Microsoft 365 verbinden

Ein Microsoft-365-Postfach per OAuth anbinden, damit Kundenantworten automatisch in SimpliServ landen – inklusive freigegebener Postfächer.

→ Microsoft-365-Connector öffnen · E-Mail-Einstellungen öffnen

Mit der Microsoft-365-Anbindung liest SimpliServ Kundenantworten direkt aus deinem Exchange-Online-Postfach und ordnet sie automatisch dem passenden Vorgang zu. Die Verbindung läuft über OAuth – Microsoft hat das passwortbasierte IMAP (Basic Auth) abgeschaltet, deshalb meldest du das Postfach einmalig mit deinem Microsoft-Konto an.

Die Anbindung ist nur für eingehende E-Mails (Antworten lesen). Der Versand läuft weiter über deine normale Konfiguration – siehe SMTP einrichten.

Wo du die Anbindung findest

Den Connector findest du unter Administration → Organisation → Connectoren. Suche in der Kachelliste nach Microsoft 365 (Kategorie Verkaufskanäle). Die Kachel zeigt den Status Verbunden oder Nicht verbunden. Zum Verbinden und Trennen brauchst du die Berechtigung admin.settings.update (Ansehen genügt admin.settings.view).

Postfach verbinden

Kachel öffnen

Im Connectoren-Hub auf die Kachel Microsoft 365 klicken. Im Reiter Konfiguration steht der Knopf Microsoft 365 verbinden.

Bei Microsoft anmelden

Der Knopf leitet dich zu Microsoft weiter. Melde dich mit dem Konto an, dessen Postfach synchronisiert werden soll.

Berechtigung bestätigen

Bestätige die angeforderte IMAP-Berechtigung. SimpliServ fordert an:

E-Mails im verbundenen Postfach per IMAP lesen
Zugriff aufrechterhalten, während du offline bist (Refresh-Token)

Je nach Mandant muss dein Microsoft-Administrator einmalig zustimmen.

Fertig

Nach der Zustimmung kommst du zurück zu SimpliServ; der Status wechselt auf Verbunden und zeigt unter Verbundenes Postfach die E-Mail-Adresse. Eingehende Kundenantworten werden ab jetzt automatisch importiert und Vorgängen zugeordnet.

Die Synchronisierung läuft im Hintergrund alle 5 Minuten. Neue Antworten erscheinen also mit kurzer Verzögerung, nicht sofort.

IMAP-Felder werden gesperrt

Solange ein Microsoft-365-Postfach verbunden ist, übernimmt die OAuth-Verbindung die IMAP-Einstellungen unter Administration → E-Mail → Posteingang (IMAP). Server, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten sind dort gesperrt – du siehst den Hinweis:

Wird über die Microsoft-365-Verbindung verwaltet. Trennen Sie Microsoft 365, um diese Felder manuell zu bearbeiten.

Das verhindert, dass eine manuelle Änderung die OAuth-Synchronisierung zerstört. Möchtest du wieder ein anderes Postfach per Benutzername/Passwort anbinden, trenne zuerst Microsoft 365.

Freigegebenes Postfach (optional)

Dieses Feld fügt kein zweites Konto hinzu. Es legt fest, welches Postfach über die bereits bestehende Verbindung gelesen wird – angemeldet bleibt immer das oben verbundene Konto.

Eintrag im Feld	Was SimpliServ synchronisiert
leer	den Posteingang des verbundenen Kontos, z. B. `[email protected]`
`[email protected]`	das freigegebene Postfach `[email protected]` – authentifiziert weiterhin über `[email protected]`

Typischer Fall: Verbunden wird ein persönliches Konto, eingehen sollen aber die Antworten aus dem Team-Postfach info@ oder support@. Dafür braucht es kein eigenes Passwort für das Team-Postfach – SimpliServ nutzt das Token des verbundenen Kontos und greift damit auf das freigegebene Postfach zu (technisch: user=<freigegebene Adresse> im XOAUTH2-Login).

Es wird immer nur ein Postfach synchronisiert. Eine Adresse einzutragen ersetzt den bisher gelesenen Posteingang, es kommt keiner dazu. Mehrere Postfächer parallel sind nicht möglich – dafür leitest du die weiteren Adressen in Exchange auf das synchronisierte Postfach weiter.

Adresse eintragen

Trage in der Connector-Konfiguration unter Freigegebenes Postfach die E-Mail-Adresse des Postfachs ein und speichere.

Zugriff prüfen

Das verbundene Konto benötigt Vollzugriff auf das freigegebene Postfach (in Exchange/Microsoft 365 eingerichtet). Eine zusätzliche Azure-Berechtigung ist nicht nötig.

Leer lassen synchronisiert wieder das Postfach des verbundenen Kontos selbst.

Nach jedem Wechsel der Adresse startet die Synchronisierung im neuen Postfach von vorne bei den aktuellen Nachrichten. Bereits vorhandene ältere Mails des neuen Postfachs werden nicht rückwirkend importiert.

Nur die Person, die das Postfach verbunden hat, kann das freigegebene Postfach ändern – auch andere Admins mit admin.settings.update sehen das Feld nur gesperrt. Trennt diese Person die Verbindung, kann sie jemand anderes neu verbinden und das Feld übernehmen.

Nicht zu verwechseln mit

Ein weiteres Postfach anbinden — geht nicht über dieses Feld. Es gibt pro Mandant genau eine Postfach-Anbindung; ein anderes Konto verbindest du, indem du trennst und neu verbindest.
E-Mail-Versand — die Absenderadresse steuerst du über SMTP, nicht hier. Dieses Feld betrifft ausschließlich eingehende Mails.
Postfachfreigaben in Microsoft 365 einrichten — den Vollzugriff vergibt ein Microsoft-Administrator im Exchange Admin Center. SimpliServ kann ihn nicht setzen, nur nutzen.

Postfach trennen

Klicke in der Connector-Konfiguration auf Trennen und bestätige die Sicherheitsabfrage. Das stoppt die E-Mail-Synchronisierung, löscht die gespeicherten OAuth-Token und gibt die IMAP-Felder wieder frei. Ein eingetragenes freigegebenes Postfach wird dabei ebenfalls entfernt.

Fehlerbehebung

„Microsoft-365-Postfach konnte nicht verbunden werden. (connect_failed)" — tritt nach der Microsoft-Zustimmung beim Speichern der Verbindung auf. Häufige Ursache: die Microsoft-App ist falsch konfiguriert (z. B. fehlerhaftes Client-Secret). Versuche es erneut; bleibt der Fehler, wende dich an den SimpliServ-Support.
Keine neuen Antworten — prüfe, ob die Verbindung noch Verbunden ist und ob beim freigegebenen Postfach der Vollzugriff noch besteht. Nach einem Wechsel des Postfachs kann die erste Synchronisierung etwas dauern.
Admin-Zustimmung erforderlich — kann der Flow nicht abgeschlossen werden, muss ein Microsoft-Administrator deines Mandanten der App einmalig zustimmen.