Terminanfragen
Öffentliche Terminbuchungen aus deinen Formularen prüfen, annehmen, neue Termine vorschlagen und in Kalendertermine umwandeln
→ Terminanfragen in SimpliServ öffnen
Terminanfragen sind Buchungswünsche, die Kund:innen über ein öffentliches Formular mit Termin-Feld absenden. Jede Anfrage landet als eigener Eintrag im Modul Terminanfragen – getrennt vom Kalender – und wartet dort auf deine Entscheidung. Erst wenn du sie annimmst, entsteht ein echter Kalendertermin.
Woher die Anfragen kommen, legst du im Formular-Builder fest: Ein Formular mit einem Termin-Feld zeigt Besucher:innen freie Slots, die sich aus einer Kalender-Kategorie und deiner wöchentlichen Verfügbarkeit ergeben. Wie du solche Formulare baust und veröffentlichst, steht im Guide Formulare.
Woher Terminanfragen entstehen
Eine Anfrage wird angelegt, sobald jemand ein öffentliches Formular mit Termin-Feld absendet. Übernommen werden dabei Name, E-Mail, Telefon, der Wunschtermin (Start/Ende) sowie optionale Notizen. Ist die Person bereits Kunde oder wird beim Absenden einer angelegt, verknüpft SimpliServ die Anfrage direkt mit dem Kontakt.
In der Seitenleiste zeigt das Modul einen Zähler offener Anfragen, damit nichts liegen bleibt.
Anfragen-Liste
Die Tabelle listet alle Anfragen mit diesen Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname der anfragenden Person (sortierbar) |
| Kontakt-E-Mail (ausblendbar) | |
| Telefon | Kontakt-Telefon (ausblendbar) |
| Titel | Titel der Anfrage (ausblendbar) |
| Beschreibung | Beschreibung bzw. Notizen (ausblendbar) |
| Wunschtermin | gewünschter Start-Zeitpunkt, bei ganztägigen Wünschen mit Ganztägig; ohne Datum steht Kein Wunschtermin (sortierbar) |
| Status | aktueller Bearbeitungsstand (sortierbar) |
Über den Pfeil vor dem Namen klappst du eine Zeile auf: Dort siehst du die vollständige Beschreibung und alle Aktionen als Buttons.
Der Status kann folgende Werte haben:
- Offen – neu eingegangen, noch nicht bearbeitet
- Angenommen – in einen Kalendertermin umgewandelt
- Abgelehnt – abgelehnt
- Storniert – zurückgezogen, z. B. über den Storno-Link in der E-Mail
Anfrage bearbeiten
Die Aktionen findest du direkt in der Zeile, im Aktionsmenü und in der aufgeklappten Zeile.
Annehmen
Annehmen gibt es nur bei offenen Anfragen mit Wunschtermin. Ein Klick legt sofort den Kalendertermin mit den Daten der Anfrage an, und SimpliServ springt direkt zum erzeugten Termin im Kalender. Titel, Ort oder Zeit änderst du danach im Termin selbst.
Neuen Termin vorschlagen
Passt der Wunschtermin nicht – oder hat die Anfrage gar keinen –, wählst du Neuer Vorschlag. Im Dialog setzt du Neuer Start und Neues Ende (oder mit Ganzer Tag ohne Uhrzeit nur einen Neuen Tag) und optional eine Nachricht. Mit Vorschlag senden bekommt der Kunde eine E-Mail mit dem neuen Termin und einem Storno-Link. Das geht bei offenen und bei bereits angenommenen Anfragen.
Oder ablehnen
Ablehnen setzt eine offene Anfrage sofort auf Abgelehnt.
Löschen
Nicht mehr benötigte Anfragen entfernst du mit Löschen (mit Bestätigung) – unabhängig vom Status.
Eine Anfrage ohne Wunschtermin kannst du nicht direkt annehmen. Schlage zuerst einen Termin vor; sobald die Anfrage ein Datum trägt, ist sie annehmbar. Welche Kalender-Kategorien und Status es gibt, konfigurierst du unter Administration → Kalender.
Berechtigungen
Das Modul nutzt die Rechte des Kalenders:
- Kalender ansehen (Kalender → Ansehen) – Zugriff auf die Anfragen-Liste
- Kalender erstellen (Kalender → Anlegen) – Anfragen annehmen (erzeugt den Termin)
- Kalender bearbeiten (Kalender → Bearbeiten) – Anfragen ablehnen und neue Termine vorschlagen
- Kalender löschen (Kalender → Löschen) – Anfragen löschen
Rollen und Rechte vergibst du unter Benutzer & Rollen.
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