Buchhaltung einrichten
Buchhaltung aktivieren und einrichten: Grundeinstellungen mit Checkliste, Vier-Augen-Prinzip, Umsatzsteuer-Sonderfälle, Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Personenkonten, Buchungskategorien, Kontierungsregeln, Kostenstellen, Eröffnungsbilanz, Zahlungsanbieter und Zuordnung der Auswertungen
→ Grundeinstellungen öffnen · Kontenrahmen öffnen · Eröffnungsbilanz öffnen
Im Bereich Administration → Buchhaltung richtest du die Buchhaltung ein und pflegst ihre Stammdaten: Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Kontierung, Kostenstellen und Eröffnungsbilanz. Die laufende Arbeit – Journal, Bank, Steuern, Abschluss – erklärt Buchhaltung im Überblick. Welche Rechte du für welche Seite brauchst, steht in Buchhaltungsrechte richtig vergeben.
Die Unterseiten erscheinen erst, wenn das Buchhaltungsmodul freigeschaltet ist; sonst meldet SimpliServ, dass es für deinen Mandanten nicht freigeschaltet ist. Die Buchhaltung unterstützt Unternehmen in Deutschland und Österreich.
Buchhaltung aktivieren
Ist die Buchhaltung noch nicht eingerichtet, zeigt Grundeinstellungen den Assistenten Einrichtung der Buchhaltung.
Land prüfen
Fehlt das Land in den Firmendaten, fordert der Assistent dich zuerst dazu auf – Kontenrahmen und Steuerregeln hängen davon ab.
Kontenrahmen wählen
In Deutschland SKR03 (am weitesten verbreitet) oder SKR04 (folgt der Bilanzgliederung), in Österreich den Einheitskontenrahmen (EKR). Im Zweifel die Steuerberatung fragen.
Steuerprofil und Wirtschaftsjahr
Wähle Rechtsform, Gewinnermittlung und Umsatzsteuerangaben. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist nur bei Bilanzierung möglich; ein erstes Rumpfwirtschaftsjahr (Gründung, Umstellung, Aufgabe) legst du mit Start und Ende fest.
Aktivieren
Buchhaltung aktivieren schaltet die Buchhaltung ein. Bestehende Belege können sofort nachgebucht werden.
Grundeinstellungen
Nach der Aktivierung zeigt die Seite Grundeinstellungen (Administration → Einstellungen → Ansehen):
- Einrichtung – was für eine saubere Buchhaltung noch fehlt: Steuerprofil, Kontenzuordnung, Wirtschaftsjahr, Bankkonten, Kassen, Anfangsbestände, Berater- und Mandantennummer, bestehende Belege. Jeder Schritt hat einen Öffnen-Link.
- Bestehende Belege nachbuchen – Nachbuchen starten bucht alle Belege seit Buchhaltungsstart, die noch keine Buchung haben; gesperrte Perioden werden übersprungen.
- Übersichten zu Steuerprofil, Kontenrahmen und Zuordnung, Wirtschaftsjahre und Perioden und Eröffnungsbilanz mit Links zur jeweiligen Pflege. Das Steuerprofil selbst pflegst du in den Firmendaten.
- Buchführungspflicht – prüft je Jahr, ob doppelte Buchführung verlangt ist.
- Vier-Augen-Prinzip – welche Aktionen eine zweite Person freigeben muss, etwa Eingangsrechnungen, manuelle Buchungen, Zahlläufe, die Übermittlung der Voranmeldung oder das Festschreiben, optional erst Ab Betrag (brutto). Unter Freigabestufen legst du Freigabeketten nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant fest, unter Vertretungen Vertretungen bei Abwesenheit. Nur die Betriebsleitung kann diese Einstellungen ändern.
- Umsatzsteuer-Sonderfälle – Kleinunternehmer-Umsätze, Kleinunternehmerregelung beendet am, Verzicht erklärt am, Ist-Versteuerung ab, Gesamtdifferenz bei Differenzbesteuerung und Kammerumlage.
- OSS und Intrastat – OSS-registriert ab, Bestimmungslandbesteuerung freiwillig und Standard-Verkehrszweig.
- Bankkonten und Kassen – auf welches Sachkonto jedes Bankkonto und jede Kasse bucht.
- Verfall von Gutscheinen – wann nicht eingelöste Gutscheine als Ertrag ausgebucht werden: Standard des Landes, Nach Verjährung, Nach Ablaufdatum oder Nur manuell, plus Karenztage.
- Übergabe an die Steuerberatung – DATEV-, BMD- oder RZL-Nummern für den Export, gepflegt auf der Export-Seite.
Kontenrahmen
Die Seite Kontenrahmen (Buchhaltung → Konten → Ansehen, Ändern mit Buchhaltung → Konten → Verwalten) hat vier Bereiche:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kontenrahmen | alle Sachkonten mit Nummer, Bezeichnung, Klasse, Art, Funktion und Herkunft, filterbar nach Systemkonten, Automatikkonten und Angepasst. Mit Neues Konto legst du eigene Konten mit Art und Standard-Steuercode an |
| Kontenzuordnung | welches Konto SimpliServ für Erlöse, Forderungen, Bank, Kasse usw. automatisch verwendet; fehlende Pflicht-Zuordnungen erscheinen in der Checkliste |
| Steuerschlüssel | Schlüssel, Satz, Richtung, Steuerfall, Land, Kennzahlen der Voranmeldung und Gültigkeit. Ändert sich ein Steuersatz, legst du eine neue Version an – die bisherige endet am Vortag |
| Personenkonten | Debitoren und Kreditoren mit Saldo zum Stichtag oder für einen Zeitraum, die Nummernkreise für neue Nummern und die Abstimmung Haupt- und Nebenbuch |
Ein Klick auf ein Konto öffnet sein Kontoblatt mit allen Buchungen, Gegenkonten und dem laufenden Saldo. Mehr dazu: Kontenrahmen.
