die Stammdaten deiner Firma: Branche, Logo, Kontaktkanäle, Adresse, steuerliche Angaben, Land/Währung und Bankverbindung. Diese Daten erscheinen auf Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen – pflege sie als Erstes, bevor du Dokumente verschickst.
Du findest die Seite unter Administration → Firma → Unternehmen. Zum Ansehen brauchst du die Berechtigung Administration → Einstellungen → Ansehen; ohne Bearbeitungsrecht sind die Felder gesperrt.
Änderungen in den Karten sammelt eine gemeinsame Speichern-Leiste am unteren Rand. Sie zeigt, wie viele Änderungen offen sind, und bietet Verwerfen und Speichern. Willst du die Seite mit offenen Änderungen verlassen, fragt SimpliServ nach: Speichern und fortfahren, Änderungen verwerfen oder Hierbleiben. Logos und die Branche werden sofort beim Hochladen bzw. Auswählen gespeichert.
Betrieb: Branche
Die Karte Branche legt fest, was dein Betrieb anbietet. Die Auswahl steuert Vorgaben an anderen Stellen, z. B. den vorausgewählten Fahrzeugtyp beim Anlegen neuer Fahrzeuge. Sie wird direkt beim Auswählen gespeichert.
Erscheinungsbild: Logos
Organisationslogo hochladen
In der Karte Branding klickst du auf die Logo-Fläche und lädst dein Logo hoch (max. 3 MB). Es wird auf Dokumenten und in der Kundenkommunikation verwendet.
Meeting-Logo (optional)
Über die Karte Meeting-Logo hinterlegst du ein separates Logo für die Ecke deiner Video-Meetings. Ohne Upload wird das Firmenlogo verwendet. Ein helles oder weißes Logo auf transparentem Hintergrund wirkt am besten (max. 3 MB).
Kontakt & Adresse
Die Karte Kontaktdaten pflegt die öffentlichen Kontaktkanäle:
- E-Mail, Telefonnummer und Webseite (vollständige URL mit
https://) - AGB-URL und Impressum-URL – werden unter jedem öffentlichen Formular als AGB- bzw. Impressum-Link angezeigt
Die Karte Adresse definiert die Geschäftsadresse für rechtliche Dokumente: Firmenname (so, wie er auf Rechnungen erscheinen soll), Adresszeile 1, Adresszeile 2, Postleitzahl und Stadt.
Den Google-Bewertungslink für die Auftrag-abgeschlossen-E-Mail pflegst du nicht hier, sondern in den E-Mail-Einstellungen.
Steuer & Recht
Steuerliche Registrierung
In der Karte Steuerliche Registrierung hinterlegst du Kontoinhaber und USt-IdNr.. Die USt-IdNr. steht im rechtlichen Bereich von Rechnungen und Angeboten. Ist sie gespeichert, kannst du sie mit Jetzt prüfen über VIES prüfen lassen; das Ergebnis wird protokolliert (Berechtigung Buchhaltung → Nachweise USt → Verwalten).
Steuersätze
In der Karte Steuersätze legst du die Standardsätze in Prozent fest, die für Produkte und Rechnungen vorgeschlagen werden: Normalsteuersatz (z. B. 20) und Ermäßigter Steuersatz (z. B. 10).
Steuerprofil
Die Karte Steuerprofil enthält Rechtsform, Gewinnermittlung und Umsatzsteuer-Angaben für die Buchhaltung. Sie wird für Unternehmen in Deutschland und Österreich angeboten; bei einem anderen Land weist die Karte darauf hin, das Land unter Abrechnung zu prüfen. Welche Felder erscheinen, hängt vom Land ab:
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Grundlagen | Rechtsform, Gewinnermittlung (nach den ersten Buchungen nur noch mit dem Steuerberater änderbar), bei Bilanz Pauschalwertberichtigung (%) |
| Finanzamt | Steuernummer, Finanzamt, in Deutschland Bundesland (Finanzamt) |
| Umsatzsteuer | Kleinunternehmer, Versteuerung, Voranmeldungszeitraum, in Deutschland Dauerfristverlängerung und Zeitraum Zusammenfassende Meldung, Kursquelle Fremdwährung, UID für qualifizierte Prüfungen |
| Register & Geschäftsbrief | Registernummer, Registergericht, Sitz der Gesellschaft, Geschäftsführer bzw. Vorstand (ein Name je Zeile) |
| Lager | Bestandsbuchung Lager, Bewertungsverfahren, Beginn der Lagerbewertung |
| Lohn | Lohnbuchungen im Kanzlei-Export, Originaltexte der Lohnbuchungen ins Journal |
| Nur Österreich | SVS-Neugründung seit, NoVA-Berechnung (fügt beim Festschreiben von Rechnungen für Neufahrzeuge die NoVA als eigene Position hinzu) |
Passt eine Angabe nicht zusammen – etwa eine bilanzierungspflichtige Rechtsform mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung –, zeigt die Karte oben einen Hinweis Bitte das Steuerprofil prüfen.
Buchführungspflicht
Die Karte Buchführungspflicht prüft je Geschäftsjahr anhand der Umsätze, ob doppelte Buchführung verlangt ist (Österreich: §189 UGB bzw. §125 BAO; Deutschland nur zur Information nach §241a HGB/§141 AO). Mit Umsatz eintragen trägst du Umsätze aus einem Vorsystem nach, außerdem kannst du eine Ausnahme oder Rechtsnachfolge angeben. Wirst du buchführungspflichtig, während das Steuerprofil noch auf Einnahmen-Ausgaben-Rechnung steht, führt dich der Assistent Umstellung auf doppelte Buchführung durch den Wechsel.
Abrechnung: Land, Währung und Bankkonto
- Karte Land und Währung: Land und Standardwährung – die Währung bestimmt die Preisformatierung in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
- Karte Bankkonto: IBAN, BIC / SWIFT und Bankname – die Bankverbindung für eingehende Zahlungen, die auf Dokumenten angezeigt wird.
Sicherheit
Ganz unten liegt die Karte Zwei-Faktor-Authentifizierung mit dem Schalter Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen. Details stehen in den Sicherheitseinstellungen.
E-Rechnung: Pflichtangaben prüfen
Für E-Rechnungen (ZUGFeRD) müssen Firmenname, USt-IdNr., Adresszeile 1, Postleitzahl, Stadt und Land ausgefüllt sein. Fehlt eine Angabe, zeigt SimpliServ oben auf der Seite die Warnung E-Rechnungsdaten unvollständig mit den konkret fehlenden Feldern. IBAN und BIC sind empfohlen, aber nicht zwingend. Mehr dazu in der E-Rechnung-Anleitung.
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