Buchhaltungsexport
Exporte für die Steuerberatung: Belegjournal, Zahlungsjournal, Differenzbesteuerung und Kassenbuch — und wie sie zu lesen sind.
→ Exporte in SimpliServ öffnen
Unter Administration → Exporte liegt in der Karte Buchhalter-Export alles, was die Steuerberatung braucht, als CSV, PDF oder ZIP je Zeitraum. Diese Seite erklärt, wie SimpliServ Verkäufe dokumentiert und wie die Dateien zu lesen sind. Dieselbe Erklärung liegt als Erklärung f. Buchhaltung (PDF) zum Weiterschicken bereit und wird automatisch in jedes Buchhaltungsjournal-ZIP gelegt.
Ist das Buchhaltungsmodul aktiv, verweist die Seite zusätzlich auf den Buchhaltungs-Export (DATEV, BMD, RZL u. a.) und das Kassenbuch aus dem Hauptbuch. Beides beschreibt Buchhaltung im Überblick. Die Beleg-Exporte auf dieser Seite bleiben verfügbar.
Das System in vier Sätzen
- Kassenverkäufe: Der signierte Kassenbeleg (RKSV) ist das steuerliche Original. Er wird revisionssicher archiviert und läuft im eigenen Belegkreis (z. B.
B1-000005). - Rechnungen: Rechnungsverkäufe (Überweisung, online, Ziel) laufen in einem eigenen fortlaufenden Rechnungskreis (z. B.
RE-1301). - Kein Doppelumsatz: Ein Kassenverkauf erscheint nie zusätzlich als Umsatz-Rechnung. Wünscht der Kunde ein A4-Dokument, erstellt die Kasse mit A4-Rechnung drucken ein Dokument, das auf den Kassenbeleg Bezug nimmt, als bezahlt gekennzeichnet ist und ausweist, dass es keine zusätzliche Rechnung und kein zusätzlicher Umsatz ist. Der Kassenbeleg bleibt der steuerliche Beleg.
- Umsatz vs. Geld: Das Belegjournal zeigt den Umsatz (ein Dokument = eine Zeile, zum Belegdatum). Das Zahlungsjournal zeigt den Geldfluss (eine Zahlung = eine Zeile, zum Zahldatum).
Der Buchhaltungsexport (ZIP)
Wähle oben Von und Bis. Der Button Buchhaltungsjournal → Komplett-Export (ZIP) liefert für den gewählten Zeitraum:
| Datei | Inhalt |
|---|---|
belegjournal_….csv | Alle Dokumente: Rechnungen, Storno-Rechnungen, Gutschriften, Kassenbelege, Storno-Bons, Gutschein-Verkäufe |
zahlungsjournal_….csv | Alle Zahlungen mit Zahlart und Zahldatum |
LIESMICH_Erklaerung.pdf | Diese Erklärung als PDF für die Steuerberatung |
export_manifest.json | Technisches Deckblatt (Zeitraum, Anzahl, Erstellzeitpunkt) |
CSV-Format
UTF-8, Semikolon-getrennt, Dezimalkomma — direkt in Excel oder BMD/RZL importierbar. Die letzte Zeile jeder Datei ist eine Gesamt-Summenzeile.
Alternativ liefert Nur Belegjournal (CSV) dieselben Dokumentzeilen als einzelne Datei, und Belegjournal ohne Kassa (CSV) nur die Verkäufe ohne Kassenbeleg — also alles, was per Überweisung, online oder noch offen lief.
Belegjournal: die Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Belegart | Rechnung, Storno-Rechnung, Gutschrift, Bon (Kassenverkauf), Storno-Bon, Storno zu Rechnung, Gutschein-Verkauf oder „Fehlbeleg (nicht gebucht)" — Letzterer ist ein entwerteter Beleg, alle Beträge stehen auf 0 |
| Belegnummer | Rechnungsnummer bzw. Bon-Nummer, je nach Belegart |
| Kassenbeleg | Bei Rechnungen, die an der Kassa bezahlt wurden: die Nummer des zugehörigen Kassenbelegs. So lassen sich Rechnung und Bon verknüpfen — eine Leistung, nicht doppelt buchen |
| Netto x % / USt x % | Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer je Steuersatz; eine Zeile kann mehrere Sätze mischen |
| Brutto | Gesamtbetrag des Dokuments; Storni und Gutschriften stehen mit Minus |
| Bezahlt / Offen | Der Umsatz wird zum Belegdatum gebucht (Soll-Prinzip); diese Spalten zeigen, wie viel davon bereits bezahlt bzw. noch offen ist. Kassenbelege sind immer sofort bezahlt |
| Zahlart | Bar, Karte, Überweisung, Online, Gutschein — ggf. mehrere |
| Referenz | Verweis auf das Gegenstück: beim Storno das stornierte Dokument, beim stornierten Dokument sein Storno |
| Differenzbesteuerung | „ja" = die Zeile enthält differenzbesteuerte Positionen (§ 24 UStG), siehe unten |
| Storno | „ja" = Umkehrbuchung (negative Beträge) |
Differenzbesteuerung lesen (§ 24 UStG)
Bei differenzbesteuerten Verkäufen (Gebrauchtwaren, Ankauf von privat) ist nur die Marge Bemessungsgrundlage. Lesebeispiel — Ankauf 100 € von privat, Verkauf um 200 €:
| Spalte | Betrag | Bedeutung |
|---|---|---|
| Netto 0 % | 100,00 | Einkaufspreis-Anteil — kein Entgelt im Sinne der UVA |
| Netto 20 % | 83,33 | Marge netto → KZ 000 / KZ 022 |
| USt 20 % | 16,67 | Umsatzsteuer aus der Marge (20/120) |
| Brutto | 200,00 | Summe geht auf |
- Rechnung und Kassenbeleg weisen bei diesen Verkäufen keine Umsatzsteuer aus (§ 11 Abs 12 UStG) und tragen den Pflichthinweis zur Differenzbesteuerung; am Bon sind die Positionen mit
Dgekennzeichnet. - Den Einzelnachweis je Gegenstand (Verkaufspreis, Einkaufspreis, Bemessungsgrundlage, USt — Aufzeichnungspflicht § 24 Abs 11) liefert der Button Differenzbesteuerung (CSV). Er erscheint nur, wenn die Differenzbesteuerung in den Einstellungen aktiv ist.
