Auftragseinstellungen & Ticket-Etikett
Auftragsmodul konfigurieren: Standard-Auftragsstatus, automatischer Abschluss bei Bezahlung, Zeiterfassung, Arbeitswerte (AW), Auftragsstatus mit Lager-Markierungen und Kostenträger, eigene Komponenten und der Ticket-Etikett-Editor
→ Auftragseinstellungen in SimpliServ öffnen · Ticket-Etikett-Editor öffnen
Unter Administration → Tickets → Aufträge konfigurierst du das Auftragsmodul: Standardwerte und Automatisierung, Zeiterfassung und Arbeitswerte, Auftragsstatus, eigene Komponenten sowie das Layout des Ticket-Etiketts. Eigene Felder und Karten für Aufträge pflegst du unter Eigene Felder (Felder: Aufträge). Die operative Abwicklung von Aufträgen selbst ist unter Auftrag erstellen & abwickeln beschrieben.
Die Seite öffnen kannst du mit der Berechtigung Einstellungen anzeigen (Administration → Einstellungen → Ansehen). Zum Speichern brauchst du zusätzlich die Bearbeiten-Berechtigung (Administration → Einstellungen → Bearbeiten). Der Bereich Auftragsstatus erscheint nur mit der zugehörigen Status-Berechtigung (Aufträge → Status → Ansehen).
Standardwerte und Automatisierung
- Karte Standardwerte: Standard-Auftragsstatus ist der Anfangsstatus jedes neu erstellten Auftrags.
- Karte Automatisierung: Auftrag bei Bezahlung automatisch abschließen schließt einen Auftrag ab, sobald alle seine Rechnungen vollständig bezahlt sind. Unter Status nach Abschluss wählst du, auf welchen abgeschlossenen Status er dann gesetzt wird.
Mehrere Mitarbeiter pro Auftrag
In der Karte Mehrere Mitarbeiter pro Auftrag legst du mit Mehrfachzuweisung erlauben fest, ob ein Ticket und sein Auftrag mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden können. Die Einstellung ist standardmäßig an.
Ist sie eingeschaltet, gilt:
- Zugewiesen an wird im Ticketkopf, in der Ticketliste und in der Karte Ticket-Daten des Auftrags zur Mehrfachauswahl. Du wählst bis zu zehn Personen, in Liste und Board erscheinen alle als Avatare. Zuweisen darfst du mit Tickets → Zuweisen.
- Die zuerst gewählte Person ist hauptverantwortlich. Nur sie zählt in der Mitarbeiter-Statistik, bekommt die Warnung bei Fristverletzung (Frist & SLA) und bestimmt die Sortierung nach Zugewiesen an.
- Alle Zugewiesenen sehen das Ticket und seinen Auftrag, auch mit einer Rolle, die nur eigene Tickets zeigt (Tickets → Eigene ansehen).
- Wer neu dazukommt, bekommt die Benachrichtigung über die Zuweisung, außer du hast dich selbst eingetragen. Alle Zugewiesenen werden außerdem über neue Kommentare im Ticket benachrichtigt.
- Das Ticket erscheint bei allen Zugewiesenen unter Mir zugewiesen und im Filter Nach Zugewiesenem filtern.
- Der Werkstatt-Tag zeigt im Feld Zugewiesener Nutzer alle Namen, die zuerst gewählte Person vorne.
- In Dokumentvorlagen liefert
{{customer_flow.assigned_users}}alle Namen durch Komma getrennt,{{customer_flow.assigned_user}}nur die zuerst gewählte Person.
Schaltest du die Einstellung aus, bleibt nur die zuerst gewählte Person zugewiesen. Die weiteren werden ausgeblendet, bekommen keine Benachrichtigungen mehr und verlieren den Zugriff, den sie nur über die Zuweisung hatten. SimpliServ behält sie aber gespeichert: Schaltest du die Einstellung wieder ein, sind sie wieder zugewiesen.
Zeiterfassung und Arbeitswerte
Die Karte Standardprodukt für Arbeitszeiten steuert, wie Arbeitszeit auf Tickets abgerechnet wird:
- Zeiterfassung aktivieren – zeigt den Zeiterfassungs-Bereich auf Ticket-Seiten.
- Produkt für Zeiteinträge – das Produkt, mit dem erfasste Zeit zur abrechenbaren Position wird.
- Erfasste Zeit bei Rechnungserstellung einfügen – beim Umwandeln eines Auftrags wird die erfasste Ticketzeit als Position eingefügt.
- Arbeitszeit beim Stoppen der Zeiterfassung übernehmen – beim Stoppen wird die Zeitposition im Auftrag und in Rechnungsentwürfen des Tickets aktualisiert.
In der Karte Arbeitswert (AW) legst du Preis pro AW (netto) und Minuten pro AW (üblich: 6) fest. Positionen mit der Einheit „AW“ verwenden diesen Satz automatisch. Mehr dazu unter Zeiterfassung.
