Urlaub & Krankenstand
Anträge stellen, freigeben, Resturlaub mit monatlichem Anwachs (Pro-Rata) im Blick behalten
→ Urlaub in SimpliServ öffnen · Anträge freigeben öffnen
Urlaub, Krankenstand, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub und Zeitausgleich werden alle über dasselbe Antrags-System abgewickelt. Der genehmigte Antrag landet automatisch im Kalender und wird im Stundenstand richtig verrechnet.
Antrags-Typen
| Typ | Wann | Zieht von | Genehmigung |
|---|---|---|---|
| Urlaub | Geplante Freizeit | Jahres-Urlaubsanspruch (anteilig) | Vorgesetzter |
| Krankenstand | Krankheit | (Kein Abzug, getrennt ausgewiesen) | Automatisch genehmigt |
| Sonderurlaub | Heirat, Umzug, Trauerfall | Jahres-Urlaubsanspruch | Vorgesetzter |
| Unbezahlter Urlaub | Längere Auszeit ohne Bezahlung | — | Vorgesetzter |
| Zeitausgleich | Überstunden „abfeiern" | Stundenstand (Plus-Stunden) | Vorgesetzter |
Antrag stellen (Mitarbeiter)
Neuer Antrag klicken
In der Urlaubs-Übersicht oben rechts.
Typ wählen
Urlaub, Krankenstand, Sonderurlaub, unbezahlt oder Zeitausgleich.
Von – Bis
Start- und Enddatum auswählen. Wochenenden und Feiertage werden automatisch nicht mitgezählt.
Halbe Tage (optional)
Wenn der erste oder letzte Tag nur ein halber Tag sein soll (z. B. „Freitag ab Mittag frei"), das entsprechende Häkchen setzen.
Grund (optional)
Eine kurze Notiz, was du planst – hilft dem Vorgesetzten beim Freigeben.
Antrag absenden
Bei Krankenstand: sofort genehmigt, Mitarbeiter ist „erledigt". Bei allen anderen Typen: Status „ausstehend", alle Vorgesetzten mit Freigabe-Recht bekommen automatisch eine E-Mail.
Krankenstand — Auto-Genehmigung
Eine Krankmeldung ist eine Mitteilung, kein Antrag. Sobald sie eingereicht wird:
- Status springt direkt auf „genehmigt" — kein Admin-Schritt nötig
- Tage werden sofort in der Krankenstand-Statistik gezählt
Krankenstand hat keinen Tageskontingent — days_remaining bleibt offen. Im Saldo-Bereich erscheint bei Krankheit nur die Anzahl genommener Tage, kein „Rest". Die elektronische Krankschreibung (eAU in DE, ELDA in AT) wird außerhalb der Software über die Krankenkasse abgewickelt — SimpliServ erfasst nur die Tage für eure interne Statistik.
Antrag freigeben oder ablehnen (Vorgesetzter)
Gilt für Urlaub, Sonderurlaub, Unbezahlt, Zeitausgleich. Krankenstand braucht keine Freigabe.
Liste der offenen Anträge öffnen
/dashboard/leave-requests — Tabelle mit allen Anträgen, Filter nach Status + Typ, sortierbar, mit ein-/ausblendbaren Spalten.
Inline genehmigen oder ablehnen
Pro Zeile: Genehmigen (Häkchen) oder Ablehnen (Kreuz). Direkt aus der Tabelle, kein Klick auf Detail nötig.
Mitarbeiter wird automatisch informiert
Der Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit deiner Entscheidung.
Was passiert nach der Freigabe?
- Der Antrag-Status wechselt auf „genehmigt"
- Es wird automatisch ein ganztägiger Eintrag im Kalender erstellt (z. B. „Urlaub" oder „Krankheit")
- Beim Mitarbeiter wird der Urlaubsanspruch entsprechend reduziert – oder bei Zeitausgleich der Stundensaldo
- Im Dienstplan erscheint der Urlaub als Konflikt-Warnung, falls eine Schicht in den Zeitraum fällt
Antrag zurückziehen / stornieren
- Ausstehende Anträge kann der Mitarbeiter selbst stornieren
- Genehmigte Anträge kann ein Vorgesetzter mit Verwaltungs-Recht stornieren. Der Urlaubsanspruch wird zurückgebucht, der Kalender-Eintrag wird gelöscht
Urlaubsanspruch — monatlicher Anwachs (Pro-Rata)
SimpliServ rechnet den Urlaubsanspruch tagesgenau pro-rata anhand des aktiven Arbeitsvertrags. Es gibt keine manuelle Saldo-Eintragung mehr — alles ergibt sich aus Vertrag + Datum.
