Arbeitsverträge
Wochenstunden, Urlaubsanspruch und Gehalt sauber versioniert verwalten
→ Arbeitsverträge in SimpliServ öffnen
Der Arbeitsvertrag ist die Grundlage für alles, was mit Soll-Stunden und Urlaubsanspruch zu tun hat. Aus dem Vertrag ergibt sich:
- Wie viele Stunden pro Tag und Woche zu arbeiten sind (Soll)
- Wie viele Urlaubstage pro Jahr zustehen
- Stunden-Lohn oder Monats-Gehalt (informativ – wird in der Lohn-Verrechnung weiterverwendet)
Vertrag anlegen
Mitarbeiter öffnen
In der Mitarbeiterliste den gewünschten Mitarbeiter auswählen, dann Reiter Vertrag.
Neuer Vertrag klicken
Wenn der Mitarbeiter noch keinen Vertrag hat, ist das der erste. Sonst siehe Abschnitt „Vertrag ändern".
Vertragsart wählen
- Vollzeit – typisch 38–40 Stunden / Woche
- Teilzeit – weniger als Vollzeit, mit fixen Stunden
- Geringfügig – unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze
- Lehrling – Ausbildungsverhältnis
Stunden eintragen
- Wochenstunden – z. B. 38,5
- Tagesstunden – z. B. 7,7 (Wochenstunden ÷ Arbeitstage)
Daraus berechnet SimpliServ automatisch das Tages-Soll für den Zeitbericht.
Urlaubsanspruch eintragen
Tage pro Jahr – z. B. 25 oder 30. Halbe Tage sind erlaubt (z. B. 27,5).
Beginn-Datum
Datum, ab dem der Vertrag gilt. Liegt es in der Zukunft, ist der Vertrag noch nicht aktiv und kann jederzeit geändert oder gelöscht werden.
Gehalt (optional)
Monatsgehalt oder Stundenlohn – je nach Vertragsart.
Speichern
Der Vertrag ist aktiv. Urlaubsanspruch und Soll-Stunden werden automatisch aktualisiert.
Vertrag ändern (neue Version)
Sobald ein Vertrag aktiv ist (Beginn-Datum erreicht oder überschritten), dürfen Stunden, Urlaub oder Gehalt nicht mehr direkt geändert werden. Stattdessen legst du eine neue Version an.
Warum diese Strenge? Damit alte Zeitberichte und Urlaubs-Buchungen mit den damals gültigen Werten konsistent bleiben. Würden wir den alten Vertrag rückwirkend ändern, wäre die Stunden-Historie nicht mehr nachvollziehbar.
Bei aktivem Vertrag auf Neue Version klicken
SimpliServ schließt den alten Vertrag zum Tag vor der neuen Version ab und erstellt eine neue Version mit den neuen Werten.
Neue Werte eintragen
Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Gehalt, Beginn-Datum der neuen Version.
Speichern
Beide Verträge bleiben in der Historie sichtbar. Auswertungen für den Zeitraum vor dem Wechsel verwenden den alten Vertrag, danach den neuen.
Was du bei aktiven Verträgen doch ändern darfst, sind die internen Notizen. Sachliche Werte (Stunden, Gehalt, Beginn) bleiben aus Audit-Gründen unveränderlich.
Vertrag beenden
Endet ein Arbeitsverhältnis, beendest du den aktiven Vertrag über Vertrag beenden und gibst das End-Datum an. Optional kannst du eine Begründung hinzufügen.
Nach dem End-Datum:
- Es wird kein Soll mehr für den Mitarbeiter berechnet
- Urlaubsanspruch läuft aus
- Der Mitarbeiter bleibt im System mit Historie
Zukünftige Verträge
Wenn ein neuer Mitarbeiter erst nächsten Monat startet, kannst du den Vertrag schon jetzt anlegen mit Beginn-Datum in der Zukunft. Bis zum Beginn-Datum:
- Der Vertrag ist sichtbar
- Aber es werden noch keine Stunden gerechnet
- Du kannst ihn jederzeit ändern oder löschen
Historie & Audit
Jede Änderung an einem Vertrag wird automatisch protokolliert: Wer hat wann was geändert. Im Reiter Historie des Vertrags siehst du eine Zeitleiste mit Vorher-Nachher-Vergleich.
So lässt sich später nachvollziehen, warum der Soll-Saldo in einem bestimmten Monat anders war.
Wozu der Vertrag im Alltag dient
- Zeitberichte: Soll-Stunden = Tagesstunden × Werktage − Feiertage
- Urlaub: Jahres-Anspruch entspricht dem Wert „Urlaubstage pro Jahr" aus dem aktiven Vertrag — tagesgenau pro-rata verrechnet anhand
start_date/end_date - Zeitausgleich: 1 Tag Zeitausgleich = Tages-Stunden aus dem Vertrag, die vom Stundenstand abgezogen werden
- Standort: Vertrag verweist auf ein Office → daraus ergeben sich Feiertage (Bundesland-spezifisch) + Arbeitsrechts-Defaults (Mindestpause, Max-Tagesarbeit) für den Mitarbeiter
Verwandte Themen
- Benutzer & Rollen — Mitarbeiter anlegen, bevor du den Vertrag zuweist
- Zeitberichte & Saldo — Soll-Stunden aus dem Vertrag fließen in Plus-/Minusstunden
- Urlaub & Krankenstand — Jahres-Anspruch und Zeitausgleich kommen aus dem aktiven Vertrag
- Stempeluhr — Ist-Zeiten, die gegen das Tages-Soll des Vertrags laufen
- Standorte (Multi-Site) — Feiertage und Arbeitsrechts-Defaults pro Standort am Vertrag
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