Buchungskategorien
Buchungskategorien sind die verständlichen Kategorien, aus denen Mitarbeitende bei Ausgaben und Belegen wählen (z. B. „Tanken“, „Büromaterial“). Jede Kategorie zeigt auf ein Konto und legt die Vorsteuer fest. Mit Stichwörter hilfst du der Erkennung. Vorgegebene Kategorien kannst du anpassen und später auf die Vorlage zurücksetzen; mit Eigene Kategorie ergänzt du eigene.
Kontierungsregeln
Kontierungsregeln kontieren wiederkehrende Belege und Bankumsätze automatisch. Mit Neue Regel legst du fest:
- Bedingungen – Gilt für (z. B. Eingangsrechnungen oder Bankumsätze), Lieferant, Richtung, Bankkonto und ein Suchmuster (regulärer Ausdruck). Über Ebene prüfst du den ganzen Beleg oder einzelne Positionen.
- Kontierung – Buchen als, Kategorie oder Konto, Steuerschlüssel, Kostenstelle und bei Bankumsätzen auch Kunde oder Lieferant, Zahlungsanbieter oder eine Dauerbuchung.
- Automatisch buchen bucht ohne Bestätigung; die Priorität entscheidet, welche Regel bei mehreren Treffern gewinnt.
Die Tabelle zeigt pro Regel Treffer und Zuletzt, so erkennst du ungenutzte Regeln.
Kostenstellen und Kostenträger
Unter Kostenstellen (Buchhaltung → Kostenstellen → Ansehen, Ändern mit Buchhaltung → Kostenstellen → Verwalten) legst du mit Neue Kostenstelle Kostenstellen mit Code und Bezeichnung an. Eine Kostenstelle kann mit einer Kasse oder einem Lager verknüpft sein, als Standard für Bereich dienen oder Standard für Einkauf sein. Im zweiten Bereich pflegst du Kostenträger (Neuer Kostenträger), etwa Projekte oder Fahrzeuge.
Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz (Buchhaltung → Buchungsjournal → Ansehen, Bearbeiten mit Buchhaltung → Eröffnungsbilanz → Verwalten) erfasst die Bestände zum Start des ersten Wirtschaftsjahres:
Anlegen oder bestätigen
Eröffnungsbilanz anlegen legt einen Entwurf an. Bei einer Neugründung bestätigst du stattdessen Keine Anfangsbestände (Neugründung).
Sachkonten erfassen
Im Bereich Sachkonten erfasst du mit Zeile hinzufügen den Saldo je Bestandskonto (Konto, Seite, Betrag, optional Kostenstelle) oder lädst mit Importieren eine Summen- und Saldenliste aus dem Vorsystem. Bankbestände, die am Bankkonto gebucht sind, werden übernommen.
Offene Posten erfassen
Unter Offene Posten trägst du unbezahlte Rechnungen aus der Zeit vor dem Start je Kunde oder Lieferant ein. Gehen Zahlungen darauf ein, erfasst du sie mit Zahlung erfassen.
Abstimmen und buchen
Abstimmung zeigt, ob Soll und Haben aufgehen. Buchen bucht alles zum Stichtag. Danach geht eine Änderung nur noch über Korrigieren, das eine neue Revision als Entwurf anlegt.
Eine Eröffnungsbilanz wird nur im ersten Wirtschaftsjahr gebucht. Spätere Jahre übernehmen die Schlussbestände des Vorjahres.
Zahlungsanbieter
Karten-, PayPal- und Marktplatzzahlungen warten auf einem Clearingkonto, bis die Auszahlung auf der Bank ankommt. Die Seite Zahlungsanbieter (Buchhaltung → Bank → Ansehen) hat drei Tabs: Abstimmung (Salden der Clearingkonten), Auszahlungen (mit Brutto, Gebühren und Auszahlung; Berichte des Anbieters lädst du mit Bericht importieren) und Geldtransit – Geld, das zwischen Kasse und Bank unterwegs ist, mit möglichen Bank-Treffern.
Zuordnung der Auswertungen
Zuordnung Auswertungen (Buchhaltung → Buchungsjournal → Ansehen) legt fest, in welcher Position jedes Konto in Bilanz, GuV und weiteren Auswertungen erscheint – inklusive der E-Bilanz je Wirtschaftsjahr. Spalte Hinweise markiert fragwürdige Zuordnungen. Eigene Zuordnungen setzt Alle zurücksetzen wieder auf die Vorlage zurück.
Verwandte Themen
- Buchhaltung im Überblick — Journal, Bank, Steuern und Abschluss
- Kontenrahmen — Konten im Detail
- Bankabgleich — Bankumsätze zuordnen
- Buchhaltungs-Export — Übergabe an die Steuerberatung
- Buchhaltungsrechte richtig vergeben
- Firma & Organisation einrichten — Steuerprofil und Buchführungspflicht
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