Beispiel
Mitarbeiter startet 01.10.2026 mit 25 Tagen Vertrag → am 31.12.2026 stehen ihm aliquot ca. 6,3 Tage zur Verfügung (3 von 12 Monaten ≈ 25 × 92/365). Volle 25 Tage gibt's erst im darauffolgenden vollen Kalenderjahr.
Formel
periodStart = max(year-01-01, contract.start_date)
periodEnd = min(year-12-31, today, contract.end_date)
days_accrued = vacation_days_per_year × (workedDays / daysInYear)
days_remaining = days_accrued + days_carried_over − days_usedSpalten im Salden-Bereich
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Aliquot | Was der Mitarbeiter bis heute angespart hat (days_accrued) |
| Jahresanspruch | Volle 12-Monats-Quote aus dem Vertrag (days_total, default versteckt) |
| Übertrag | Aus Vorjahr mitgenommen (days_carried_over, on-read berechnet) |
| Genommen | Bereits konsumiert via genehmigte Anträge |
| Rest | Aliquot + Übertrag − Genommen |
Bei Krankenstand-Zeilen ist „Aliquot" und „Rest" leer (—) — es gibt keinen Anspruch, nur eine Statistik der genommenen Tage.
Vertragsende mitten im Jahr
Wenn der Vertrag mitten im Jahr endet (end_date gesetzt), wird der periodEnd auf das Vertragsende gekürzt. Beispiel: 25-Tage-Vertrag, läuft bis 30.06. → aliquot 12,3 Tage statt 25.
Übertrag aus Vorjahr
Wird automatisch beim Lesen berechnet: was vom Vorjahr noch übrig war, wandert ins neue Jahr (kein manuelles Buchen, kein Cron). Verfall nach Frist (z. B. 18 Monate in AT) ist aktuell nicht implementiert — bei Bedarf nachrüstbar.
Übersicht für Mitarbeiter
In der persönlichen Urlaubs-Übersicht siehst du:
- Aliquoter Anspruch fürs aktuelle Jahr
- Resturlaub aus dem Vorjahr
- Bereits genommene Tage
- Verbleibender Resturlaub
Übersicht für Vorgesetzte
In /dashboard/leave-requests siehst du:
- Anträge-Tabelle: alle Anträge mit Filter (Status, Typ), Inline-Aktionen, Sort, Spalten-Toggle
- Salden-Tabelle: alle Mitarbeiter mit Mitarbeitername + Avatar, Jahr, Typ, Aliquot, Übertrag, Genommen, Rest
Zeitausgleich (Überstunden abfeiern)
Zeitausgleich zieht statt vom Urlaubsanspruch vom Stundenstand ab. Wer 8 Plus-Stunden hat und einen Tag Zeitausgleich nimmt (8 Std), hat danach 0 Plus-Stunden. Bei einer Stornierung werden die Stunden zurückgebucht.
Feiertage je nach Standort
Feiertage werden automatisch berücksichtigt: liegt ein Feiertag im Urlaubszeitraum, zählt er nicht als Urlaubstag. Welche Feiertage gelten, ergibt sich aus dem Standort des Mitarbeiters (Land + Bundesland/Kanton). Beispiel: Mariä Himmelfahrt 15.08. ist in Bayern Feiertag, in NRW nicht — beide DE, aber unterschiedliche Bundesländer.
Verwandte Themen
- Arbeitsverträge — Wochenstunden und Urlaubsanspruch, aus denen der Pro-Rata-Anspruch berechnet wird
- Zeitberichte & Saldo — wie Krankenstand und Zeitausgleich in Soll/Ist und den Stundensaldo einfließen
- Kalender & Termine — der ganztägige Eintrag, der bei einer Freigabe automatisch entsteht
- Dienstplan & Schichten — Urlaub erscheint im Wochenplan als Konflikt-Warnung
- Standorte (Multi-Site) — Land und Bundesland steuern, welche Feiertage als Urlaubstage zählen
How is this guide?