Eigene Komponenten
Die Karte Eigene Komponenten verwaltet Custom-Buttons im Header der Auftragsdetailseite. Über Eigene Komponenten bearbeiten wechselst du in den Bearbeitungsmodus; öffne danach einen Auftrag und füge Buttons per Drag-and-Drop hinzu. Buttons können optional einen Workflow (Manual Trigger) auslösen und pro Rolle sichtbar oder unsichtbar sein. Siehe auch Eigene Komponenten.
Auftragsstatus pflegen
Im Bereich Auftragsstatus (nur mit Aufträge → Status → Ansehen) verwaltest du alle Status. Jeder Status hat Name, Beschreibung und Farbe, die in Listen und Detailseiten erscheint. Zusätzlich:
- Kostenträger – wird beim Wechsel in diesen Status als Kostenträger für neue Positionen vorgeschlagen (Kunde, Garantie, Kulanz, Versicherung oder Intern). Garantie, Kulanz und Intern erscheinen nicht auf der Kundenrechnung.
- Markiert Auftrag als abgeschlossen — reservierte Teile werden automatisch aus dem Lager ausgebucht, der Bestand sinkt.
- Stornostatus — noch reservierte Teile werden freigegeben, bereits ausgebuchte Teile zurück ins Lager gebucht.
- Markiert Auftrag als abholbereit — der Auftrag gilt als zur Abholung bereit.
Die Status-Markierungen lösen echte Lagerbewegungen aus. Setze abgeschlossen und Storno bewusst, da sie Reservierungen und physischen Bestand verändern.
Das Format der Auftragsnummern wird nicht hier, sondern unter Administration → Belege & Kasse → Nummernformate gepflegt (siehe Nummernkreise).
Ticket-Etikett (Etiketten-Editor)
Ganz oben auf der Seite öffnet die Karte Ticket-Etikett-Editor mit Editor öffnen den Vollbild-Editor für das Ticket-Etikett (Standardformat 100×150 mm). Das Layout gilt mandantenweit für alle gedruckten Ticket-Etiketten.
Tab Design
Hier steuerst du die globale Darstellung:
- QR-Code — ein-/ausblenden, Größe (10–40 mm) und Inhalt (Auftragsnummer oder Ticketnummer).
- Barcode — ein-/ausblenden, Inhalt (Auftrags- oder Ticketnummer) und Typ (Code 128 empfohlen oder Code 39).
- Weitere Elemente — Kopfzeile (Datum + Ersteller) ein-/ausblenden sowie Format wählen (Werkstatt-Tag, quadratisches Etikett, DK Adress-/Versandetikett, Bondrucker 80/58 mm, A6 quer/hoch) oder Breite und Höhe per Schieberegler frei einstellen.
- Typografie — Schriftart, Text- und Überschriftgröße sowie Innenabstand.
Tab Felder
Bestimme, welche Inhalte auf dem Etikett erscheinen und in welcher Reihenfolge. Felder lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, ein-/ausblenden, fett setzen, ausrichten und in der Schriftgröße anpassen. Über Feld hinzufügen ergänzt du weitere Elemente.
Jedes Feld bezieht seinen Wert aus einer Quelle: Serviceanmeldung, Auftrag, Kunde, Ticket, fester Text oder Bild. QR-Code und Barcode lassen sich hier ebenfalls in der Reihenfolge platzieren.
Anzeigebedingungen (optional)
Pro Feld kannst du eine Bedingung für Anzeige hinterlegen — so erscheint ein Feld nur, wenn z. B. ein bestimmter Wert gesetzt, gleich, enthalten oder leer ist. Damit blendest du Inhalte je nach Auftrag automatisch ein oder aus.
Tab Vorschau & PDF
Die Live-Vorschau zeigt das Etikett in Echtzeit; mit den Zoom-Tasten oder per Trackpad-Pinch passt du die Ansicht an. Über PDF-Vorschau lädst du ein Test-PDF herunter, um den Druck zu prüfen.
Speichern
Mit Speichern sicherst du das Layout. Rückgängig/Wiederholen (auch per Tastatur) und Zurücksetzen auf das Standard-Layout stehen zur Verfügung. Verlässt du den Editor mit ungespeicherten Änderungen, fragt SimpliServ vor dem Verlassen nach.
Der Inhalt von QR-Code und Barcode kann auf die Auftragsnummer oder die Ticketnummer verweisen — praktisch, wenn das Etikett ein Gerät in einem Service-/Werkstattprozess begleitet. Mehr zu Tickets unter Customer Flow.
Verwandte Themen
- Auftrag erstellen & abwickeln — Aufträge im Alltag anlegen, Teile verbauen und abrechnen, mit den hier gesetzten Standardwerten und Status.
- Nummernkreise — Format der Auftragsnummern festlegen, die im QR-Code/Barcode des Etiketts erscheinen.
- Drucker & Etikettendruck — Drucker pro Arbeitsplatz einrichten und das hier gestaltete Ticket-Etikett gezielt zuweisen.
- Lagerlogik & Bestandsführung — wie die Status-Markierungen (abgeschlossen/Storno) Reservierungen und Bestand verändern.
- Eigene Felder — eigene Felder und Karten für die Auftragsdetailseite anlegen.
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