Reisekosten
Dienstreisen erfassen, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie Kilometergeld automatisch berechnen, einreichen, freigeben und buchen
→ Reisekosten in SimpliServ öffnen
Unter Reisekosten rechnest du Dienstreisen ab. Du gibst Reiseziel, Abreise und Rückkehr ein, SimpliServ berechnet Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen und Kilometergeld automatisch. Hotel-, Bahn- oder Taxibelege hängst du als bereits erfasste Ausgaben an. Danach läuft die Abrechnung durch Einreichen, Freigabe und Buchung.
Abrechnungen erfassen darfst du mit Reisekosten → Anlegen; ohne weitere Rechte siehst du nur deine eigenen. Mit Reisekosten → Alle ansehen siehst du alle und kannst Reisen für andere erfassen, mit Reisekosten → Genehmigen gibst du frei, lehnst ab und buchst. Stornieren erfordert Mitarbeiter-Auslagen → Auszahlen.
Reise erfassen
Neue Abrechnung starten
Klicke auf Neue Reise. Mit dem Recht, alle Abrechnungen zu sehen, wählst du den Reisender; leer bedeutet deine eigene Reise. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften legst du unter Reist als fest, ob du als Mitarbeiter oder Unternehmer reist: Unternehmerreisen werden als Privateinlage gebucht, Mitarbeiterreisen als Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter.
Reisedaten eingeben
Trage Zweck, Reiseziel, Abreise und Rückkehr ein. Bei Auslandsreisen erfasst du unter Länder jedes Land mit dem Zeitpunkt der Einreise.
Gestellte Mahlzeiten ankreuzen
Hat der Arbeitgeber oder ein Kunde Frühstück, Mittag- oder Abendessen bezahlt, kreuzt du das pro Tag an. Die Pauschale wird entsprechend gekürzt.
Kilometergeld und Übernachtungen
Mit Kilometer erfassen erfasst du gefahrene Kilometer mit Datum, Fahrzeug (Pkw, Motorrad, Fahrrad, anderes Kfz oder als Mitfahrer) und Anzahl Mitfahrer. Übernachtungspauschale erfassen setzt eine Übernachtungspauschale für die angegebenen Nächte an.
Belege anhängen und speichern
Unter Belege wählst du bereits als Ausgabe erfasste Hotel-, Bahn- oder Taxibelege; die Vorsteuer wird wie gewohnt abgezogen. Die Vorschau Berechnung zeigt laufend Pauschale, Kürzung und Betrag je Tag. Speichern legt die Abrechnung als Entwurf an.
Unter Bitte prüfen weist SimpliServ auf steuerliche Fallstricke hin, z. B. die Dreimonatsfrist bei wiederholten Reisen an denselben Ort, eine erreichte Jahresgrenze beim Kilometergeld oder einen Auslandsbeleg ohne Land der Umsatzsteuer. Reisen vor 2024 werden nicht berechnet.
Einreichen, freigeben, buchen
Die Detailseite zeigt Reise, Beträge, Verpflegung je Tag, Kilometergeld und Übernachtung, Belege, die Buchung und einen Bereich für Kommentare zwischen Reisendem und Prüfer.
| Schritt | Wer | Was passiert |
|---|---|---|
| Einreichen | Reisender | Entwurf oder abgelehnte Abrechnung geht zur Prüfung, Status Eingereicht. |
| Freigeben | Prüfer | Status Freigegeben. Ist die Buchhaltung aktiv, wird dabei gebucht. Bei aktiver Vier-Augen-Freigabe wird stattdessen eine Freigabe angefordert. |
| Ablehnen | Prüfer | Mit Begründung zurück an den Reisenden, der korrigieren und erneut einreichen kann. |
| Jetzt buchen | Prüfer | Nur wenn eine freigegebene Abrechnung noch keine Buchung hat: übernimmt sie ins Journal, Status Gebucht. |
| Stornieren | Auszahlungsberechtigte | Storniert eine freigegebene oder gebuchte Abrechnung per Gegenbuchung. Für eine Korrektur duplizierst du sie danach. |
Ist die Erstattung an den Mitarbeiter ausgezahlt, steht die Abrechnung auf Ausgezahlt.
Deine eigene Reise als Mitarbeiter kannst du nicht selbst freigeben; das muss eine andere Person mit Freigaberecht tun. In der Liste kannst du mehrere eingereichte Abrechnungen markieren und gesammelt freigeben oder zurückweisen; eigene werden dabei übersprungen.
Weitere Aktionen im Menü der Detailseite: Bearbeiten (nur Entwurf und abgelehnt), Duplizieren und Löschen (nur Entwürfe; angehängte Belege bleiben als Ausgaben erhalten).
Auszahlungskonto hinterlegen
Über Mein Auszahlungskonto in der Liste hinterlegst du das Bankkonto, auf das deine Erstattungen überwiesen werden.
Verwandte Guides
- Ausgaben: Belege erfassen, die du an Reisen anhängst
- Buchhaltung
How is this guide?