Formulareinsendungen bearbeiten
Neue Antwort öffnen, Kontakt prüfen, Dateien lesen und Einsendung in den richtigen Prozess übergeben
→ Formulareinsendungen in SimpliServ öffnen
Eine Einsendung ist Eingangsdaten, kein automatisch geprüfter Kunde. Kontakt, Dublette und Zielprozess vor Bearbeitung prüfen.
Eingang prüfen
Formular und Zeit lesen
Prüfe Quelle, Eingang, Formularversion und Status. Testeinsendungen markieren.
Kontakt abgleichen
E-Mail und Telefon gegen bestehende Kontakte prüfen. Keine Dublette anlegen.
Antworten und Dateien
Alle Felder, Einwilligung und Uploads lesen. Dateiinhalt nicht allein vom Namen ableiten.
Folgeprozess starten
Serviceanfrage, Lead, Terminanfrage oder Aufgabe erzeugen. Verantwortliche und nächste Frist setzen.
Abschluss markieren
Einsendung erst erledigt/archiviert markieren, wenn Zielprozess geöffnet und geprüft wurde.
Eine Einsendung mit „erledigt“ ist nicht automatisch beantwortet. Kommunikation und Zielvorgang separat dokumentieren.
Fehlerfälle
- falscher Kontakt → Zuordnung korrigieren, keine neue Person
- fehlende Pflichtdaten → Rückfrage statt still ergänzen
- Spam → nicht in CRM übernehmen, Grund dokumentieren
- Datei unlesbar → erneuten Upload anfordern
- doppelter Versand → vorhandene Einsendung prüfen
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