Zahlungsjournal: die Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zahldatum | Tag des Geldeingangs bzw. -ausgangs |
| Betrag | Gezahlter Betrag; Rückzahlungen mit Minus |
| Zahlart / Status | Bar, Karte, Überweisung, Online, Gutschein; Status der Zahlung |
| Belegart / Belegnummer | Zu welchem Dokument die Zahlung gehört |
| Kassenbeleg | Zugehöriger Bon, falls die Zahlung an der Kassa erfasst wurde |
| Externe Referenz | Transaktions-ID des Zahlungsanbieters (z. B. Stripe, Mollie) |
Teilzahlungen und Anzahlungen erscheinen als mehrere Zeilen zum selben Dokument — das Belegjournal zeigt denselben Vorgang als eine Zeile mit „Bezahlt/Offen".
Kassa, RKSV und Kassenbuch
- Jeder Kassenbeleg wird elektronisch signiert (RKSV) und lückenlos im Datenerfassungsprotokoll verkettet; Start-, Monats- und Jahres-Nullbelege entstehen automatisch.
- Das Kassenbuch (eigener Export, PDF oder CSV) enthält ausschließlich Bargeldbewegungen einer Kasse — Endbestand = Kassastand. Dafür musst du oben eine Kasse wählen. Kartenumsätze stehen im Beleg- und Zahlungsjournal. Mit aktiver Buchhaltung gilt das Kassenbuch aus dem Hauptbuch unter Buchhaltung → Kasse.
- Storno an der Kassa: sofort signierter Storno-Bon (negativ). Eine Storno-Rechnung kann ein späteres Ausstellungsdatum tragen — die Korrektur fällt dann ggf. in einen anderen Voranmeldungszeitraum als die Rückzahlung.
- Gutscheine: Einzweckgutscheine werden beim Verkauf besteuert, Mehrzweckgutscheine erst bei Einlösung (der Verkauf erscheint als „Gutschein-Verkauf" ohne USt).
- Reverse Charge: Belege mit Übergang der Steuerschuld stehen mit 0 % im Journal; der Pflichthinweis steht auf dem Dokument.
Alle Export-Schaltflächen im Überblick
| Schaltfläche | Inhalt |
|---|---|
| Buchhaltungsjournal | Komplett-Export (ZIP), nur Belegjournal (CSV) oder Belegjournal ohne Kassa (CSV) |
| Differenzbesteuerung (CSV) | § 24-Einzelnachweis je verkauftem Gegenstand (nur bei aktiver Differenzbesteuerung) |
| Kassenbuch | PDF oder CSV: Bargeldbewegungen der gewählten Kasse mit Anfangs- und Endbestand |
| Dokumente (PDF) | Rechnungen (PDF) als ZIP (eine Datei je Rechnung, inkl. Webshop-Rechnungen), Belege (PDF) als ZIP (eine Datei je Bon) oder Rechnungen & Belege (PDF) als Sammel-PDF. Für das Sammel-PDF legst du unter Dokumente pro Seite fest, ob 1, 2 oder 4 Dokumente auf ein Blatt kommen |
| Umsatzbericht (PDF) | Verdichtete Umsatzübersicht, gesamt oder je Kasse |
| Erklärung f. Buchhaltung (PDF) | Dieses Erklärblatt zum Weiterschicken |
Fehlen Dokumente im Archiv, wird der Export trotzdem erstellt, aber SimpliServ meldet, wie viele übersprungen wurden. Prüfe das, bevor du den Export weitergibst.
Für Betriebsprüfungen gibt es zusätzlich den Dokumentenarchiv-Export (revisionssichere Archivpakete) und den DEP7-Export (RKSV-Datenerfassungsprotokoll je Kasse).
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